当日シフト変更は違法？困ったときの正しい対応

「明日から勤務時間を変えてほしい」——そう伝えたら、従業員に「それって違法じゃないですか？」と返された。そんな経験はありませんか。あるいは、当日の朝にシフトを変更して対応してきたけれど、本当に問題ないのか不安になってきた、という方もいるかもしれません。

結論から言えば、当日・直前のシフト変更がすべて違法になるわけではありません。しかし、条件次第では労働契約法や労働基準法に違反するリスクがあります。この記事では、どんな場合に問題になるのか、どう対応すれば合法的に変更できるのかを、専任人事がいない中小企業の経営者・兼務担当者でも判断できるよう、具体的に解説します。

シフト変更・勤務時間変更は「労働条件の変更」にあたる

勤務時間やシフトは、労働条件の一部です。一方的な変更は原則として無効になります。この前提を理解していないと、日々の運用が知らないうちに法律違反になっていることがあります。

勤務時間は「労働条件」として法的に保護されている

労働条件とは、賃金・労働時間・休暇など、働く上での条件の総称です。雇用契約書や就業規則に「始業9時・終業18時」と書かれていれば、それは法的に約束された条件です。シフト制であっても、一度確定したシフトは「その日・その時間に働く」という労働条件として成立しています。

厚生労働省のシフト制に関するガイドラインでも、確定したシフトを使用者が一方的に取り消したり変更したりすることは、労働条件の一方的な変更にあたる可能性があるとされています。「シフト制だからいつでも変えられる」という認識は誤りです。

「不利益変更」と「中立的な変更」の違いを押さえる

変更がすべて問題になるわけではなく、鍵になるのは「その変更が従業員にとって不利益かどうか」です。たとえば次のような変更は不利益変更と判断される可能性が高くなります。

• 勤務時間の短縮によって賃金が下がる
• 深夜・早朝シフトへの強制的な転換
• 拘束時間の大幅な延長
• シフト削減による月収の実質的な減少

逆に、勤務時間帯を1時間前後ずらす程度で賃金への影響もなく、従業員本人も了承している場合は、不利益変更とは評価されにくいです。

労働契約法の条文で確認する

労働契約法第8条は「労働者及び使用者は、その合意により、労働契約の内容である労働条件を変更することができる」と定めています。つまり変更の原則は「合意」です。第9条では、就業規則による不利益変更には原則として労働者の同意が必要と規定しています。一方的に変えてよいという規定は存在しません。

当日・直前のシフト変更が「違法」になるケース・ならないケース

当日変更が問題になるかどうかは、就業規則の記載内容と、変更内容の合理性・従業員の同意の有無によって判断されます。以下の表を自社の状況に当てはめてみてください。

就業規則の「変更条項」が有効かどうかを確認する

就業規則に「業務の都合によりシフトを変更することがある」といった条項があれば、一定の変更は認められやすくなります。ただし、この条項があれば何でも変えられるわけではありません。変更の内容が合理的な範囲を超える場合（賃金への重大な影響、生活への過度な支障など）は、条項があっても無効と判断されることがあります。

まず就業規則を確認してください。10人以上の従業員がいる場合は就業規則の作成・届出が義務ですが、10人未満の場合は就業規則がない会社もあります。その場合は雇用契約書の記載が唯一の根拠となります。

「合意した」と言えるための条件——真意の同意が必要

「本人も了解していた」という認識があっても、法的には不十分なことがあります。2016年の最高裁判決（山梨県民信用組合事件）では、不利益変更に対する同意は「自由な意思に基づく真意の同意」でなければならないと示されています。上司から「これでいいよね？」と言われてその場で頷いた、という状況は、自由な意思による同意とは言えない可能性があります。特に、地位や立場の優位性を背景にした署名は無効とされるリスクがあります。

シフト変更を合法的に行うための同意取得の手順

変更を合法的に進めるためには、変更内容の明示・理由の説明・自由な意思での同意確認・記録の保存、という流れを踏むことが重要です。口頭だけで済ませてきた会社は、今後のために仕組みを整えましょう。

