小規模企業のハラスメント相談窓口、どう作ればいい？

「窓口を作らないといけないのはわかっている。でも、誰がやるの？」――専任の人事担当者がいない中小企業の経営者・兼務人事担当者から、よく聞こえてくる言葉です。2022年4月からパワハラ防止法が中小企業にも義務化され、ハラスメント相談窓口の設置は法的な要件となりました。とはいえ、「何から手をつければいいかわからない」「作っても誰も使わない気がする」という不安を抱えたまま、後回しにしてしまっているケースも少なくありません。この記事では、小規模企業が直面するリアルな課題を整理しながら、実際に機能するハラスメント相談窓口をどう設計・運用すればよいかを、実務的な視点で解説します。

そもそも何が義務になっているのか

パワハラだけではない、3つのハラスメント対応義務

「パワハラ防止法が義務化されたから、パワハラの窓口を作ればいい」と思っている経営者は少なくありません。しかし実際には、対応すべきハラスメント相談窓口はパワハラだけではありません。セクシュアルハラスメントは男女雇用機会均等法、妊娠・出産・育児休業に関するハラスメント（マタハラ・パタハラ）は育児・介護休業法によって、すでに全企業に対してハラスメント相談窓口の整備が義務付けられています。つまり、規模の大小にかかわらず、3種類のハラスメントすべてについて対応できる体制が必要です。「パワハラの窓口さえ作れば終わり」は誤解であることを、まず押さえておいてください。

厚生労働省が求めるハラスメント相談窓口の4つの要件

厚生労働省のガイドラインでは、相談窓口に求められる要件として大きく4点が示されています。まず、相談者のプライバシー保護を徹底すること。次に、相談したことを理由に相談者や関係者が不利益な扱いを受けないよう報復を防止すること。そして、相談内容を適切に記録・保管すること。最後に、相談を受けてから調査・措置・再発防止までの対応フローを明確化しておくことです。「窓口の連絡先を周知しているだけ」では要件を満たさず、行政指導の対象になるリスクもあります。ハラスメント相談窓口として形式だけ整えるのではなく、実際に機能する仕組みとして設計することが重要です。

社内窓口が機能しない本当の理由

「誰も使わないハラスメント相談窓口」が生まれる構造的な問題

中小企業が社内にハラスメント相談窓口を設置しようとするとき、現実的な問題として「誰が担当するか」があります。総務担当者、経営者の配偶者、あるいは経営者自身がハラスメント相談窓口の担当になるケースが多いのですが、これには大きな落とし穴があります。従業員の側からすると、「上司のことを相談したら、上司に筒抜けになるかもしれない」「相談したら仕事がやりにくくなる」という心理的な障壁が生まれます。特に20〜50名規模の企業では、ほとんどの人間関係が直接つながっているため、ハラスメント相談窓口への不信感はより強くなる傾向があります。

「形だけ設置」が生む3つのリスク

機能しない窓口を設置し続けることには、思った以上のリスクがあります。一つ目は、ハラスメント被害が早期に表面化せず、深刻化してから発覚するリスクです。二つ目は、相談できる場がないと感じた従業員が、SNSや外部機関への告発・労働局への申告という形で問題が外部に漏れるリスクです。三つ目は、「相談窓口を設置していた」という事実があっても、「機能していなかった」と判断されることで、会社の法的責任が問われる可能性です。形式的な設置は「やっていないよりマシ」ではなく、むしろ「設置しているのに機能していなかった」という点を問われるリスクを内包しています。

外部委託という選択肢とそのコスト感

外部のハラスメント相談窓口に委託できること・できないこと

社内でのハラスメント相談窓口の実効性に限界があるなら、外部の専門機関に相談窓口を委託するという方法があります。外部委託の最大のメリットは、従業員が「誰に筒抜けになるかわからない」という不安なく相談できる点です。実際、外部のハラスメント相談窓口を設置している企業では、それまで表面化しなかった小さな問題が早期に発見されるケースが多くなります。ただし、外部に委託できるのは「相談の受付・初期対応」までです。相談内容をもとに事実確認を行い、加害者・被害者への措置を決定する責任は、最終的に会社（使用者）が負います。「外部に丸投げすれば会社は何もしなくていい」は、法的にも実務的にも誤りです。

小規模企業でも導入できるコスト感

「外部委託は大企業向けで、費用が高い」というイメージを持っている経営者は多いのですが、実際には従業員30名規模でも月額数万円程度から導入できるサービスが増えています。費用体系としては、従業員数に応じた月額定額型と、相談件数に応じた従量課金型の2種類が一般的です。たとえば、従業員数30名の企業であれば月額2〜5万円の範囲で導入できるケースもあります。EAP（Employee Assistance Program：従業員支援プログラム）と呼ばれる外部相談サービスの中には、ハラスメント相談だけでなくメンタルヘルス全般のサポートを含むものもあり、費用対効果が高い選択肢となっています。コストを理由に踏み出せていないなら、まず複数のサービスに見積もりを依頼してみることをお勧めします。

