出張中の有給休暇申請、認めるべき？

「出張中なんですけど、有給を取っていいですか？」——こんな申請が突然届いたとき、多くの人事担当者が「えっ、出張中でも有給って取れるの？」と戸惑います。直感的には「業務命令で行っているんだから、有給はおかしいのでは」と感じる方も多いでしょう。しかし、その直感のまま申請を却下してしまうと、法律違反になる可能性があります。この記事では、出張中の有給休暇申請への正しい対応方法と、実務上の処理ルールをわかりやすく解説します。

出張中でも有給休暇は取得できる

結論からお伝えします。出張中であっても、従業員は有給休暇を取得することができます。「出張中だから」という理由だけで申請を却下することは、労働基準法に違反する可能性があります。

年次有給休暇は労働者の権利

年次有給休暇（以下、有給休暇）は、労働基準法第39条が定める労働者の権利です。有給休暇を取得する日を指定する「時季指定権」は、原則として労働者側にあります。つまり、従業員が「この日に有給を取りたい」と申請した場合、会社はその申請を基本的には受け入れなければなりません。

出張中であっても、この原則は変わりません。「出張中」という状況は、有給休暇を拒否できる理由にはならないのです。

出張と有給休暇、法的な位置づけの違い

出張は「業務命令」であり、使用者（会社）の指揮命令のもとに行われるものです。一方、有給休暇を取得した日は「労働義務が免除される日」となります。つまり、有給休暇を取得した日は、業務命令としての出張も一時的に停止した状態になると考えるのが法的な整理です。

出張先に物理的に「いる」ことと、「働く義務がある」ことは別問題です。たとえば、出張先の近くで休日を過ごす従業員を想像すればわかりやすいでしょう。その日に有給を取得するかどうかは、出張という事実とは切り離して考える必要があります。

会社が申請を断れる唯一の手段「時季変更権」

会社が有給休暇の申請を断ることができる場合があります。それが「時季変更権」の行使です。ただし、この権利を使えるケースは法律で厳しく限定されています。

時季変更権が認められる条件

労働基準法第39条第5項によると、会社が時季変更権を行使できるのは「事業の正常な運営を妨げる場合」に限られます。この要件はかなり厳格に解釈されており、単に「業務が忙しい」「あなたがいると助かる」といった理由では認められません。

出張中の有給申請に対して時季変更権を行使するためには、たとえば「出張最終日に帰任して引き継ぎをしなければ、プロジェクトが著しく滞る」など、具体的かつ客観的な事実が必要です。「出張中だから」という抽象的な理由だけでは、時季変更権の行使は認められないと考えてください。

時季変更権を行使できる・できないケースの比較

時季変更権を行使する場合は、その根拠を明確にし、記録として残しておくことが重要です。後からトラブルになったときに「なぜ変更を求めたか」を説明できる状態にしておきましょう。

有給を認めた場合の給与・手当・経費の処理方法

出張中の有給申請を認めることになった場合、実務担当者が必ず頭を悩ませるのが「給与や日当、交通費をどう処理するか」という問題です。それぞれの扱いを整理しておきましょう。

給与（賃金）の扱い

有給取得日の給与は、通常の有給休暇と同じ方法で支払います。就業規則で定めた方法（通常賃金・平均賃金・健康保険標準報酬日額のいずれか）に従って支払えば問題ありません。「出張中だから給与計算が変わる」ということはなく、この点はシンプルです。

出張手当（日当）の扱い

日当や出張手当は、「出張という業務を遂行することに対して支払われる費用補填的な手当」です。有給取得日は業務を行っていませんので、日当・出張手当は支給しないのが原則的な考え方です。

ただし、旅費規程に明確な定めがない場合は会社ごとに判断が分かれるケースがあります。「有給取得日でも日当を出していた」「これまで慣行で支払っていた」というケースでは、急に変更するとトラブルになることもあります。まず自社の旅費規程を確認し、定めがなければ早急に整備することをお勧めします。

宿泊費・帰任交通費の扱い

宿泊費については、業務命令によって出張先に滞在している事実が継続している場合は会社負担とするのが合理的です。一方で、有給を使って個人的な旅行目的で現地に残る場合は、会社負担の範囲外とすべきです。

帰任（出張から戻ること）に要する交通費については、業務命令に起因する費用として会社が負担するのが一般的です。ただし、有給取得後にそのまま現地に残り、後日自費で移動する場合など、パターンによって扱いが変わります。これらのルールを旅費規程に明記しておくことが、実務上もっとも重要な対応です。

よくある場面別の判断ガイド

実際の現場では、いくつかのパターンで有給申請が届きます。場面ごとにどう判断すべきかを整理しておくと、担当者が迷わず対応できます。

長期出張中に週末をはさんで有給を取得したい

このケースは比較的多く発生します。たとえば月曜から金曜まで出張予定の社員が、木曜・金曜に有給を取得して週末も現地に滞在するケースです。この場合、木曜・金曜の有給申請それ自体は認められる可能性が高いです。ただし、その2日間に業務上の支障が生じるかどうかを確認し、時季変更権を行使すべき具体的な事情がなければ、原則として認める対応が適切です。

その際、有給取得日の日当は支給せず、宿泊費は「業務命令による滞在か、個人的な滞在か」を明確に区分して処理します。

出張最終日に有給を申請された

「帰任日に有給を取って、翌日に戻りたい」というケースです。会社としては「その日に帰任して引き継ぎをしてほしい」という事情がある場合、時季変更権行使の検討が可能です。ただし、単に「帰任してほしい」という希望だけでは不十分です。引き継ぎが当日でなければ業務に著しい支障が生じることを、具体的に説明できる必要があります。引き継ぎが翌日以降でも問題ない場合は、申請を認めるべきです。

出張の延長が決まった後に有給申請があった

会社都合で出張が延長になり、その期間中に従業員が有給を申請するケースも起こりえます。この場合も基本的な考え方は同じです。出張延長という業務命令があることと、その日に有給を取得する権利があることは別の問題です。延長期間中の有給申請も、時季変更権を行使できる具体的な事情がなければ認めるのが原則です。

社内ルールの整備が「ケースバイケース対応」を防ぐ

20〜50名規模の企業では、旅費規程自体がなかったり、あっても「出張中の有給」について触れていないケースが非常に多く見られます。ルールがないと担当者の判断が個人に依存し、社員によって扱いが違うという不公平感が生まれます。

旅費規程に盛り込むべき項目

出張中の有給休暇に関して、旅費規程に明記しておくべき主な項目は以下のとおりです。

• 出張中に有給休暇を取得した場合の日当・出張手当の扱い（支給しない旨を明記）
• 有給取得日の宿泊費の扱い（業務命令による滞在継続の場合と個人的滞在の場合を区分）
• 有給取得後の帰任交通費の取り扱い（会社負担の範囲を明確化）
• 有給取得日の申請手続きの方法（出張中でも通常の有給申請フローを踏む旨）

これらを規程に落とし込んでおくことで、担当者が毎回判断を迷わずに済み、社員にも一貫した説明ができるようになります。

就業規則と旅費規程の整合性を確認する

就業規則に有給休暇の申請方法や承認フローが定められている場合、旅費規程との整合性を確認しておくことも重要です。たとえば「有給休暇は前日までに申請する」という規定がある場合、出張中にその手続きをどう行うかを明確にしておく必要があります。出張中でもメールやシステムで申請できるようにしておくと、手続き面でのトラブルを防げます。