「主治医に職場の状況を伝えたいけれど、勝手に連絡していいものか……」。メンタル不調の社員を抱える経営者や人事担当者なら、一度はこの疑問にぶつかるはずです。答えから言えば、会社から主治医への情報提供は本人の同意を取れば適法に行えます。問題は「どんな同意書をどのタイミングで取り、どう運用するか」という実務の手順です。この記事では、同意書の文例・取得タイミング・職場情報提供書の書き方・情報管理まで、産業医がいない中小企業でも今日から使える形でまとめています。
会社から主治医に情報提供することは法的に許されるのか
結論から言えば、本人の同意を得た上で行う主治医への職場情報提供は、安全配慮義務の履行として正当な行為です。ただし、健康情報は「要配慮個人情報」として厳格なルールが適用されるため、同意なしに動くことは許されません。
要配慮個人情報と個人情報保護法の関係
社員の病名・診断内容・治療状況は、個人情報保護法第2条第3項が定める要配慮個人情報にあたります。この区分に該当する情報は、取得・提供のいずれの場面でも原則として本人の同意が必要です。「会社の内部で共有するだけだから」「主治医なら問題ないだろう」という判断は通用しません。主治医に職場情報を送る行為も、主治医から意見書を受け取る行為も、どちらも本人同意が前提です。
安全配慮義務が「連携の根拠」になる
労働契約法第5条は、使用者が労働者の生命・身体・精神の安全に配慮する義務を負うことを定めています。メンタル不調の社員が安全に働き続けられるよう、あるいは適切に復職できるよう主治医と連携することは、この安全配慮義務を果たすための合理的な行為です。厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」も、復職支援プロセスにおける職場情報提供書の活用と本人同意の取得を明示しています。社員に同意を求める際、「義務だから書いてほしい」ではなく「あなたの安全な職場復帰を支援するために行う」と伝えることが、関係を損なわない説明の核心です。
産業医がいない場合はどうするか
従業員数50名未満の事業場には産業医の選任義務がなく、主治医との橋渡し役がいないまま会社が直接動かざるを得ないケースが多くあります。この場合も手順は同じです。本人同意を取得し、会社名義で職場情報提供書を作成して主治医に送付します。産業医がいないこと自体は違法ではなく、プロセスを丁寧に踏めば会社として責任ある対応ができます。
本人同意書に必ず盛り込む6つの要素
同意書は「主治医との連携に同意します」の一文だけでは不十分です。目的・提供先・情報の範囲・任意性・撤回可能性・双方向の情報の流れを明記して初めて、法的に有効な同意として機能します。
記載が必須の項目
以下の6項目が同意書に含まれていない場合、情報提供の根拠として脆弱になるため、必ず確認してください。
| 項目 | 記載の意図 |
|---|---|
| 情報提供の目的 | 「適切な職場復帰支援のため」など、目的を具体的に書く |
| 提供先（医療機関名・医師名） | どの医師に提供するかを特定する |
| 提供する情報の範囲 | 業務内容・労働時間・職場環境など項目を列挙する |
| 同意の任意性 | 同意しなくても不利益を受けないことを明記する |
| 撤回の可能性 | いつでも同意を撤回できることを明記する |
| 双方向の情報の流れ | 会社→主治医だけでなく、主治医→会社の情報提供にも同意を取る |
特に見落とされやすいのが「双方向の情報の流れ」です。会社から主治医に職場情報を送ることへの同意と、主治医から会社に就業意見を提供することへの同意は、別の行為として同一書面に明示する必要があります。
本人への説明トーク例
同意書を渡す前に口頭で目的を説明することが、信頼関係を守る上で不可欠です。たとえば次のような言葉が参考になります。「○○さんの健康状態を会社としてきちんと把握し、無理のない形で復職できるよう支援したいと思っています。そのために、主治医の先生に職場の状況をお伝えし、先生のご意見もうかがう形を取りたいのですが、ご同意いただけますか。同意しなくても、それによって不利益を受けることは一切ありません」。目的・任意性・メリットを一度に伝えるこの構造が、社員の不信感を最小化します。
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同意書の文例テンプレート
以下は、中小企業が今日から使える同意書の文例です。医療機関名・医師名・情報範囲を自社の状況に合わせて修正した上で使用してください。
文例本文
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主治医への職場情報提供および情報受領に関する同意書
私は、下記の内容について、自由意思により同意します。
記
目的：私の健康状態に配慮した適切な就業支援および職場復帰支援を行うため
情報提供先：（医療機関名） （診療科） （医師名）先生
会社から主治医への提供情報の範囲：
- 現在の業務内容・職種・具体的な作業内容
- 直近の労働時間・勤務形態（所定労働時間・残業状況等）
- 職場環境の概要（人員体制・人間関係に係る事実情報等）
- 復職を想定している職務・配置・就業条件
- 会社として主治医に確認したい事項
主治医から会社への情報提供の範囲：
- 就業の可否・就業上の配慮事項・業務制限の有無に関する医師意見
- 職場復帰の時期・条件に関する医師意見
同意の任意性：本同意は任意であり、同意しないことによって不利益を受けることはありません。
同意の撤回：本同意はいつでも書面にて撤回することができます。