実際に相談が来たらどう動くか：対応フローの設計

相談受付から事実確認までの基本的な流れ

ハラスメント相談窓口を設置しても、「実際に相談が来たらどうすればいいかわからない」という不安が運用を止める大きな要因になっています。基本的な対応フローは次のように整理できます。まず相談者からヒアリングを行い、相談内容を記録します。このとき、相談者のプライバシー保護と、録音・記録物の管理方法を事前にルール化しておくことが重要です。次に、相談内容に基づいて事実確認が必要かどうかを判断します。ハラスメントとして調査が必要と判断した場合は、関係者（行為者とされる人物・周囲の従業員）へのヒアリングを慎重に進めます。このとき、調査中であることや、誰が相談したかを不用意に漏らさないよう細心の注意が必要です。

調査後の措置と再発防止策

事実確認の結果、ハラスメントの事実が認められた場合は、行為者への懲戒・配置転換などの措置、被害者への配慮（業務内容・勤務場所の調整など）、そして再発防止のための研修実施や就業規則の見直しといった対応が求められます。一方、ハラスメントの事実が確認できなかった場合でも、「相談者の誤解だった」で終わらせるのではなく、職場環境の改善余地がないかを確認することが望ましいとされています。また、被害を受けた従業員はメンタルヘルスへの影響を受けているケースが多く、ハラスメント対応と並行して、心理的サポートや必要に応じた休職・復職支援の体制も整えておくことが、真の意味での問題解決につながります。

小規模企業が「今すぐ」取り組める整備ステップ

まず最低限を整える「クイックスタート」

完璧な体制を一度に作ろうとすると、何もできないまま時間が過ぎてしまいます。まず優先すべきは、ハラスメント相談窓口の設置と全従業員への周知です。窓口担当者（社内・外部を問わず）を決め、連絡先を従業員全員に書面やメール等で告知することが法的な最低要件です。合わせて、窓口担当者に守秘義務を課す旨を就業規則や誓約書で明文化しておきましょう。この段階では完璧なフローがなくても、「相談を受け付けるハラスメント相談窓口がある」という状態を作ることが第一です。

中長期的に「実効性のある体制」へ育てる

クイックスタートで最低限の整備ができたら、次のフェーズとして対応フローの文書化、担当者へのトレーニング、外部窓口との連携体制の構築を進めていきます。具体的には、「相談受付シート」「調査記録フォーマット」「措置の判断基準」などのドキュメントを整備することで、担当者が変わっても対応の品質を維持できるようになります。また、年に一度はハラスメントに関する従業員向け研修を実施することで、予防的な効果も生まれます。小規模企業では予算も人手も限られているからこそ、「全部いっぺんにやろうとしない」ことが、継続的なハラスメント相談窓口体制づくりのコツです。

プライバシー管理と守秘義務のポイント

相談内容の記録と情報管理のルール

ハラスメント相談窓口の運用で特に注意が必要なのが、個人情報・相談内容の管理です。相談内容は個人情報保護法の対象となる情報を含むため、記録ファイルへのアクセス権限を限定し、紙の場合は鍵のかかる保管場所に保管することが基本です。データで管理する場合もパスワード保護や閲覧権限の設定を徹底してください。また、調査の過程で聴取した関係者の情報は、目的外には使用しないことを担当者が明確に意識しておく必要があります。

外部委託先への情報提供の考え方

外部のハラスメント相談窓口サービスに委託する場合、「どこまでの情報を外部に出していいのか」という疑問を持つ経営者は多くいます。基本的な考え方は、外部委託先は個人情報の取扱いに関して会社と委託契約（個人情報保護法上の委託）を結ぶことになり、その範囲内での情報提供は問題ありません。ただし、委託先が提供する個人情報をどう管理するか、再委託の有無・条件なども契約書で確認しておくことが重要です。信頼できるハラスメント相談窓口の外部委託先であれば、これらの点について事前に丁寧に説明してくれるはずですので、契約前に確認事項としてリストアップしておくといいでしょう。

まとめ

ハラスメント相談窓口の設置は、2022年以降すべての企業に義務付けられた対応事項です。パワハラだけでなく、セクハラ・マタハラ・パタハラを含む3種類のハラスメントへの対応が必要であり、「形だけの設置」では行政指導リスクや、深刻化した問題への対処コストが増大する危険があります。一方で、完璧な体制を最初から作ろうとする必要もありません。まずは窓口を設置・周知し、守秘義務を明文化する。その上で、対応フローの整備と外部窓口との連携を段階的に進めていくことが、小規模企業には現実的なアプローチです。

ウェルセンス株式会社では、20〜50名規模の企業を対象に、ハラスメント相談窓口の設計から対応フロー構築、メンタルヘルスケアまでをワンストップでサポートしています。「何から始めればいいかわからない」という段階からでも、実務に合わせた形で一緒に考えます。まずはお気軽にご相談ください。

よくある質問