給与を手渡しから振込に切り替える同意の取り方

「今月から給与を振込にしたいんだけど、何か手続きが必要？」——経理担当を兼ねている社長から、こんな相談が来ることがあります。長年、手渡しでやってきた会社が振込に切り替えるとき、実は法律上の要件を踏まずに進めてしまうケースが少なくありません。同意書の取り方、就業規則の変更、拒否した従業員への対応まで、実務の全体像をわかりやすく整理します。

手渡しから振込に切り替えるには「個別同意」が必須

給与の支払い方法を手渡しから振込に変更するには、従業員一人ひとりから書面による同意を得ることが法律上の要件です。就業規則の変更だけでは代替できません。

賃金支払いに関する法律のしくみ

労働基準法第24条は、賃金の支払いに関する5つの原則を定めています。そのひとつが「通貨払いの原則」で、賃金は原則として現金（法定通貨）で支払わなければなりません。銀行振込はこの原則の例外として認められていますが、そのためには労働基準法施行規則第7条の2が定める要件をすべて満たす必要があります。

振込払いが認められる3つの要件

以下の3要件をすべて満たして初めて、振込払いは適法となります。

「就業規則を変えれば全員に適用できる」は誤解

よくある誤解として、「就業規則で”原則振込払い”と定めれば個別同意は不要」と思っているケースがあります。しかし厚生労働省の行政解釈では、労働基準法施行規則第7条の2が求める同意は「個々の労働者の同意」であり、就業規則や労使協定では代替できないと明確にされています。就業規則の変更と個別同意書の取得は必ずセットで行う必要があります。

同意書に盛り込むべき項目と作成のポイント

同意書は、後日のトラブルを防ぐために必要事項を漏れなく記載することが重要です。特に「いつでも撤回できる」旨を明示することが、法的な有効性の観点からも欠かせません。

同意書の最低記載事項

同意書には、少なくとも次の内容を盛り込んでください。

• 従業員の氏名と署名・捺印、日付
• 給与の振込を希望する旨の意思表示
• 指定する金融機関名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義
• 同意はいつでも撤回できる旨の記載（任意性の担保）
• 口座変更が生じた場合の届出義務に関する記載

特に「撤回可能」の記載は、任意性を担保するために重要です。この一文がないと、同意の有効性が後から問題になるリスクがあります。

口座変更時のルールも内部規程で整備する

同意書を一度取得すれば永続的に有効、と考えている経営者も多いのですが、これは正確ではありません。同意はいつでも撤回が可能であるうえ、口座が変わった場合は口座情報を更新する手続きが別途必要です。「同意書を取れば完了」とせず、「口座変更があった場合は○日前までに届け出る」というルールを就業規則や社内規程に明記しておきましょう。

電子的な方法で同意を取る場合の注意点

紙の同意書ではなく、メールやクラウドサービス上で電子的に同意を取ることも実務上は行われています。この場合も、「本人が意思確認できる方法」であれば有効とされていますが、誰がいつ同意したかを記録として残せる形式にすることが重要です。単なる口頭確認やチャットのやり取りだけでは、後日「同意した覚えがない」とされるリスクがあります。

就業規則・雇用契約書の変更手続き

個別同意書と並行して、就業規則や雇用契約書の記載内容も必ず見直す必要があります。書類上の記載が実態と食い違っていると、それ自体がリスクになります。

就業規則の変更が必要なケース

就業規則に「賃金は現金手渡しで支払う」など、支払方法が明記されている場合は、「銀行振込で支払うことができる」旨を追記・変更する手続きが必要です。変更の手順は以下の通りです。まず従業員の過半数代表者から意見書をもらい、次に変更後の就業規則を従業員に周知します。常時10人以上の従業員がいる事業場では、その後に労働基準監督署への届出も必要です。従業員が10人未満の場合、監督署への届出義務はありませんが、変更内容の周知と意見聴取は同様に行ってください。

雇用契約書に「手渡し」と明記されている場合

雇用契約書に「給与は現金手渡しで支払う」と個別に明記されている場合は、就業規則の変更だけでは足りません。当該従業員との間で、支払方法を振込に変更する旨の「変更合意書」を別途締結することが必要になります。既存の雇用契約書の内容と実態が乖離したままにしておくと、後日「契約違反だ」と主張される可能性があります。

同意書の集め方と漏れを防ぐ管理方法

少人数の会社でも、口頭確認や「サインをもらったつもり」で終わらせるのは危険です。全員分を確実に回収・管理するための実務的な手順を整えましょう。

全員への説明と同意取得の進め方

まず全従業員に対して、振込切替の理由と変更時期を書面または口頭で説明します。その際、「同意は任意であり、希望しない場合は引き続き手渡しで対応する」ことも明示してください。説明後、各自に同意書を配布し、期日を設けて回収します。回収状況は名簿などで管理し、提出が遅れている従業員には個別にフォローします。

提出状況の一元管理で漏れを防ぐ

少人数の会社でも、「誰が提出済みで誰がまだか」を一覧で管理するシンプルな台帳を作っておくと安心です。また、取得した同意書は、退職後も一定期間保存することを推奨します。労働基準法上、賃金に関する書類の保存期間は5年（当分の間は3年）と定められており、同意書もこれに準じて保管するのが適切です。

同意を拒否した従業員・口座を持っていない従業員への対応

振込への同意を断った従業員に対して強制することはできません。拒否した従業員には、引き続き現金手渡しで給与を支払う義務があります。

拒否した従業員への正しい対処法

振込払いへの同意は、あくまでも任意です。「振込のほうが業務効率が上がる」「手渡しよりも確実に届く」といったメリットを丁寧に説明し、協力を求めることは問題ありません。しかし、「同意しなければ不利益な扱いをする」と示唆したり、事実上強制するような形をとることは、任意性を損なうものとして法的リスクになります。拒否した従業員については、引き続き現金手渡しでの対応を継続してください。

口座を持っていない・教えたくない従業員への対応

外国籍の従業員で日本の銀行口座を持っていないケースや、プライバシー上の理由で口座情報を開示したくないという従業員も存在します。口座がない場合は、口座の開設を案内することは差し支えありませんが、強制はできません。口座情報の提供を拒否している場合も同様に、現金手渡しで対応する必要があります。外国籍従業員に対しては、特に丁寧に制度を説明し、疑問点に答える機会を設けることが重要です。

デジタル払いとの違いも整理しておく

2023年4月から「賃金のデジタル払い」（PayPayなどのスマートフォン決済サービスへの振込）が解禁されましたが、これは銀行口座への振込とは別の制度です。デジタル払いには労使協定の締結や厚生労働省の指定要件を満たした資金移動業者の利用など、追加の要件があります。「銀行振込への切替」と「デジタル払いの導入」は別のテーマとして整理し、混同しないようにしてください。今回の記事で解説しているのは、あくまでも銀行口座への振込への切替についてです。