「36協定って聞いたことはあるけど、何から手をつければいいのか…」。専任の人事担当者がいない中小企業では、こうした悩みを抱えたまま、気づけば残業が常態化しているケースも少なくありません。36協定の手続きを誤ると協定が無効になるリスクもあり、正しい流れを押さえておくことが重要です。この記事では、36協定の締結・届出の手続きを実務目線でわかりやすく解説します。
36協定とは何か、なぜ必要なのか
法定労働時間と36協定の関係
労働基準法では、原則として1日8時間・週40時間を超えて働かせることを禁じています（法定労働時間）。しかし実際のビジネス現場では、繁忙期や急なプロジェクト対応で残業が発生することは避けられません。この「法律の壁」を超えて合法的に時間外労働・休日労働をさせるために必要なのが、労働基準法第36条にもとづく労使協定、通称「36協定（さぶろくきょうてい）」です。
36協定を締結せずに残業をさせた場合、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金という刑事罰の対象になります。また労働基準監督署による是正勧告を受けるリスクもあり、「なんとなく残業させていた」では済まない時代になっています。
2020年から中小企業にも適用された上限規制
2019年4月の働き方改革関連法施行（中小企業は2020年4月）により、時間外労働に罰則付きの上限規制が設けられました。36協定の内容としては、原則として月45時間・年360時間が上限です。さらに特別な事情がある場合（繁忙期など）のために「特別条項」を設けることができますが、その場合も年720時間以内、複数月の平均80時間以内、単月100時間未満（休日労働を含む）、そして特別条項の適用は年6回までというルールが適用されます。これらの上限を超える36協定を締結すると、罰則の対象になります。
36協定の締結当事者：過半数代表者の選出方法と注意点
過半数代表者が必要になる理由
36協定は「使用者（会社）」と「労働者の過半数を代表する者」が締結します。労働組合がある企業では労働組合がその役割を担いますが、20〜50名規模の中小企業では労働組合がないケースがほとんどです。その場合、労働者の中から「過半数代表者」を選出し、この人物と会社が協定を締結する必要があります。
誰を選べるか、誰は選べないか
過半数代表者には二つの重要な条件があります。まず、労働基準法41条2号に定める管理監督者（いわゆる管理職）でないことが必要です。部長・課長といった役職者をそのまま代表に据えることはできません。次に、使用者による指名や事実上の指定がないこと。「社長が総務の〇〇さんに頼む」というケースは無効になるリスクがあり、実際によく見られる誤りです。
適正な選出方法としては、投票・挙手・回覧による信任など、民主的な手続きが求められます。また選出の際には「36協定締結のための代表者を選ぶ」という目的を労働者全員に明示することが必要です。この手続きが不十分だと、36協定そのものが無効と判断されるリスクがあるため、面倒でも正式な選出プロセスを踏んでください。
選出後に整備しておくべき記録
選出が適正に行われたことを示すために、投票用紙や信任の記録、全員への周知を証明するメールや回覧記録などを保管しておきましょう。労働基準監督署の調査が入った際に「適正な手続きで選出した」と証明できる書類を残しておくことが、後々のトラブル防止につながります。この記録は36協定の締結日から3年間は保管しておくことが望ましいです。
36協定の様式の記載方法と特別条項の判断基準
使用する様式と主な記載項目
36協定の届出に使う様式は、厚生労働省が定めた所定の書式です。特別条項なしの場合は「様式第9号」、特別条項ありの場合は「様式第9号の2」を使います。いずれも厚生労働省のウェブサイトからダウンロードできます。36協定を締結する際の主な記載項目は以下のとおりです。
- 時間外・休日労働をさせる必要がある具体的な事由
- 業務の種類
- 対象労働者の数
- 1日・1ヶ月・1年の時間外労働の上限時間数
- 有効期間（起算日と終了日）
- 協定の当事者（使用者・過半数代表者）の署名・押印
特別条項が必要かどうかの判断
