「面談しようと連絡しても返事がこない。でも、強引に呼び出したらハラスメントになるのでは……」。休職者への対応に悩む経営者・人事担当者から、こうした声をよく耳にします。相手がメンタル不調を抱えているだけに、どこまで踏み込んでいいのか判断がつかず、結果として何もできないまま時間だけが過ぎていく。そんな状況に陥っていませんか。
この記事では、休職中の面談を強制できるかという法的疑問に正面から答えつつ、専任人事や産業医がいない中小企業でも実践できる面談促進の3つのステップを解説します。法的根拠を理解した上で、会社が主体的に動く手順を押さえることで、紛争リスクを減らしながら復職支援を進めることができます。
休職中の面談を「強制」することはできるのか
結論から言えば、面談への強制出席を法律で直接義務づける手段はありません。ただし、会社には正当な目的に基づいて面談を要請する権限があり、正当な理由なく繰り返し拒否する行為は、就業規則上の不利益取扱いの根拠になり得ます。
就業規則がある場合とない場合で対応が変わる
就業規則に「休職中の定期報告義務」「会社が指定する医師への受診義務」「面談への応答義務」が明記されていれば、それを根拠に面談への出席を求めることができます。正当な理由なく拒否した場合は、休職事由の消滅や規則違反として取り扱える余地があります。
一方、就業規則にそうした定めがない場合でも、会社には労働契約上の指揮命令権と安全配慮義務（労働契約法第5条）があります。休職中の状態確認は「安全配慮義務の履行」という正当な目的として認められており、面談の要請自体は適法です。ただし、就業規則上の根拠がないと、拒否された際に取りうる措置が限られます。
「強制」ではなく「義務化するための手続き」が重要
実務上の整理としては、「面談を物理的に強制する手段はないが、面談要請への対応義務を就業規則に設けておくことで、拒否行為を休職規定上の問題として扱える」という構図になります。つまり今後のリスク管理として、就業規則の整備が最初の一手です。現在の就業規則に休職中の連絡・面談に関する条項が不十分であれば、この機会に見直しを検討してください。
自社の状況を確認する
| 状況 | 面談要請の根拠 | 拒否時の取扱い |
|---|---|---|
| 就業規則に面談・報告義務の定めあり | 規則上の義務として要請可能 | 規則違反として不利益取扱いの根拠になり得る |
| 就業規則に定めなし | 安全配慮義務・指揮命令権を根拠に要請可能 | 取りうる措置が限られる。規則整備が急務 |
| 産業医あり（50名以上） | 産業医面談として設定できる | 正当な業務命令として位置づけやすい |
| 産業医なし（50名未満） | 会社指定の医師への受診命令も可能（就業規則に定めがあればより明確） | 外部の産業保健の専門家を活用する体制が必要 |
復職意欲がなく退職もしない社員への対応方針
復職の意思も退職の意思も示さない社員への対応は、多くの企業が最も頭を抱えるパターンです。会社が取りうる正当な対応の範囲を正しく把握しておくことが、後のトラブルを防ぐ鍵になります。
休職期間満了による自然退職の条件
就業規則に「休職期間満了時に復職できない場合は自然退職または退職とする」旨の定めがあれば、期間満了による自然退職は有効とする裁判例が多くあります。しかし、その前提として「会社が復職の機会を適切に与えていたか」「状態確認のための連絡・面談を行っていたか」というプロセスが問われます。
面談を一度も試みないまま満了退職扱いにした場合、後の労働紛争で「手続きが不十分だった」と判断されるリスクが高まります。期間満了までの間に、書面・メール・面談の要請を記録に残した上で行っておくことが不可欠です。
「連絡が来ない」は無視してよいのか
休職者から返事がこない状況は珍しくありませんが、「連絡できないほど体調が悪いのかもしれない」という会社側の思いやりが、かえって状況を放置させてしまうことがあります。会社には安全配慮義務があるからこそ、連絡が途絶えた場合は積極的にアプローチする義務があるとも言えます。
実務的には、メールや書面での連絡を定期的に行い、「○月○日までに復職の意向を書面でお知らせください。ご連絡がない場合は復職の意思がないものとして対応いたします」といった期限付きの意向確認を適切なタイミングで送ることが有効です。これは脅迫ではなく、会社として合理的なプロセスを踏んでいる証拠になります。
退職勧奨を行う場合の注意点
退職を促す「退職勧奨」は、相手が自由意思で応じる限り適法です。ただし、メンタル不調を抱える休職者への退職勧奨は、強度・回数・方法を誤ると強迫や不当な圧力と見なされるリスクがあります。行う場合は、面談記録を残し、弁護士や社労士に事前に相談した上で進めることを強くおすすめします。
面談を促す実務ステップ
強制はできなくても、会社が主体的に動ける手順があります。まず定期連絡の仕組みをつくることから始め、次に書面での意向確認へ移行し、最後に面談の場を正式に設定する、という流れが実務上有効です。
定期連絡の仕組みをつくる
休職開始時に「月1回、メールまたは電話で状況を確認します」と本人に伝え、連絡のサイクルをあらかじめ合意しておくことが大切です。突然連絡するのではなく、スケジュールを共有しておくことで、社員側の心理的負担も軽減されます。
連絡内容は「体調はいかがですか」「何か会社にできることはありますか」という配慮の言葉を中心に、復職の意向確認は休職期間の折り返しを過ぎたあたりから徐々に加えていくのが自然なアプローチです。連絡の記録は必ず残してください。
書面による意向確認と期限設定
面談の前段として、書面やメールで「復職の意向があるかどうか」「あるとすれば想定時期はいつか」を確認します。この際、返答期限を明示することがポイントです。期限なしでは社員が先送りしやすく、会社も動けなくなります。
