経歴詐称の本採用拒否を有効にする5つの確認手順

「履歴書の前職期間と、源泉徴収票の日付が合わない……」——試用期間中にそんな違和感を覚えた経験はないでしょうか。専任人事がいない会社ほど、採用時の書類確認が簡略化されやすく、経歴詐称が入社後しばらく経ってから発覚するケースは少なくありません。問題は「疑いがある」と気づいた後、どう動けばいいかわからないことです。手順を誤ると、会社側が法的リスクを負いかねません。この記事では、試用期間中に経歴詐称を確認し、本採用拒否を有効にするための実務手順を解説します。

試用期間と本採用拒否の法的な関係を正しく理解する

試用期間中の本採用拒否には、通常の解雇よりも広い裁量が認められています。ただし「試用期間中だから自由に辞めさせられる」という理解は誤りであり、この前提を間違えると後の対応全体が崩れます。

試用期間の雇用はどういう契約か

最高裁昭和48年12月12日判決（三菱樹脂事件）は、試用期間中の雇用を「解約権留保付き労働契約」と定義しています。つまり、採用後も会社側が一定の解約権を留保している契約形態であり、通常の雇用より本採用拒否の要件はやや緩やかとされています。とはいえ、労働契約法第16条の解雇権濫用法理が類推適用されるため、客観的に合理的な理由があり、社会通念上も相当と認められる必要があります。「なんとなく信頼できない」「印象が悪い」といった主観的な理由では、本採用拒否は認められません。

経歴詐称が正当理由になる条件

経歴詐称による本採用拒否が有効になるには、次の2点が揃っている必要があります。

• 詐称した内容が、採用判断に影響を与えた重要な事実であること（例：最終学歴、職歴、保有資格・免許、前職での懲戒処分歴など）
• 詐称の事実が、客観的に確認・立証できること

たとえば「営業職」を「営業企画職」と書き換えた程度の表現上の差異は、重要事実の詐称とは認められにくい傾向があります。一方、まったく取得していない資格を記載していた場合や、懲戒解雇を「一身上の都合」と書いていたケースは、採用判断への影響が明確であるため、正当理由として成立しやすくなります。

試用期間の延長や満了後の手続きに注意する

試用期間を過ぎてしまうと、法的論点が「本採用拒否（留保解約権の行使）」から「普通解雇」に切り替わり、より高いハードルが課されます。疑いが生じた時点で迅速に動くことが重要です。また、試用期間を延長する場合は就業規則への規定が必要です。規定がなければ延長は無効となり、本採用とみなされるリスクがあります。自社の就業規則に試用期間の延長条項があるかどうかを、まず確認してください。

経歴詐称の疑いが生じたときに最初にやること

疑いが生じたら、まず手元の書類を精査することから始めます。本人への確認や外部照会より先に社内でできることを整理しておくと、その後の対応がスムーズになります。

提出書類の整合性をチェックする

履歴書・職務経歴書の記載内容と、入社時に提出させた証明書類（卒業証明書・資格証・源泉徴収票・雇用保険被保険者証など）を突き合わせます。確認すべき主な照合ポイントは以下のとおりです。

疑義の内容と根拠を記録しておく

書類を精査した段階で「どの記載が、何の証拠と矛盾しているか」を具体的にメモしておきます。この記録が後の本人確認面談や証拠保全の土台になります。「なんとなく合わない気がする」という印象のままで本人に伝えると、ハラスメントや名誉毀損のリスクにつながります。具体的な根拠を整理してから次のステップに進んでください。

本人への確認はこうやって行う

書類精査で疑義の根拠が明確になったら、本人に確認する機会を設けます。このとき重要なのは、問い詰めるのではなく「事実確認の機会を与える」という姿勢で臨むことです。

面談は複数人立ち会いで行う

確認面談には必ず2名以上が立ち会い、面談終了後に記録を作成してください。面談の目的は「詰問」ではなく、本人が説明できる機会を正式に設けることです。たとえば「履歴書には〇〇年〇月〜〇〇年〇月の在籍と記載がありますが、源泉徴収票と期間が合いません。確認させていただけますか」という形で、具体的な矛盾点を一点ずつ示して説明を求めます。