情報の管理：提供された情報は、人事担当者が厳重に管理し、上記目的以外には使用しません。
年 月 日
氏名（自署）： 印
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就業規則・プライバシーポリシーとの整合確認
就業規則に「会社が必要と認める場合、主治医への情報照会を行うことがある」旨の規定があれば、同意書との整合性が取れます。規定がない場合も、同意書単体で手続き上は運用可能ですが、今後のために就業規則への明記を検討してください。また、個人情報の利用目的として「健康管理・安全配慮義務の履行」を社内規程やプライバシーポリシーに記載しておくと、情報管理の体制がより整います。
同意書を取るタイミングと手順
同意書の取得タイミングを誤ると、社員が「追い詰められた」と感じるリスクがあります。体調不良が顕在化した直後ではなく、休職に向けた話し合いが整い始めた段階が最も適切です。
場面ごとの取得タイミング
状況によって適切なタイミングは異なります。まず、社員が休職を申し出た、または医師から休職の診断書が提出された段階が基本的な取得タイミングです。この時点で「復職を支援するために主治医と連携したい」と説明し、同意書を渡します。次に、休職期間中に復職準備が始まる段階（復職面談の前）でも確認が必要です。同意書が取得済みであっても、復職に向けた情報交換を改めて行う場合は、本人に再度意思確認することが望ましいです。不調が顕在化した直後（欠勤が始まったばかりの時点）での取得は、本人の心理的負担が高く、同意の自由意思が担保されにくいため、避けるべきです。
断られた場合の対応
社員が同意を拒否した場合も、不利益な扱いをしてはなりません。同意なく主治医に連絡することは個人情報保護法上の問題になります。その場合は、本人から情報を聴取する面談を重ねるか、本人自身に主治医への情報提供を依頼するという方法に切り替えます。「同意してもらえなかったので何もできない」ではなく、代替手段を持って臨むことが安全配慮義務の観点からも重要です。
会社から主治医に送る「職場情報提供書」の作り方
同意を取得したら、次は実際に主治医に送る文書を作成します。職場情報提供書は「医師が判断材料として使える情報」を過不足なく伝えることが目的であり、感情的な評価や推測は一切含めません。
含めるべき情報の種類
- 会社名・担当者名・連絡先
- 対象社員の所属・職種・業務内容の概要
- 直近の労働時間（月平均残業時間など、数字で示せるもの）
- 勤務形態（フレックス・シフト・在宅可否など）
- 職場環境に関する事実情報（業務負荷の変化、チーム体制等）
- 復職を想定している職務・配置・就業条件
- 主治医に確認したい事項（例：現在可能な業務範囲、就業制限の有無など）
送付方法と受け取り後の対応
職場情報提供書は、封書の郵送が一般的です。電子メールは医療機関によって受け付けていない場合があるため、事前に医療機関の窓口に問い合わせることをお勧めします。社員に直接持参してもらう方法も、主治医との情報共有がスムーズになる利点があります。主治医から意見書・返信書が届いたら、内容を人事担当者が記録・保管します。意見書の内容をもとに復職面談の準備を進め、社員本人にもフィードバックする流れが基本です。
「同意書の取得までは理解できたが、実際の主治医連携の進め方に不安がある」という場合は、スポット産業医相談で手続きの個別確認を受けることで、判断の迷いを減らせます。
取得した情報の管理と閲覧権限のルール
同意書・診断書・主治医の意見書などは要配慮個人情報として鍵のかかる場所（または権限設定されたフォルダ）で管理し、閲覧者を人事担当者と上位管理者に限定することが原則です。
保管場所と閲覧者の限定
紙の場合は施錠できるキャビネットに保管し、電子データの場合はアクセス権限を付与したフォルダに格納します。閲覧できる人を「人事担当者・直属の上長・代表者」に限定し、その範囲を書面で明確にしておくことで、情報漏洩リスクと後のトラブルを防げます。現場の同僚や他部署の管理職が「なんとなく」閲覧できる状態は、個人情報保護法上の問題になりうるため注意が必要です。
保管期間と廃棄ルール
健康情報の保管期間は、労働安全衛生法上の健診結果については5年が基準です。休職・復職に関する書類については明確な法定期間の定めはありませんが、労働紛争が発生した場合に備え、退職後3〜5年程度の保管を社内ルールとして設定する企業が多くあります。廃棄する際はシュレッダー処理（紙）またはデータ消去（電子）で、第三者が内容を読めない状態にすることが必要です。
まとめ
会社から主治医に職場情報を提供することは、本人の同意を適切に取得すれば、安全配慮義務の履行として正当な行為です。同意書には「目的・提供先・情報範囲・任意性・撤回可能性・双方向の情報の流れ」の6項目を盛り込み、休職が固まった段階で丁寧に説明しながら取得することが重要です。職場情報提供書は感情を排した事実情報を中心に作成し、取得した情報は閲覧者を限定して厳重に管理します。産業医がいない50名未満の会社でも、この手順を踏めば主治医と適切に連携できます。
「複数の社員の休職対応を並行して進めており、同意書の取得と管理を誰かに任せたい」という場合は、人事労務の専門家に相談し、テンプレート整備と運用ルール化の支援を受けることで、属人的な対応を脱却できます。ウェルセンス株式会社では、こうした中小企業の実情に合わせた休職・復職支援の伴走サポートを提供しています。まずはお気軽にご相談ください。
よくある質問
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