変更内容と理由を具体的に伝える

まず最初に、変更する内容（いつ・どのように変わるのか）と、なぜ変更が必要なのか（業務上の理由）を明確に従業員に伝えます。「急に人が足りなくなったので」だけでは説明不足です。「〇月〇日に〇〇の業務が入ったため、勤務時間を〇時〇〇分から〇時〇〇分に変更したい」という形で具体的に伝えることが大切です。

同意は記録に残す

次に、従業員が変更に同意したことを記録に残します。書面が理想ですが、LINEやSlack・メールでのやり取りでも証跡として機能します。「わかりました」という返信だけで終わらせず、「〇月〇日付けで勤務時間を〇時〇〇分〜〇時〇〇分に変更することに同意します」という内容が確認できる形にしておくと安心です。

変更後は労働条件通知書または覚書を交付する

同意が取れた後は、変更後の労働条件を記載した書面（労働条件通知書の変更版、または覚書）を従業員に交付し、会社側も保管します。「口頭で確認した」「LINEで了解と言っていた」という状態で終わらせると、退職後に「同意した覚えがない」と言われたときに対抗できません。書面を残すことが会社を守る最大の手段です。

「不利益変更だ」と従業員に指摘されたときの対応

従業員から指摘を受けた場合、まず事実確認を落ち着いて行うことが先決です。感情的な謝罪や問題の放置は、どちらも状況を悪化させます。

指摘を受けたらまず事実を整理する

どのような変更を行ったか、就業規則や雇用契約書にどう書いてあるか、変更時に同意を取ったかどうか、賃金への影響があったかどうかを整理します。問題が確認された場合は、まず「確認中です」と伝えて時間を確保し、対応方針を決めてから話し合いの場を設けます。その場での即答は避けてください。

賃金への影響がある場合は精算を検討する

シフト短縮によって賃金が減少していた場合、労働基準法第24条（賃金全額払いの原則）との関係で未払い賃金の問題になることがあります。変更が無効であれば、本来支払われるべきだった賃金を遡って支払う義務が生じる可能性があります。金額・期間によっては労働基準監督署への申告や労働審判に発展するケースもあるため、早めに対応方針を決めることが重要です。

再発防止のために就業規則と運用を見直す

指摘を受けた後は、同じ問題が繰り返されないよう仕組みを整えます。就業規則にシフト変更に関する条項が不足していれば加筆する、変更時の同意取得フローを社内で標準化する、といった対応が考えられます。就業規則の変更は労働者代表への意見聴取と労働基準監督署への届出が必要です。手続きを漏らさないよう注意してください。

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中小企業が今日から取り組めるシフト管理の実務ポイント

専任人事がいない会社でも、少しの仕組みを整えるだけでリスクを大幅に下げることができます。難しい制度を作る前に、まず足元の記録と書面の習慣から始めましょう。

雇用契約書とシフトの実態を一致させる

雇用契約書に固定の始業・終業時刻が書いてあるのに、毎月変動するシフトを組んでいる場合、書類と実態が乖離しています。この場合、雇用契約書を「シフト制（シフト表による）」という形式に変更するか、変更のたびに覚書を交わす運用に切り替えることが必要です。

シフト変更の「同意取得テンプレ」を用意する

毎回ゼロから対応するのは手間がかかります。「シフト変更のお知らせ兼同意確認書」というシンプルな1枚の書式を用意しておくと、変更が生じたときに迷わず動けます。変更内容・理由・変更後の勤務時間・同意欄の4項目があれば十分です。LINEやメールでの確認も、テンプレ文を用意しておくと運用しやすくなります。

10人未満の会社は就業規則がなくても雇用契約書で対応できる

従業員が10人未満の場合、就業規則の作成・届出義務はありません。ただし、シフト変更の根拠を持つためには、雇用契約書に「業務の都合によりシフトを変更する場合がある。その際は事前に通知し、本人と協議の上決定する」といった文言を盛り込んでおくことをお勧めします。就業規則がない分、雇用契約書が唯一の法的根拠になります。

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