専任人事がいない場合、経営者と総務担当など2名で対応するケースが多いと思います。会話の記録は面談終了後すみやかに文書化し、立会者全員が内容を確認の上で保管します。

弁明書の提出を求める

面談での説明が不十分だった場合や、本人が詐称を認めた場合は、書面（弁明書）での提出を求めます。弁明書には日付・署名・捺印をもらうことで、後の争いになった際の重要な証拠になります。本人が書面提出を拒否する場合は、その事実自体も記録しておいてください。なお、弁明書の提出要請は「懲戒手続きの開始」を意味するため、書面を求める前に就業規則の懲戒規定を確認し、手順通りに進めることが重要です。

前職への在籍確認が断られた場合の対処法

前職企業が「個人情報のため答えられない」と照会を断るケースは珍しくありません。そのような状況でも、取れる手段は複数あります。

本人の同意を得た上で照会する

個人情報保護法の観点から、前職への在籍確認は原則として本人の同意を得た上で行う必要があります。採用時に「経歴確認の実施に同意する」旨を採用同意書・誓約書に含めていれば、その同意書を提示した上で前職人事部門に文書照会することができます。同意書がない場合は、改めて本人から「前職への照会に同意する」旨の署名付き書面を取得してから連絡してください。

なお、現時点で採用同意書・誓約書に経歴確認条項が含まれていない会社は、今後の採用時から追加することをお勧めします。これは最もコストが低いリスクヘッジです。

バックグラウンドチェック会社の活用

前職企業が個人照会には応じない場合でも、バックグラウンドチェック（身元調査）専門会社を通じると、公開情報や正規のルートで在籍事実・学歴・資格などを確認できる場合があります。費用は数万円程度から利用できるサービスもあり、採用時のリスク管理として導入する企業も増えています。試用期間中に疑いが生じた段階で活用することも可能です。ただし、調査会社に依頼する場合も本人の同意取得が必要です。

公的書類の再提出を求める

前職への照会が難しい場合でも、本人に対して公的書類（在籍証明書・退職証明書・卒業証明書・資格証明書の原本）の再提出を求めることは可能です。「提出できない」「紛失した」といった回答が続く場合は、それ自体が詐称を疑わせる事情として記録に残してください。

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証拠保全と本採用拒否通知の手順

事実確認が完了したら、証拠を整理した上で書面による本採用拒否通知を行います。手続きの漏れが後のトラブルに直結するため、順序通りに進めることが重要です。

証拠書類を整理・保管する

本採用拒否までに収集・作成した書類は、すべて一まとめにして保管します。具体的には以下を揃えてください。

• 矛盾が生じた履歴書・職務経歴書のコピー
• 証拠となる源泉徴収票・資格証明書等のコピー
• 確認面談の記録（日時・参加者・発言内容）
• 本人が提出した弁明書（署名・捺印あり）または提出拒否の記録
• 前職照会のやり取り（メール・文書）
• 採用同意書・誓約書（経歴確認同意が含まれているもの）

本採用拒否通知書を書面で交付する

本採用拒否は必ず書面（本採用拒否通知書）で行い、拒否の理由を明記します。口頭だけでの通知は後から「聞いていない」「理由を告げられなかった」という争いの原因になります。また、試用期間が14日を超えている場合は、労働基準法第20条に基づき30日前の予告または解雇予告手当の支払いが必要です。試用期間が残り30日未満の段階で動き出した場合は、解雇予告手当を準備しておいてください。

処理の区分は「懲戒解雇」ではなく「本採用拒否（留保解約権の行使）」として整理します。懲戒解雇にしたい場合は別途懲戒手続きが必要になり、ハードルが上がります。まずは本採用拒否の枠内で処理するのが実務上の基本です。

よくある質問