「書類を取りに来たいんですが、いつ来ればいいですか？」——休職中の社員からこんな連絡が届いたとき、「来てもらうしかない」と思い込んでいませんか。傷病手当金の申請書を受け渡すためだけのつもりが、会社に来るたびに復職の話や部署異動の相談に発展し、担当者が毎月消耗している、というケースは決して珍しくありません。しかも、来社を断ることへの法的な不安から、慣例として受け入れてしまっている企業も多いのが実情です。この記事では、休職中の社員からの来社要求を断れる根拠と、郵送・オンラインで傷病手当金の手続きを完結させる具体的な方法を3つのステップで整理します。
来社を断っても、法的な問題はない
結論から言えば、休職中の社員が傷病手当金の申請書類を受け取るために来社することを、会社は断ることができます。来社を義務づける法的根拠は存在せず、むしろ来社を求め続けることが法的リスクになる場合があります。
来社を強制する法的根拠はどこにもない
傷病手当金の申請書類は、健康保険法に基づいて協会けんぽや健康保険組合に提出するものです。申請書には「会社記載欄（事業主証明欄）」と「本人記載欄」「医師記載欄」が分かれていますが、これらを記入するために社員が会社に来なければならないという規定はありません。郵送でのやり取りはもちろん、健康保険組合によってはオンライン申請にも対応しています。「毎月来社してもらうのが当然」という慣行は、あくまで慣習であり、法的根拠のないものです。
来社を求め続けることが安全配慮義務違反になりうる
労働契約法第5条は、使用者が労働者の生命・身体・健康を守る「安全配慮義務」を負うと定めています。特にメンタルヘルス不調で休職している社員の場合、通勤や対人接触そのものが症状の悪化要因になることがあります。主治医から「外出制限」や「安静指示」が出ているケースで来社を求め続けることは、この安全配慮義務に反すると解釈される可能性があります。「本人が来ると言っているから問題ない」と思いがちですが、後日「会社が来させた」「体調が悪化した原因だ」と主張されるリスクがある点には注意が必要です。
就業規則に「定期連絡義務」があっても来社は不要
休職規程や就業規則に「休職中は定期的に状況を報告すること」という条項がある会社は多いですが、この「連絡」の手段を来社に限定する必要はありません。メール・電話・オンラインミーティングで代替できます。就業規則上の義務と来社の義務は別物であると整理しておきましょう。
来社させてしまっている場合に潜むリスク
すでに慣例的に来社対応を続けてきた企業が最初に確認すべきは、これまでの運用に潜んでいたリスクです。問題があったかどうかよりも、今後どう変えるかが重要ですが、リスクの所在を理解しておくことは対応を改善するうえで欠かせません。
「来社＝復職交渉の場」になっていないか
書類の受け渡しのつもりで来社させると、「いつ戻れますか」「部署を変えてもらえますか」という話題が出やすくなります。その場での担当者の発言が「復職を約束した」「異動を示唆した」と後日主張されるケースがあります。口頭でのやり取りは記録が残らないため、後になって「言った・言わない」の争いになるリスクがあります。傷病手当金の手続きと復職に関する協議は、明確に分けて管理することが原則です。
来社の事実が安全配慮義務違反の根拠に使われることがある
メンタルヘルス不調の休職者が毎月会社に来ていた事実は、「会社が来させた＝就労を強いた」と解釈されるリスクがゼロではありません。主治医の記録に「会社への出向を強いられストレスを感じている」といった記載があった場合、これが訴訟や労働審判における証拠として使われることがあります。これまでの慣例を今から変えることに問題はなく、むしろリスク管理の観点から切り替えを検討すべきです。
「慣例を変えにくい」という心理的ハードルへの対処
「急に来なくていいと言ったら社員が不信感を持つのでは」という懸念もよくあります。切り替えの際は、「会社としての手続き改善」「社員の負担軽減のため」という文脈で案内することが有効です。感情的な摩擦を避けるためにも、口頭ではなく書面（案内文）で伝えることをおすすめします。
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郵送切替の具体的なフロー