文例としては「休職期間の満了が○月○日に近づいてまいりました。つきましては、現在の体調と復職の意向について、○月○日までにご連絡をお願いいたします。ご連絡の方法はメール・お電話どちらでも構いません」といった形が実務的です。柔らかいトーンでありながら、期限と手段を明示している点がポイントです。
面談の場を正式に設定する
書面での意向確認が取れたら、または取れなくても一定の期間が経過したら、正式に面談の場を設定します。「来社してください」という形式にこだわらず、本人の状態に応じてオンライン面談や最寄り駅近くのカフェでの面談なども選択肢に入れると、心理的ハードルが下がります。
面談の目的は「責めること」でも「退職を迫ること」でもなく、「現在の状態を把握し、復職に向けた支援を検討すること」です。この目的を事前に本人に明示することで、社員の防衛反応を和らげることができます。面談では主治医の診断書の内容確認、職場復帰後の業務内容・負荷の調整案、試し出勤（リワーク）の可能性なども話し合う場として活用してください。
面談拒否が続いている場合や判断に迷う場合は、社労士や外部の産業医に早期相談することで、後のリスク回避につながります。
主治医の「復職可能」診断書が出たときの対応
主治医による「復職可能」の診断書は、復職判断の一つの材料にすぎません。最終的な復職可否の判断は会社側にあり、会社が独自に医学的見解を求めることも認められています。
主治医と会社の判断権限の違い
主治医は患者（社員）の日常生活の回復を中心に判断します。そのため「日常生活は送れるようになった」という意味での「復職可能」であって、特定の職場環境・業務負荷のもとで就労できるかどうかまでを判断しているわけではありません。職場環境や職務内容を踏まえた就労可否の最終判断は会社側にあります。
会社指定医への受診を命じる
会社は、会社が指定する医師への受診を命じることができます。最高裁平成元年12月14日判決（電電公社帯広局事件）でも、就業規則上の根拠があれば会社指定医への受診命令は適法であると示されています。就業規則に「復職判定にあたり会社が指定する医師の診断を受けることを命じることができる」旨の定めがあればより明確です。
産業医がいない50名未満の企業では、各地域の産業保健総合支援センター（都道府県に設置）が無料または低コストで相談・支援を提供しています。外部の産業医や精神科産業医に単発で相談する形も有効な選択肢です。
復職支援プロセスを記録に残す
厚生労働省「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」では、5ステップの復職支援フローが示されています。このガイドラインは法的義務ではありませんが、紛争になった際に「合理的なプロセスを踏んでいたか」を判断する基準として参照されます。面談の実施記録、書面のやり取り、医師への確認記録などを残しておくことが、会社を守ることにもつながります。
🔗 判断に迷う場合は、社労士や外部産業医に早期相談することで、リスク回避につながります。 →
面談拒否が続いた場合のリスクと対処法
面談拒否が繰り返されると、状況確認もできず、復職支援も進まない膠着状態に陥ります。ただし、拒否への対応方法を誤ると会社側が問題を抱えることになるため、手順を守った上で毅然と動くことが重要です。
拒否が続く場合に会社が取れる対応
まず、面談要請の記録（日時・手段・内容・社員の反応）をすべて残します。次に、就業規則に面談応答義務の定めがある場合は、「正当な理由のない拒否は休職規定の違反に当たる可能性がある」旨を書面で通知します。この通知は脅しではなく、会社として規則に基づき正当な対応をしているという事実を伝えるためのものです。
「体調が悪い」という拒否理由への向き合い方
「体調が悪いので面談できない」という返答が来た場合、その主張を無視することはできません。ただし、その場合は「体調が悪い状態が続いているのであれば、主治医に現状を記載した診断書をご提出ください」と書面で返すことが有効です。診断書の提出を求めることで、実際の状態を把握する手がかりになり、かつ「会社は適切に対応しようとしている」という記録になります。
専門家への早期相談が損失を防ぐ
面談拒否が3か月以上続いているような場合や、休職期間満了が近づいているのに方針が定まらない場合は、社労士・弁護士・産業医など外部の専門家に相談することを強くおすすめします。独自判断で退職扱いや解雇に進んだ場合、後の労働審判や訴訟で会社が敗訴するリスクがあります。早期の相談が、結果として時間・コスト・心理的負担の節約になります。
休職対応を一人で抱え込まず、外部リソース（社労士・産業医・支援機関）を活用することが、トラブル防止と適切な復職支援の両立につながります。
🔗 人事対応を一人で抱え込まず、外部の専門家・支援機関の力を活用することが重要です。 →
まとめ
休職中の面談を法律で直接強制する手段はありませんが、就業規則の整備と正当な手順を踏むことで、会社は主体的に面談を促し、復職支援のプロセスを進めることができます。まず就業規則に面談・報告義務の定めがあるかを確認し、次に定期連絡の仕組みをつくり、書面での意向確認と期限設定を経て、正式な面談の場を設定する——この流れが実務上のスタンダードです。
面談拒否が続く場合やすでに休職期間満了が迫っている場合は、独自判断で対応を進めるとリスクが高まります。ウェルセンス株式会社では、専任人事や産業医がいない中小企業の方からの、こうした休職・復職対応に関するご相談を承っています。自社のケースに応じた対応方針を、具体的にご一緒に整理いたします。
よくある質問
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