診断書提出を拒む社員への正しい対応と進め方

「診断書を出してほしい」と伝えたら、社員に「なぜ必要なんですか」と返された——。こうした場面に直面し、どう進めれば良いかわからず時間だけが過ぎている経営者・人事担当者の方は少なくありません。強く言えばハラスメントになるのではないか、かといって放置すれば会社の責任が問われるのではないか。その板挟みのなかで、対応が宙ぶらりんになってしまうのです。この記事では、診断書提出を拒む社員への正しい対応と、診断書がなくても就労可否を判断するための実務的な進め方を解説します。

診断書の提出は「義務」なのか

結論から言えば、法律に「社員は会社に診断書を提出しなければならない」と定めた条文は存在しません。診断書提出の義務は、就業規則に定めがあるかどうかによって決まります。

法律に直接の義務規定はない

労働基準法にも労働契約法にも、社員が診断書を会社へ提出する義務を直接定めた条文はありません。したがって、就業規則（休職規程）に定めがない状態で「義務だから出しなさい」と言い切ることは、法的根拠として弱く、社員に反論された場合に対応が難しくなります。

一方で、就業規則に「休職を命じるにあたり医師の診断書の提出を求めることができる」「提出がない場合は休職発令・復職判断ができない」といった規定があれば、合理的な業務上の指示として提出を求めることができます。まず自社の就業規則を確認することが出発点です。

安全配慮義務が会社の「根拠」になる

就業規則に明記がない場合でも、会社は労働契約法第5条に基づく安全配慮義務を負っています。メンタル不調の疑いがある社員を、状態確認なしに通常業務へ就かせ続けることが安全配慮義務違反になり得ます。そのため、「就労継続の可否を確認するために必要な情報を求める行為」自体には合理性があると解されています。

つまり、「義務だから出せ」とは言えなくても、「安全に働き続けられる環境を整えるために確認させてほしい」という文脈であれば、正当な理由として社員に説明できます。

病名・診断内容は要配慮個人情報

診断書に記載される病名や診断内容は、個人情報保護法第2条第3項が定める「要配慮個人情報」に該当します。取得には業務上の必要性と目的の明示が必要です。社員から「なぜ必要なのか」と問われた際は、「病気かどうかを知りたいのではなく、安全に働ける状態かを確認し、適切な支援をするために必要です」と目的をはっきり伝えることが重要です。目的を明示せずに「出す義務がある」と押し切ろうとすると、感情的な対立に発展するリスクがあります。

就業規則に規定がない会社がまずすべきこと

診断書提出の規定がない就業規則は、対応の根拠を欠いた状態です。今後のリスク管理のためにも、規程の整備と目の前の対応の両軸で動くことが必要です。

休職規程の整備を急ぐ

就業規則の休職規程には、最低限以下の内容を盛り込むことが推奨されます。

• 休職を命じる際に医師の診断書の提出を求めることができる旨
• 診断書の提出がない場合、休職発令や復職判断ができない旨
• 復職時に就労可否を確認するための産業医意見・主治医意見書の提出を求める旨

就業規則の変更は、過半数代表者への意見聴取と労働基準監督署への届出が必要です（常時10名以上の事業場の場合）。既存の社員への不利益変更にあたらない形で追記することが一般的です。

規程整備前でも動ける対応の枠組みがある

現在進行中のケースに対しては、規程整備を待たずに「安全配慮義務の履行」という位置づけで対応を進めることができます。社員との面談記録を残し、状況確認のプロセスを文書化することが、後のトラブル予防になります。「会社として放置した」という証拠を残さないことが重要です。

診断書なしでも進められる就労可否の確認手順

診断書が得られない場合でも、段階的なプロセスを踏むことで就労可否の判断を進めることは可能です。重要なのは「記録を残しながら動く」ことです。

本人との面談で状況を把握する

まず行うべきは、本人と1対1で面談する機会を設けることです。このとき、「病院には行っているか」「診断名は何か」を直接聞くのは避けてください。「最近つらそうに見えるが、仕事を続ける上で困っていることはあるか」という切り口が適切です。

