休職申請と退職届が同時提出された時の3ステップ対応法

「今日、社員から休職申請書と退職届を同時に受け取りました。どちらを先に処理すればいいですか？」——人事担当者から寄せられる相談の中でも、こうしたケースは特に判断に迷うものです。メンタルヘルスの不調を抱えた社員が、将来への不安から退職届も一緒に出してくることは、決して珍しくありません。どちらを先に処理するかによって、その後の法的リスクや社会保険の手続き、場合によっては「退職強要」の申し立てまで影響する可能性があります。この記事では、中小企業の経営者・兼務人事担当者が即座に動けるよう、対応手順を3つのステップで整理します。

退職届の「法的な性質」を見極める

休職申請と退職届が同時に提出された場合、まず退職届がどの種類の意思表示なのかを見極めることが出発点です。この性質によって、会社が取れる対応の選択肢がまったく異なります。

退職届には2種類ある

民法上、退職の意思表示は大きく「辞職（解約告知）」と「合意解約の申込み」の2種類に分かれます。前者は会社の承諾がなくても、期間雇用でない正社員であれば民法627条により申し出から2週間で効力が発生します。後者は会社が「承諾」して初めて効力が生まれます。

提出された書類がどちらかを判断する方法

実務では、退職届の文面に「一身上の都合により退職いたします」と書かれているだけでは、どちらの性質かが明確にわからないことがあります。判断の手がかりになるのは、退職希望日の記載があるか、本人が「会社に了承してほしい」という意図で提出しているか、といった点です。迷う場合は、後述するように「まだ承諾していない」という立場を明確に保つことが重要です。

「受け取った」と「受理した」は別物

多くの中小企業で起きやすいのが、書類を受け取った担当者が「受理した」と解釈されてしまうケースです。書類を物理的に受け取ることと、会社として退職を承諾することは法的に別の行為です。受け取った段階で「内容を確認の上、追ってご連絡します」と伝え、承諾の意思表示をしないことが、後の対応の選択肢を広げる最初の一手になります。

就業規則に基づき休職を先行させる

休職申請と退職届が同時に提出された場合、会社が休職を先に承認・命令する対応が、後日のリスクを最小化する実務上の原則です。これは感情論ではなく、就業規則の規定を根拠にした法的に有効な手立てです。

就業規則の「職権休職」条項を確認する

多くの就業規則には「私傷病により一定期間就業できない場合、会社は休職を命ずることができる」という職権休職の規定があります。この条項が存在すれば、本人の申請を待たずに、会社側から休職を命じることが可能です。まず就業規則の休職条項を確認してください。就業規則がない場合（常時10人未満の企業では作成義務がないため）、この対応は取りにくくなりますが、その場合は後述の記録保全を特に丁寧に行う必要があります。

休職命令を先行させることで何が守られるか

会社が休職を命じることで、退職届の処理を保留しながら社員の療養期間を確保できます。この間、社員の意思が安定してくれば、退職届を撤回したいという本人からの申し出につながることもあります。逆に、退職届を先に受理してしまうと、後から「体調が悪い中で強制的に処理された」と主張される根拠を与えてしまう可能性があります。休職を先行させることは、会社側のリスク管理としても理にかなっています。

産業医がいない場合の対応

常時50人以上の事業場では産業医の選任が義務ですが、それ未満の小規模企業では産業医がいないケースが大半です。産業医がいなくても、本人が医療機関を受診している場合は診断書の提出を求めることが現実的な対応です。「診断書を提出いただけた場合、休職制度を適用します」と文書で伝えることで、手続きの根拠を作ることができます。

注）診断書がない段階での対応が難しい場合は、医師による意見取得や企業向けスポット相談サービスの活用も視野に入れるといいでしょう。

本人の意思を確認する手順と注意点

メンタルヘルスの不調が背景にある場合、退職届を書いた時点での本人の意思能力が後日争点になる可能性があります。だからこそ、確認のプロセスと記録が重要です。

意思能力が問われる場面とは

民法3条の2では、意思能力を欠く状態での法律行為は無効と定めています。重篤なうつ病等で意思判断能力が著しく低下している状態で署名させた退職届は、無効とされる可能性があります。また、民法96条に基づき、強迫による意思表示は取り消し可能です。「上司に退職届を書くよう言われた」という事実があれば、強迫の主張につながり得ます。こうした主張を後から受けないためにも、本人の自由意思を確認したという記録を残すことが不可欠です。

本人が不安定な場合の連絡の取り方

本人が精神的に不安定で直接連絡が難しい場合は、無理に面談を求めないことが賢明です。まずメールや書面で「現在の体調を確認したい」「休職制度についてご説明したい」という旨を穏やかに伝え、本人の返答を待ちます。家族から連絡が来ている場合は、本人の同意なく家族に業務上の判断を委ねることは避け、「ご本人のご意向をお伝えいただけますか」という形でやりとりするに留めましょう。

確認すべき4つの事項

本人の意思を確認する際に押さえておきたいのは、（1）退職を希望している理由、（2）休職制度の説明を受けたかどうか、（3）退職届を自分の意思で書いたかどうか、（4）撤回の意思があるかどうかの4点です。これらをメールや面談メモとして残しておくことが、後のトラブル予防になります。

記録保全の実務：後から「言った・言わない」にならないために

小規模企業ほど口頭でのやりとりが多く、後から証拠として機能する記録が残っていないケースが目立ちます。この場面では、記録を残すことそのものが会社を守る行為です。

受領した書類の記録方法

書類を受け取った日時を書面に残すことが最初の記録です。受領書を発行するか、受け取った日時・場所・対応者をメモして保管します。退職届・休職申請書のコピーは必ず自社に保管し、原本を返してしまわないよう注意してください。また、提出された順番（どちらが先か、本当に同時だったか）を客観的に示せるよう、タイムスタンプのあるメールやチャット履歴があれば合わせて保存します。

口頭でのやりとりを後から記録に残す方法

やむを得ず口頭でやりとりした場合は、その後24時間以内に「本日お話しした内容の確認です」として本人にメールを送り、事実確認を兼ねた記録を作る方法が有効です。この方法は、内容について相手から異議が出ない限り、事後的に記録としての信頼性を持ちます。

医療関係の情報との連携に注意する

主治医や産業医とのやりとりも、連絡日時・内容・対応者名を記録しておきます。ただし、社員の医療情報は個人情報の中でも特に慎重な扱いが必要な「要配慮個人情報」です。社内で共有する範囲を必要最小限にとどめ、誰がどこまで情報を知っているかを管理してください。

社会保険・雇用保険の処理はいつ動かすか

退職が確定していない段階では、社会保険・雇用保険の退職関連手続きを先行させてはいけません。手続きのタイミングを誤ると、行政への訂正対応という余分な作業が発生します。

退職が確定するまで「資格喪失」の届出は保留する

健康保険・厚生年金の被保険者資格喪失届や、雇用保険の離職証明書の作成は、退職日が確定してから行います。退職届を受け取った段階では、まだ会社として退職を承諾していない状態を維持しているため、これらの手続きを進める根拠がありません。誤って手続きを進めてしまった場合は、速やかに年金事務所・ハローワークに連絡して訂正の相談をしてください。

休職中の社会保険の扱いを整理しておく

休職中も雇用関係は継続しているため、社会保険の被保険者資格は維持されます。給与が支払われない場合でも、社会保険料の本人負担分は発生します。休職に入る前に、保険料の支払い方法（給与天引きができなくなるため振込等）を本人と確認し、文書で合意しておくとトラブルを防げます。

よくある質問