来社なしで傷病手当金の手続きを完結させるためのフローは、次の3つのステップで整理できます。まず手続きの流れを確認し、次に案内文を用意し、最後に連絡窓口を書面で明確にします。
加入している保険者のルールを事前に確認する
傷病手当金の申請書の提出ルートは、加入している健康保険によって異なります。協会けんぽの場合は、原則として社員本人または会社が直接申請します。一方、健康保険組合によっては「事業主経由で提出」を原則としているところもあります。まず自社が加入している保険者に「郵送対応は可能か」「電子申請に対応しているか」を確認することが出発点です。
| 保険の種類 | 申請先 | 郵送対応 | 電子申請 |
|---|---|---|---|
| 協会けんぽ | 各都道府県支部 | 可能 | 一部対応 |
| 健康保険組合 | 各健保組合 | 組合により異なる | 組合により異なる |
郵送フローを標準化する
基本的な郵送フローは次のように進みます。まず、会社が申請書の「事業主記載欄」（勤務状況・賃金支払い状況など）を記入し、社員に郵送します。次に、社員が「本人記載欄」を記入し、医療機関に持参して「医師記載欄」を記入してもらいます。最後に、社員が申請書を協会けんぽ・健康保険組合に提出します（健保組合によっては会社経由）。書類の紛失リスクを下げるために、簡易書留や追跡付き郵便を使うことを推奨します。また、申請期限（療養開始から2年以内、各申請は原則1〜3か月ごと）を社員に事前に伝えておくと、手続きの遅延を防げます。
「休職中の手続き案内書」を文書化して渡す
口頭で「郵送でいいですよ」と伝えるだけでは、社員が「毎月来ないといけない」という誤解を持ち続けるケースがあります。休職開始時に「休職中の手続きについて（お知らせ）」という文書を渡し、連絡方法・書類の送付先・担当者の連絡先を明記しておくことが理想的です。すでに来社対応を続けてきた場合は、「手続き方法を変更します」という変更通知文を送付し、以降の対応を書面で合意しておきましょう。
社員への伝え方と連絡管理のポイント
手続きのフローを整備しても、社員への伝え方と日常的な連絡管理が不十分だと、運用は崩れます。特にメンタルヘルス不調の社員への連絡には、配慮とルールの両立が求められます。
連絡手段はメール・郵送を基本にする
電話での連絡は記録が残らず、「そんなことは言っていない」というトラブルの原因になります。連絡の基本はメールまたは書面とし、重要な事項（手続きの変更、復職に関する確認など）は必ず文字で記録に残してください。電話は「確認のご連絡」程度にとどめ、電話後は「本日お伝えした内容を確認のためメールでも送ります」とフォローする習慣をつけると安心です。
自社の状況に応じて対応を調整する
専任人事がいない会社では、休職者対応を兼務担当者が行うケースが多く、手続きが属人化しやすい傾向があります。以下の観点で自社の状況を確認し、対応をカスタマイズしてください。
- 産業医や顧問社労士がいる場合：書類の確認や連絡文書の作成を依頼できる
- 就業規則・休職規程がある場合：定期連絡の義務と方法を規程に沿って整理する
- 健康保険組合に加入している場合：事業主経由提出のルールを組合に確認する
- メンタルヘルス不調の社員の場合：主治医の意見書・安静指示の有無を把握する
復職に関する話し合いは別の機会に設ける
傷病手当金の手続き連絡を「復職の見込みを聞く機会」として使いたくなることもありますが、これは避けるべきです。手続きと復職協議を混在させると、社員にプレッシャーを与えるだけでなく、会社側の発言が「復職強要」と解釈されるリスクを高めます。復職の話し合いは、主治医の意見書を踏まえたうえで、別途「復職面談」として設定することが適切です。
まとめ
休職中の社員が傷病手当金の申請書類のために来社することを、会社は断ることができます。来社を義務づける法的根拠はなく、むしろメンタルヘルス不調の社員に来社を求め続けることは安全配慮義務（労働契約法第5条）の観点でリスクになりえます。対応の核心は、加入保険者のルールを確認したうえで郵送フローを標準化し、「休職中の手続き案内書」として文書化して社員に渡すことです。連絡はメール・書面を基本とし、手続きと復職協議を明確に切り分けることで、担当者の消耗とトラブルの両方を防ぐことができます。
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