面談後は必ず記録を残してください。日時・参加者・話した内容・今後の対応方針を文書化し、保管します。この記録が、後日「適切な対応をした」ことの証拠になります。

産業医・外部専門家を活用する

従業員数50名未満の事業場は産業医の選任義務がありませんが、各都道府県の地域産業保健センター（産保センター）を通じて、産業医への相談や面接指導を無料で利用することができます。全国の労働基準監督署が管轄しており、費用の心配なく活用できます。

外部の専門家が「就業可否の意見」を出した記録が残ることで、「会社の一存で判断した」という状況を回避できます。とくに就業規則の規定が不十分な会社にとって、専門家の関与は重要な補完手段です。

「就業可否意見書」という選択肢

診断書（病名記載）の提出に心理的抵抗がある社員には、「就労継続の可否」「業務軽減の要否」という限定的な内容の意見書を主治医に書いてもらうよう依頼することを提案できます。「病名を知りたいのではなく、安全に働ける状態かを確認したい」と説明することで、社員の抵抗感が下がるケースがあります。診断書と意見書では、社員が感じる心理的なハードルが大きく異なることを理解しておきましょう。

拒否が続くケース別の判断基準

診断書・意見書のいずれも得られない場合、会社として次にどう動くかは、社員の状況や規程の有無によって異なります。状況を整理して判断する視点が必要です。

「放置」は最も避けるべき対応

診断書が得られないことを理由に、何も手を打たないまま状況を放置することは、会社にとって最もリスクの高い選択です。社員の状態が悪化した場合、「会社は問題を認識していたが何もしなかった」という安全配慮義務違反の判断がされやすくなります。動けないときほど、専門家に相談しながら記録を積み上げていくことが重要です。

強引な要求が生む逆効果

一方で、「出さなければ解雇する」「給料を払わない」といった圧力的な言動は、不当労働行為やハラスメントとして問題になり得ます。社員が労働基準監督署や弁護士に相談するきっかけになることもあります。診断書提出の要請は、あくまで「会社が社員を支援するために必要な情報を確認したい」という姿勢で行うことが原則です。

判断に迷うケースほど、外部の視点が重要です。地域産業保健センターやウェルセンス株式会社などの専門家に相談すれば、法的リスクを最小化しながら社員に寄り添った対応が可能になります。

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対応の全体像を整理する

ここまでの内容を踏まえ、診断書提出を拒む社員への対応の流れを整理します。状況に応じてステップを使い分けることが実務のポイントです。

優先順位は「記録」「相談」「規程整備」

まず最初に行うことは、現状の記録を残すことです。面談の記録、社員とのやり取りのメモ、メールの保存など、「会社として対応した証拠」を残すことが後の紛争予防の基本になります。

次に、地域産業保健センターや社会保険労務士、弁護士など外部の専門家に相談することを検討してください。一人で判断しようとするほど対応が遅れ、状況が悪化するリスクがあります。

そして並行して、就業規則の整備を進めることが中長期の安定した対応につながります。今回のケースが解決した後も、同様の状況は繰り返し起こり得ます。規程がない状態での対応は、毎回ゼロから判断することになり、担当者の負担も増大します。

社員との信頼関係が解決の鍵になる

診断書を出さない社員の多くは、「診断書を出したら不利な扱いをされるのではないか」「休職させられて復帰できなくなるのではないか」という不安を抱えています。対応の姿勢として、「管理するため」ではなく「あなたを支援するために確認したい」というメッセージを一貫して伝えることが、最終的には解決を早めます。会社と社員の間に信頼がある状態でなければ、どんな制度を整備しても機能しません。

「人事だけで抱える必要はありません。ウェルセンス株式会社では、対応に迷うメンタル不調ケースのスポット相談をお受けしています。専門家の視点を借りることで、社員との信頼を損なわない対応が可能になります。

よくある質問