「異動を条件とする」という診断書が届いた。でも、社内に異動先がない——。そのとき、会社は何をすべきで、何をしてはいけないのか。「診断書に従わないと法律違反になるのでは」という恐怖から思考停止してしまう経営者・人事担当者は少なくありません。結論から言えば、主治医の診断書に会社の人事権を直接縛る法的拘束力はありません。しかし「無視してよい」わけでもなく、会社には誠実な対応プロセスを踏む義務があります。この記事では、診断書の正しい読み方から、主治医への照会方法、異動以外の代替措置まで、小規模企業でも実践できる具体的な手順を解説します。
診断書の「法的拘束力」を正しく理解する
「異動が条件」と書かれた診断書は、会社に対する命令書ではなく、主治医が作成した医学的意見書です。この区別を正確に理解することが、すべての対応の出発点になります。
診断書は「命令書」ではなく「意見書」
主治医は患者である従業員の治療者であり、会社の組織運営や人事権の行使を指示できる立場にはありません。診断書に記載された「異動が条件」という表現は、あくまで「治療上の観点から望ましい措置についての医学的見解」です。会社がその措置を実施する義務を直接定めた法律は存在しません。
たとえば、労働契約法第5条や労働安全衛生法が会社に課しているのは「安全配慮義務」の履行であり、その中身は「合理的な措置を尽くしたか」という点で判断されます。診断書どおりに異動を実施したかどうかではなく、会社として誠実に対応したプロセスが問われるのです。
「無視してよい」わけでもない理由
一方で、診断書を完全に棚上げにすることも適切ではありません。診断書の内容は「安全配慮義務を果たすにあたって考慮すべき医学的情報」として重要な意味を持ちます。もし従業員が体調を悪化させた場合に「診断書に書いてあったのに何もしなかった」という事実は、会社の安全配慮義務違反を問う根拠になり得ます。
つまり診断書への正しいスタンスは、「従わなければ即違法」でも「医師の意見だから無関係」でもなく、「職場の実情を踏まえて誠実に検討し、対応した記録を残す」ことです。
50名未満の企業が特に気をつけるべきこと
産業医の選任義務が生じるのは常時50名以上の事業場です（労働安全衛生法第13条）。20〜50名規模の企業では産業医がいないケースが多く、医学的見地から診断書の内容を評価する専門家が社内にいません。そのため、主治医の記載を「絶対的な判断」として受け取りやすい環境にあります。産業医がいない場合は、地域産業保健センター（地産保）への相談や嘱託産業医の活用が現実的な選択肢になります。
主治医への照会——作法と手順
会社が主治医に職場の実情を伝え、実行可能な措置について意見を求めることは、適切かつ推奨される対応です。「医師に反論するのは非常識」と感じる必要はありません。重要なのは「反論」ではなく「情報提供と意見照会」という姿勢です。
本人の同意が大前提
会社が主治医に直接コンタクトを取る際は、原則として従業員本人の同意が必要です。個人情報保護法や医師の守秘義務の観点から、本人の同意なしに主治医が会社と情報をやり取りすることには制約があります。まず本人に「会社の状況を主治医にお伝えしたうえで、実現可能な措置についてご意見をいただきたい」と説明し、同意を得ることが出発点です。
「照会書」の送付という標準的なフロー
実務上の標準的な手順は次のとおりです。まず会社が「職場復帰に関する情報提供依頼書（照会書）」を作成します。次に本人経由で主治医へ届けてもらい、主治医から意見書という形で返答を受け取ります。会社が主治医へ直接郵送する場合も、本人の同意書を添付するのが望ましいです。
照会書には以下の情報を盛り込むと、主治医が「異動以外の選択肢」を検討しやすくなります。
- 現在の職場環境・業務内容の具体的な説明
- 異動先がない、または非常に限られるという組織上の実情
- 会社として検討している代替措置の候補（業務内容変更、席の移動、テレワーク、時短勤務など）
- 上記の代替措置について、医学的な観点からの意見を求める旨
照会は必ず書面で行い、送付日・内容・返答の記録を保管してください。これが後の紛争における「会社は誠実に対応した」という証跡になります。
主治医の回答が「それでも異動が必要」だった場合
主治医が代替措置に否定的な意見を示した場合でも、それが即座に会社の義務を確定するわけではありません。産業医や地産保の医師に意見を求め、職場の実情を踏まえた総合的な判断を組み立てることが次のステップになります。複数の医学的見解を参照したうえで会社が判断したという記録が、安全配慮義務の履行証跡として機能します。
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異動以外の代替措置——引き出しを増やす
「異動先がない＝何もできない」という思い込みは危険です。職場環境の調整には、異動以外にも複数の選択肢があります。主治医に提示する前に、会社として実施可能な措置を具体的に洗い出しておくことが重要です。
代替措置の具体例
| 措置の種類 | 具体的な内容 | 効果が期待できる場面 |
|---|---|---|
| 業務内容の変更 | 負荷の高い業務・特定の担当から外す | 業務プレッシャーが不調の原因の場合 |
