社員が増えてきたら就業規則の見直しどこから始める？

「気づいたら社員が10人を超えていた。就業規則、ちゃんと整備しないといけないのはわかっているけど、何から手をつければいい？」——採用が順調に進んでいる成長期の企業ほど、こうした悩みが後回しになりがちです。日々の採用対応・給与計算・入退社手続きに追われながら、就業規則の見直しまで手が回らない。そのまま放置した結果、トラブルが起きてから「拠りどころになる規則がなかった」と気づく、というケースは少なくありません。この記事では、社員数が増えてきたタイミングで就業規則の何をどの順番で見直すべきか、法的な義務も含めて実務目線で整理します。

就業規則の作成義務は「常時10名以上」から——法的義務と実務的リスク

結論からお伝えすると、常時10名以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成と所轄の労働基準監督署への届出が法律上の義務です（労働基準法第89条）。ただし、「義務がない＝整備しなくていい」ではありません。

「常時10名以上」の数え方と対象範囲

ここでいう「常時」とは、常態として10名以上が働いている状態を指します。重要なのは、正社員だけでなく、パートタイム・アルバイト・契約社員も含めてカウントする点です。たとえば、正社員7名＋パート4名のような構成でも対象になります。

また、「事業場単位」で判断するため、複数拠点がある場合は各拠点ごとに判断が必要です。本社で10名未満でも、営業所を含めると10名以上になるなら、就業規則の作成義務が発生します。

10名未満でも整備をお勧めする実務的な理由

法的義務が発生する前であっても、就業規則を整備しておくことは会社を守る実務上の備えです。口頭のルールや慣行だけで運用していると、退職トラブルや残業代請求が起きたときに「何が労働条件だったか」を証明できません。

採用が急拡大している企業では、10名到達を待たずに整備に着手することをお勧めします。特に、給与計算・残業代の扱い・退職時の手続きなど、後からトラブルになりやすい項目は早めに明文化しておくことが損失を防ぎます。

就業規則を届け出ときに必要な手続き

就業規則を作成・変更した場合、所轄の労働基準監督署への届出が必要です。このとき、労働者代表の意見書の添付が求められます（労働基準法第90条）。

注意点として、この意見書は「同意書」ではありません。労働者代表が反対意見を述べた場合でも、手続きとしては有効です。

また、完成した就業規則は労働者への周知が義務づけられており、職場への掲示・備付け・電子データでの閲覧可能な状態などの方法が認められています（労働基準法第106条）。

社員数の増加に伴って見直すべき項目の優先順位

就業規則の見直しは「全部一気に」やろうとすると動けなくなります。成長フェーズに応じて対応すべき項目には優先順位があります。

必ず記載が必要な「絶対的必要記載事項」

労働基準法第89条が定める以下の3項目は、就業規則に必ず記載しなければなりません。既存の規則があっても、これらが実態と合致しているかを最初に確認してください。

• 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、年次有給休暇に関する事項
• 賃金の決定・計算・支払方法、締切日・支払日
• 退職に関する事項（解雇事由を含む）

特に気をつけるべきは、「雛形をそのまま届け出た」というケースです。賃金の計算方法（固定残業代の設計など）や退職・解雇の要件が自社の実態と乖離していないか、必ず確認しましょう。

成長フェーズ別に対応すべき項目

テレワーク・副業・メンタルヘルスなど現代的な運用ルール

「雛形をそのまま使っている」企業に多いのが、実態として存在するのに規則に書かれていない運用ルールです。

• テレワーク勤務を認めているのに規程がない
• 副業を暗黙的に許可しているのに明文化されていない
• メンタルヘルス不調時の休職・復職プロセスが不明確

これらは後から「会社が承諾していた」「していなかった」という争いのもとになります。現状の働き方・手当・許可事項を棚卸しし、規則と実態を一致させることが見直しの核心です。

就業規則を変更するときの「不利益変更」への向き合い方

就業規則を見直すとき、多くの経営者・人事担当者が心配するのが「変更したら社員に反発されないか」という点です。労働契約法第10条は、就業規則の変更が労働者に不利益な場合、変更の合理性と周知が必要と定めており、合理的な理由のない不利益変更は無効になる可能性があります。

