復職面談で上司同席を拒否された時の進め方

「復職面談を設定しようとしたら、本人から『上司が同席するなら出たくない』と言われてしまった。どう対応すればいい？」——中小企業の人事担当者から、こうした相談が増えています。産業医も社労士も常駐していない環境で、突然この問題に直面すると、何が正解なのか判断がつかないまま時間だけが過ぎていきます。この記事では、法的な整理から具体的な面談構成の組み方まで、実務に使える形でまとめました。

上司同席を拒否されたとき、会社にできることとできないこと

結論から言えば、本人が希望する第三者を同席させる法的義務は会社にはありません。ただし、一律に拒否することが実務上のリスクを高める場合もあり、柔軟な対応が求められます。

「第三者同席」を認めなければならない法的義務はない

復職面談の同席者構成は、原則として使用者の業務上の裁量の範囲内です。「本人が連れてきた誰でも同席させなければならない」という法令は存在しません。復職面談そのものを義務づける明示的な条文もなく、ただし安全配慮義務（労働契約法第5条）に基づき、心身の状態を把握したうえで復職可否を判断するプロセスとして実務上位置づけられています。

つまり「上司同席を含む同席者の構成を会社が決める」ことは適法ですが、その裁量行使が不合理・不誠実と判断された場合は、安全配慮義務違反や不法行為の文脈で問題になる余地があります。

一律拒否が招く実務リスク

「うちのルールでは外部同席不可」と機械的に断るケースでは、以下のリスクが生じやすくなります。

• 本人が「会社に排除されようとしている」と受け取り、不信感が増幅する
• 復職面談が設定できないまま休職期間が不必要に長引く
• 後日ハラスメント申告があった際、「面談すら拒否された」という主張の材料になる

「断る権利はあるが、断ることで何が起きるか」を冷静に見極めることが重要です。

「上司が怖い」という訴えの重さをどう測るか

単なる対人緊張なのか、過去のハラスメント事案の延長なのか、あるいは休職原因となったメンタル不調による認知の影響なのかによって、対応の優先度が変わります。背景にパワーハラスメントの事実があれば、厚生労働省の「職場におけるハラスメント関係指針」（令和2年厚生労働省告示第5号）に基づき、会社は事実確認義務を負います。本人の訴えを軽く扱うと、後の紛争で「会社は知っていたのに放置した」という認定につながりかねません。

復職面談の同席者をどう組み立てるか

復職面談の同席者は「中立性」と「守秘の範囲」を軸に設計するのが基本です。産業医や社労士などの専門職を会社側から同席させることで、本人の不安を軽減しながら会社の裁量を維持できます。

会社側が設定できる中立的な同席者

人事専任がいない中小企業では、以下の組み合わせが現実的な選択肢です。

本人側から第三者同席を求められたときの判断軸

家族・友人・弁護士・ユニオンなど、本人が「同席してほしい」と言う人物の種類によって対応が変わります。家族については、本人の状態確認や後日の「言った言わない」防止の観点から同席を認めることが多く、実務上もトラブルは少ない傾向にあります。友人については機微な健康情報が漏れるリスクがあり、「労働者の心身の状態に関する情報の適正な取扱いのために事業者が講ずべき措置に関する指針」（平成30年厚生労働省告示第118号）との兼ね合いから、慎重な判断が必要です。

「上司＝社長」になる小規模組織への対処

従業員20～30名規模では、「上司が社長」「人事が上司の兼務」という構造が珍しくありません。この場合、社内で中立的な人材を用意すること自体が難しく、外部の専門職に依頼することが事実上の唯一の解決策になります。外部の産業医や産業カウンセラーを一時的にでも活用することで、本人が安心できる復職面談の環境を整えることができます。

弁護士・ユニオンが出てきたときの対応

弁護士やユニオン（合同労組）が登場した場合は、復職面談の個別交渉と切り分けて対応することが基本です。両者を混同すると、交渉が複雑化し収拾がつきにくくなります。

団体交渉と復職面談は別の話として整理する

労働組合法第7条（不当労働行為の禁止）により、組合員の正当な組合活動を理由に不利益な取り扱いをすることは禁じられています。しかし、団体交渉への対応義務と、復職面談への外部同席を認める義務は別の論点です。「団交は誠実に応じる」「復職面談の同席者は会社の裁量で決める」という二軸で整理することで、不必要な妥協を避けられます。

要求の水準が変わったときに動揺しない準備

ユニオンが介入すると、要求が文書化・明文化されるため、こちらも記録を残した対応が必要になります。口頭での約束は避け、回答は書面で行うことを原則にしましょう。また、この段階では会社単独での対応に限界が生じるケースが多く、顧問社労士や弁護士に事前相談しておくことが現実的な備えになります。

面談を強行した場合と拒否し続けた場合、どちらのリスクが大きいか

どちらにもリスクはありますが、「本人の意向を完全に無視した強行」と「合理的な代替案を示さない拒否」が最もリスクが高い、という整理が実務上の基本です。

強行した場合に起きうること

本人が心理的に追い詰められた状態で復職面談を進めると、病状が悪化し休職が長期化するリスクがあります。また、「会社は私の状態を無視して強制した」という認識につながり、後のハラスメント申告や労働審判の場で「使用者の不誠実な対応」として証拠化される場合があります。

拒否し続けた場合に起きうること

復職面談が設定できなければ、復職可否の判断プロセスが止まります。休職期間満了が近づいているケースでは、手続きの遅れが「解雇の有効性」に関する法的紛争のリスクを高めます。また、本人が「会社は復職させる気がない」と解釈し、感情的対立が深まる悪循環が生まれやすくなります。

現実的な着地点の探り方

「誰を同席させるか」の議論よりも先に、「なぜ上司の同席が怖いのか」を丁寧に確認することが重要です。理由によっては、上司を外した構成に変えるだけで本人が復職面談に応じるケースも少なくありません。まず本人にヒアリングする機会を別途設け、その内容を踏まえて面談構成を再設計するというプロセスが、結果的に最も早い解決につながります。

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復職面談の構成を設計する実務チェックポイント

復職面談を適切に設計するには、「誰が出席するか」だけでなく「何のための場か」を関係者全員が共有することが前提です。目的・構成・記録の三点を事前に整理しておくだけで、面談の質は大きく変わります。

面談前に確認しておくべき事項

復職面談の設定の前に、まず就業規則に復職手続きの規定があるかを確認してください。規定がある場合はそれに沿って進め、ない場合は厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」（最終改訂2012年）を参照した手順を準備することが推奨されます。同ガイドラインは5ステップの支援モデルと職場復帰支援プランの考え方を示しており、産業医・主治医・上司・人事の連携体制を例示しています。

面談当日の記録と情報管理

復職面談で得られた健康情報は、厚生労働省の「労働者の心身の状態に関する情報の適正な取扱いのために事業者が講ずべき措置に関する指針」（平成30年厚生労働省告示第118号）に基づき、業務上必要な範囲を超えて共有しないことが求められます。同席者が増えるほど機微情報が広がるリスクがあることを念頭に、議事録の共有範囲もあらかじめ決めておきましょう。

産業医がいない場合の代替手順

50人未満の事業場は産業医の選任義務がありません。この場合は、主治医の意見書を取得したうえで、社労士や外部の産業保健スタッフ（産業保健総合支援センターの活用も選択肢）と連携して復職判断を行うことが現実的です。地域の産業保健総合支援センターでは、中小企業向けに無料または低コストの相談支援を提供しているケースがあります。

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