「原則の上限（月45時間・年360時間）で収まるか」を過去の実績データから確認することが、特別条項の要否を判断する第一歩です。たとえば決算期・繁忙期に月60〜80時間の残業が発生している場合は、特別条項なしでは対応できません。一方で「念のため特別条項をつけておこう」という考え方も理解できますが、特別条項を設けた場合は年6回・月100時間未満の管理義務が発生するため、実態に即した設定が重要です。
対象労働者の範囲をどう定めるか
「全従業員」とまとめて36協定に記載することも可能ですが、業務内容によって残業時間の実態が大きく異なる場合は、職種や部門ごとに分けて記載することをおすすめします。たとえば営業部門と事務部門で上限時間が異なるなら、それぞれ別に定めることで実態に即した管理が可能になります。なお、管理監督者（労働基準法41条2号）は労働時間規制の適用外のため、36協定の対象から除外します。
36協定の届出の流れと更新タイミングの管理
届出先と提出方法
36協定は、事業場（会社の各拠点）を管轄する労働基準監督署に届け出ます。本社と支店が別の場所にある場合は、それぞれの拠点ごとに締結・届出が必要です。提出方法は窓口持参・郵送・e-Gov（電子政府の総合窓口）によるオンライン申請の三つがあります。e-Govを使えば、事業場に出向かずにオンラインで36協定の届出が完結するため、専任担当者がいない企業にとっては特に便利な手段です。
有効期間の考え方と届出タイミング
36協定の有効期間は原則1年です。有効期間の起算日は「協定書で定めた適用開始日」であり、届出日ではない点に注意が必要です。たとえば4月1日を起算日と定めた場合、有効期間は翌年3月31日までとなります。届出は適用開始日の前までに行うのが原則で、「締結はしたが届出が適用開始日より遅れた」という場合、その間は36協定の効力が生じないリスクがあります。
更新を忘れないための仕組みづくり
36協定の有効期間が切れた状態で残業をさせると、協定のない違法な残業となります。更新期限の管理が属人化すると「気づいたら期限切れ」になるリスクが高まります。たとえば有効期間終了の2〜3ヶ月前にカレンダーアラートを設定しておくことや、更新手続きのチェックリストを社内共有フォルダに保管しておくことが有効です。また毎年の更新タイミングを「決算期の翌月に締結する」など、業務サイクルと紐づけて運用ルール化することをおすすめします。
36協定違反のリスクと過重労働が引き起こす問題
未届出・無効な協定のまま残業させるリスク
36協定を届け出ていない、または過半数代表者の選出が不適切で36協定が無効となっている状態で残業をさせ続けると、労働基準法違反として刑事罰（6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金）の対象になります。また労働基準監督署の調査（臨検監督）が入った場合には是正勧告書が交付され、対応が不十分な場合は送検されるケースもあります。さらに従業員から未払い残業代の請求を受けるリスクも高まります。
残業増加とメンタルヘルス不調の連鎖
36協定を締結すること自体は「残業を合法化する手続き」ですが、残業時間が増えるにつれて従業員のメンタルヘルスへの影響も大きくなります。厚生労働省の指針では、時間外・休日労働が月80時間を超えると過重労働と判断され、健康障害のリスクが高まるとされています。成長フェーズの中小企業では業務量の増加が残業増→疲弊→休職という連鎖を引き起こしやすく、36協定の整備は「労務コンプライアンスを守る手続き」であると同時に、従業員を守る組織づくりの第一歩でもあります。
まとめ
36協定の締結手続きは、「過半数代表者の適正な選出」「正しい様式への記載」「期限内の届出」「更新管理の仕組み化」という四つのステップで構成されています。専任の人事担当者がいない中小企業では、それぞれのステップで判断に迷う場面が多く出てくるでしょう。特に過半数代表者の選出プロセスの誤りや、特別条項の要否の見誤りは、後々の労使トラブルや法的リスクに直結します。
ウェルセンス株式会社では、36協定の締結・更新管理に関する相談から、残業増加にともなうメンタルヘルスリスクの予防的対応まで、成長企業の人事・労務課題を幅広くサポートしています。「うちの会社の36協定の手続きは正しいのか確かめたい」「更新管理を仕組み化したい」「残業が増えている従業員のメンタルヘルスが心配」という場合は、お気軽にご相談ください。
よくある質問
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