休職中の賞与査定、規定なしでも迷わない3つの対処法

「賞与の時期が来たけど、休職中の社員をどう扱えばいいのか、就業規則に何も書いていない……」。そう気づいたとき、判断の手がかりがなくて焦る気持ちは当然です。専任の人事担当者がいない中小企業では、賞与査定のたびにこうした「規定の空白」に直面することが珍しくありません。

この記事では、就業規則に休職中の賞与規定がない場合でも、法的リスクを最小化しながら合理的に判断するための3つの対処法を解説します。本人への説明方法や、今後の規定整備のポイントまで、実務に即した内容でお伝えします。

就業規則に規定がなくても、賞与査定はできる

結論からいえば、就業規則に休職中の賞与の取り扱いが明記されていなくても、合理的な根拠をもって減額・不支給とすることは可能です。ただし、「根拠なく不支給にできる」という意味ではありません。まず前提となる法的な考え方を整理しましょう。

賞与の法的性質：恩恵的給付か、労働の対価か

賞与は、就業規則や賞与規程に「支給条件・計算方法」が具体的に明記されている場合、労働基準法第11条にいう「賃金」に該当します。この場合、会社の恣意的な不支給は許されません。一方、「業績に応じて支給することがある」「会社の裁量による」といった任意的・恩恵的な条項しかない場合は、会社の裁量の幅がより広くなります。

つまり、自社の就業規則の賞与条項がどちらの性質に近いかを確認することが、最初の判断ステップです。

「労使慣行」にも注意が必要

就業規則に規定がなくても、毎回同じ計算方法で支給してきた実績がある場合、それが「労使慣行」として会社を拘束することがあります（労働契約法に基づく解釈）。突然の運用変更は、労働契約法第10条が定める就業規則の不利益変更と類似した問題を引き起こしかねません。過去の支給実績と今回の対応が大きく乖離する場合は、慎重な検討が必要です。

私傷病休職・育児休業・介護休業は別ロジックで考える

この記事が主に対象とするのは、メンタルヘルス不調などの私傷病を理由とした休職です。育児休業・介護休業については、育児・介護休業法第10条・第16条が「休業取得を理由とした不利益取扱いの禁止」を定めており、査定を不当に低くすることは違法となりえます。休職理由によってロジックが異なる点を必ず確認してください。

規定なしでも迷わない3つの対処法

就業規則に休職中の賞与規定がない場合でも、以下の3つのアプローチを使えば、合理的かつトラブルの少ない判断ができます。

案分方式（稼働月数按分）で実績を数値化する

最も説明しやすく、実務で広く使われているのが「案分方式」です。査定対象期間のうち実際に勤務した月数を、査定対象期間の総月数で割り、基準額に掛け合わせる方法です。

例として、6月支給の賞与で査定対象期間が1月〜6月（6ヶ月）の場合、社員が3月から休職していたとします。この場合、1月・2月の2ヶ月は勤務実績があるため、基準額 × 2÷6 = 約33%を支給するという計算になります。「働いた分だけ反映する」というシンプルな論理は、本人にも納得感を持って説明できます。

完全不支給を選べるのは「査定期間内に勤務実績がゼロ」の場合のみ

査定対象期間の初日から最終日まで一日も出勤していない場合は、完全不支給の合理的根拠を示しやすくなります。「ノーワーク・ノーペイの原則」の考え方を援用できるからです。ただし、査定期間内に一部でも勤務実績がある場合に完全不支給とすると、その合理的理由の説明が難しくなり、労働紛争のリスクが上がります。

「査定ゼロ（最低評価）扱い」は慎重に使う

休職期間を「査定ゼロ（最低評価）」として換算し、その上で賞与額を決定する方法もあります。ただし、この方法は「休職を理由に低く評価した」と受け取られやすく、特にメンタルヘルス不調者の場合、病状悪化や労使トラブルに発展するリスクがあります。就業規則に根拠がない状態でこの方法を採用するのは避けた方が無難です。

本人・家族への説明でトラブルを防ぐ

休職中の賞与の減額・不支給は、本人への丁寧な説明と透明な根拠の提示によって、多くの場合トラブルを防ぐことができます。特にメンタルヘルス不調による休職者への連絡は、タイミングと方法に細心の注意が必要です。

説明のタイミングと手段を選ぶ

メンタルヘルス不調で休職中の社員に対しては、賞与支給日の直前に突然連絡することは避けてください。可能であれば、主治医や産業医（産業医がいない場合は外部の相談窓口）に事前に相談し、本人の状態を確認した上でアプローチの方針を決めます。連絡手段は、電話よりも書面（郵送またはメール）が望ましい場合が多く、内容を記録に残せるという利点もあります。

説明に盛り込むべき3つの要素

本人への説明文書には、次の3点を必ず含めるようにしましょう。

• 計算の根拠：「査定対象期間のうち実際に勤務した月数を基に按分計算しました」など、具体的な計算方法を示す
• 金額または支給の有無：曖昧な表現は避け、金額を明記するか、支給しない場合はその旨を明確に伝える
• 今後の規定整備の予告：「今後、就業規則に明確な規定を設ける予定です」と一言添えると、恣意的な運用という印象を和らげることができる

記録を必ず残す

口頭のみの説明は後日「聞いていない」というトラブルの原因になります。書面や電子メールで説明内容を送付し、その控えを人事担当者側でも保管してください。もし本人から問い合わせや異議が出た場合でも、説明記録があることで対話が冷静に進みやすくなります。

社会保険料・傷病手当金との関係を押さえる

休職中の社員に賞与を支給した場合、社会保険や傷病手当金に影響が生じることがあります。給与計算を担当する総務兼務の方が見落としがちなポイントです。

賞与を支給した月の社会保険料の処理

賞与を支給した場合は、健康保険・厚生年金の「標準賞与額」に基づく保険料が発生します。休職中でも在籍している以上、賞与を支給すれば通常通りの保険料計算が適用されます。なお、休職中で給与が支払われていない月が続いている場合でも、賞与支給月は賞与に対して保険料が徴収される点に注意してください。

傷病手当金への影響

健康保険の傷病手当金は、賞与を受け取ったとしても原則として減額されません（傷病手当金は給与の代替として支給されるものであり、賞与との相殺規定は現行制度にはありません）。ただし、休職中に給与が一部支払われている場合には傷病手当金との調整が発生するため、賞与の性質や支払い方法について社会保険労務士に確認することを強くお勧めします。

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今後のために賞与規程に盛り込むべき内容

今回の判断を「一時しのぎ」で終わらせず、次の賞与前に就業規則・賞与規程を整備することが、長期的なリスク管理につながります。規定に書いておくべき項目は明確です。

賞与規程に最低限明記すべき3項目

休職に関わる賞与規程を整備する際、少なくとも以下の3点を明記することを推奨します。

• 査定対象期間の定義：何月から何月を査定対象とするかを明確にする
• 休職期間の扱い：「休職期間は査定対象期間から除外し、在籍期間で按分する」など、計算方法を具体的に記載する
• 休職事由による区分：私傷病休職と育児・介護休業では扱いが異なるため、それぞれについて個別に規定する

規定変更は「不利益変更」にならないよう手順を踏む

これまで特段の規定なく支給してきた場合、新たに「休職期間は按分計算とする」という規定を設けると、一部の社員にとっては不利益な変更となる可能性があります。労働契約法第10条の「合理的な理由」と「労働者への周知」という2つの要件を満たした手順で変更を行い、社員への事前説明と意見聴取のプロセスを記録に残してください。変更内容が複雑な場合は、社会保険労務士や弁護士に相談することをお勧めします。

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