「不利益変更」に当たるケースと判断基準

賃金の引き下げ、所定労働時間の延長、休暇日数の削減など、既存の労働条件を社員にとって悪い方向に変えることが「不利益変更」です。

一方、これまで曖昧だったルールを明文化するだけの場合は、必ずしも不利益変更には当たりません。たとえば、「副業は禁止する」とこれまで口頭で言っていたことを規則に書き起こすのか、それとも新たに禁止するのかによって扱いが異なります。

変更時の合意形成をスムーズに進めるコツ

不利益変更を伴う場合、以下の手順が有効です：

• 社員説明会の開催
• 変更の理由と背景を丁寧に説明
• 社員からの意見聴取と記録
• 変更理由の文書化

「なぜ今変更するのか」「会社として何を守りたいのか」を透明に説明することで、反発を最小限に抑えられます。社員側の意見を聞くことは、手続きとしての意見書作成だけでなく、信頼関係を維持する実務的な意味でも大切です。

見直しを実行する際の手段・費用・工数

就業規則の見直しには、自社対応・社労士への依頼・弁護士相談など複数の選択肢があります。自社の状況とリソースに合わせた方法を選ぶことが、後回しを防ぐ第一歩です。

自社対応の限界と社労士活用のメリット

兼務人事担当者が就業規則の全項目を法的観点から見直すのは、現実的に難しいケースがほとんどです。特に以下の分野は専門性が高く、誤りが後のトラブルで大きなコストになるリスクがあります：

• 固定残業代（みなし残業）の設計
• 育児介護休業規程
• ハラスメント防止措置
• メンタルヘルス対応と休職・復職ルール

社会保険労務士（社労士）に依頼する場合、新規作成の費用相場は規模・内容によって異なりますが、既存規則の点検・修正なら比較的低コストで対応できるケースもあります。複数の社労士事務所に見積もりを取ることをお勧めします。

兼務人事でも進められる現実的な工数の見積もり

自社で取り組む場合でも、まずは「現行の就業規則と実態の棚卸し」から始めることが現実的です。具体的には、以下をリスト化して規則の該当箇所と比較します：

• 現在の勤務体系（フレックス、変形労働時間制など）
• 手当の種類（固定残業代、住宅手当など）と計算方法
• 休暇制度（年次有給休暇、特別休暇の種類）
• ハラスメント対応の現状（相談窓口の有無など）
• メンタルヘルス不調時の対応プロセス

全項目を一気に変えようとせず、義務発生済みの事項・直近のリスク事項から着手することで、兼務状態でも前に進めることができます。

「50名の壁」への早期準備が実務リスクを下げる

50名未満の企業では、ストレスチェックの実施は努力義務、産業医の選任は法的義務なしです（労働安全衛生法）。ただし、50名到達と同時に義務が生じるため、45〜49名の段階から体制の準備を始めておくことが実務上のリスクを下げます。

特に産業医との契約・ストレスチェックの実施体制は、当日対応では間に合わないことが多いため、人員計画と並行して検討することが重要です。

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「雛形そのまま」が招く実務的なリスク

「就業規則は作ってある、届出もした」という企業の中でも、内容が自社の実態と合っていないケースは非常に多く見られます。届け出た事実と、実際に守られているかは別問題です。

固定残業代（みなし残業）設計の落とし穴

固定残業代を採用している企業では、以下の三者が整合していることが重要です：

• 就業規則
• 雇用契約書
• 給与明細

「○時間分の残業代として○円を支払う」という設計が就業規則に明記されておらず、実態として固定残業を支払っているだけの状態は、裁判や労働審判の場で「基本給に含まれる」と主張する根拠にならない可能性があります。後の争訟になってから気づくと、企業にとって大きな損失になります。

ハラスメント防止規程の未整備が招く課題

パワーハラスメント防止措置は、中小企業でも2022年4月から義務化されています（労働施策総合推進法）。以下が求められており、規程がない状態では対応ができません：

• 相談窓口の設置
• 防止規程の整備
• 社員への周知

ハラスメント申告が起きたときに会社として適切な対応ができないリスクがあります。メンタルヘルス不調や休職・復職対応とも密接に関わるため、早期の整備が重要です。