| 席の移動・空間的分離 | 特定の人物・部署から物理的に距離を置く | 対人関係が原因の場合 |
| 接触制限 | 特定の上司・同僚との直接コミュニケーションを制限 | ハラスメント・人間関係が関係する場合 |
| テレワーク・在宅勤務 | 通勤負担や職場環境そのものを回避 | 職場環境全般がストレス源の場合 |
| 時短勤務・業務量調整 | 労働時間・業務量を段階的に減らす | 過重労働・疲弊が背景にある場合 |
| 休職の提案 | 一定期間の療養を優先させる | いずれの措置も困難な場合の最終手段 |
代替措置を本人に提案するときの伝え方
「異動先がないから別の方法を提案する」という文脈で伝えると、「切り捨てられた」と受け取られるリスクがあります。代わりに「医師のご意見を踏まえて、職場としてできる限りの環境調整を考えた」という姿勢で伝えることが重要です。具体的には、検討した措置の候補をリストとして示し、「どれなら取り組めそうか本人の意見も聞きながら決めたい」という協働のスタンスを明確にすると、信頼関係を保ちやすくなります。
規模別・環境別の分岐点
会社の規模や環境によって、取れる措置は異なります。自社の状況を確認しながら対応方針を決めてください。
- 就業規則に休職規定がある場合：代替措置が困難なら休職命令を出す法的根拠が整っている。規定の内容（休職期間・給与・復職条件）を本人に丁寧に説明する
- 就業規則に休職規定がない場合：まず就業規則の整備を検討しつつ、当面は労使合意による特別休暇・無給休職などの個別対応が必要になる
- テレワーク環境が整っていない場合：整備コストと本人の不調リスクを比較検討する。一時的な環境整備が安全配慮義務の履行として評価されることもある
- 産業医がいない場合：地域産業保健センター（地産保）は無料で相談・産業医によるアドバイスを受けられる。まず活用を検討する
診断書への対応を一社だけで判断するのが難しい場合は、産業医や労務の専門家に相談することで、より客観的で適切な対応方針が見えてきます。
対応の流れと記録の残し方
「何をしたか」の記録が、安全配慮義務の履行証跡になります。対応を進めながら、同時進行でドキュメントを整備してください。
対応プロセスの全体像
診断書を受け取った時点から、次の流れで対応を進めます。まず診断書の内容を「医学的見解」として整理し、担当者・経営者間で共有します。次に本人と面談し、主治医への照会について同意を取り付けます。その後、照会書を作成・送付し、主治医の回答を受けて代替措置の候補を検討します。産業医や地産保が活用できる場合は、この段階で意見を求めます。最後に代替措置を本人に提案・合意し、実施後の状況を定期的にモニタリングします。
残しておくべき記録
記録として保管すべき書類・記録の種類は以下のとおりです。
- 診断書の原本または写し（受領日を明記）
- 本人との面談記録（日時・参加者・話した内容の要旨）
- 主治医への照会書の写しと、受領した意見書の原本
- 代替措置の検討経緯と、本人への提案内容・本人の反応
- 措置実施後の状況確認の記録
これらは少なくとも退職後3年（労働基準法第109条に基づく書類保存義務）は保管し、内容に争いが生じた場合にいつでも参照できる状態にしておくことを推奨します。
「動かない」ことのリスクを理解する
診断書を受け取ったまま具体的な対応を取らない状態が続くと、後になって「会社は問題を認識していたにもかかわらず放置した」という事実が残ります。これは安全配慮義務違反を問う訴訟において会社に不利に働く可能性があります。主治医に照会し、代替措置を検討し、本人に提案した記録があれば、たとえ完全な解決に至らなくても「誠実に対応した」という評価につながります。対応のスピードと記録の正確さが、リスク管理の核心です。
異動が条件の診断書への対応は、対応方法の選択肢の多さと判断の難しさが課題です。ウェルセンス株式会社では、貴社の具体的な状況に応じた現実的な対応プランをご提案します。
まとめ
「異動が条件」という診断書が届いても、それは会社に対する法的命令書ではありません。主治医の医学的見解として真摯に受け止めつつ、会社は「合理的な措置を尽くしたか」という観点で行動することが求められます。本人の同意を得て主治医に照会し、異動以外の代替措置を具体的に検討・提案し、その経緯をすべて記録に残す——このプロセスが安全配慮義務の履行であり、従業員との信頼関係を守ることにもつながります。
ただ、こうした対応を専任人事なしで進めるのは、実務的に負担が大きいのも事実です。「照会書の書き方がわからない」「代替措置として何が現実的か判断できない」「本人との面談をどう進めるか不安」といった場面では、専門家のサポートが有効です。ウェルセンス株式会社では、20〜50名規模の企業が直面するメンタルヘルス対応・休職復職支援について、実務レベルで伴走支援を行っています。診断書への対応に関する具体的な状況、異動以外の選択肢の検討方法、主治医との照会プロセスなど、不安な点がありましたらお気軽にご相談ください。貴社の環境に合った対応方針をご一緒に整理させていただきます。
よくある質問
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