「気づいたら、パートさんが5年を超えていた」——そう打ち明ける経営者が増えています。無期転換ルールは2013年に施行されていますが、専任人事のいない中小企業では、最初の5年到達者が出て初めて慌てて調べ始めるケースが少なくありません。申込権の発生タイミング、会社がすべき手続き、転換後の労働条件まで、この記事では実務に沿って順番に解説します。
無期転換ルールとは何か
無期転換ルールとは、同じ会社との有期労働契約の通算期間が5年を超えた場合、労働者が「無期労働契約への転換」を申し込める権利（申込権）を得る制度です。根拠は労働契約法第18条（2013年4月1日施行）です。
「申込権の発生」と「無期契約の成立」は別物
最も誤解されやすい点がここです。通算5年を超えると申込権が発生しますが、それだけでは自動的に無期契約になりません。労働者が使用者に対して申し込みを行い、かつその時点で締結している有期契約が満了した翌日から、はじめて無期労働契約が効力を持ちます。申込権が発生していても、労働者が何も言わなければ転換は成立しないのです。
制度の対象になる雇用形態
パートタイマー、アルバイト、嘱託社員、契約社員など、名称を問わず有期労働契約であれば対象です。雇用形態のラベルではなく、「契約書に終了日が書かれているかどうか」が判断基準になります。正社員として雇用した最初から期間の定めがない場合は対象外です。
中小企業で特に注意すべき背景
大企業と異なり、労務管理システムが整備されていない中小企業では、各社員の通算契約期間を把握できていないことがあります。「そういえばあの人、何年いるんだろう」という状態のまま申込権が発生し、事後に発覚するケースが現場では起きています。まず自社の有期社員全員の契約開始日と更新履歴を確認することから始めましょう。
申込権が発生するタイミングの正確な計算方法
申込権は「通算契約期間が5年を超えた時点」で発生します。更新回数ではなく期間の合計で計算する点が、多くの担当者が混乱するポイントです。
通算期間の数え方
1回ごとの契約期間を足し合わせて5年を超えた瞬間に申込権が生じます。たとえば1年契約を5回更新した場合、5年目の契約が満了する前に申込権が発生します（5年を「超えた」時点なので、5年ちょうどでは発生しません）。契約期間が1年未満でも同様に通算されます。
クーリング期間のルール
契約と契約の間に一定の空白期間（クーリング期間）が生じると、それ以前の契約期間はリセットされます。クーリング期間の長さは直前の通算契約期間によって異なりますが、通算期間が1年以上の場合は6か月以上の空白でリセットされます。ただし「雇止め→再雇用」を意図的に繰り返してクーリングさせる運用は、後述する雇止め法理や不法行為リスクにつながるため、安易に利用すべきではありません。
2013年4月1日より前の契約期間は原則カウントされない
無期転換ルールは2013年4月1日施行のため、それ以前に締結された有期契約の期間は原則として通算期間に含まれません。ただし、2013年4月1日以降に更新された契約から起算する形になるため、長年在籍しているパートの方でも、実際の申込権発生タイミングは思ったより早かったり遅かったりすることがあります。契約更新書類をさかのぼって確認してください。
会社として行うべき手続きの全体像
無期転換ルール対応は、「把握→通知→就業規則整備→申込受付」という流れで進めるのが実務上のセオリーです。各フェーズで何をするかを整理します。
有期社員の通算期間を一覧で把握する
まず全有期社員について、2013年4月1日以降の契約開始日・各契約期間・更新回数を一覧化します。Excelで十分です。申込権が発生済みの人、1年以内に発生する人、まだ余裕がある人の3グループに分けると優先順位が立てやすくなります。複数名が同時期に5年到達するケースも多いため、早めの把握が重要です。
実務ポイント：管理が煩雑になる場合は、最初の把握段階から専門家に相談することで、ミスなく全体像を整理できます。
労働条件通知書への記載（2024年4月から義務化）
2024年（令和6年）4月施行の改正労働基準法施行規則により、有期契約を更新する際の労働条件通知書に、更新上限の有無と無期転換申込権に関する事項を記載することが義務化されました。厚生労働省が提供する労働条件通知書の様式には対応欄が追加されており、無料でダウンロードできます。新規採用時や次回の契約更新時には必ずこの様式を使用してください。
なお、労働契約法自体には「申込権が発生したことを通知する義務」を定めた条文はありませんが、上記の記載義務を果たさないことは法令違反になります。また、通知しなかったことで労働者が権利を知らずに不利益を被った場合、トラブルに発展するリスクがあります。
申込権行使の受付と記録
労働者から無期転換の申込みがあった場合、会社はこれを拒否することができません（労働契約法第18条）。申込みを受けたら、書面で受領確認を取り、無期労働契約の開始日（申込時の有期契約満了の翌日）を記録しておきましょう。口頭だけでのやり取りは後日の紛争リスクを高めます。
転換後の労働条件はどう設定するか
無期転換後の労働条件は、別段の定めがない限り転換前の有期契約の条件がそのまま継続されます。「正社員と同じにしなければならない」というのは誤解です。ただし、不合理な待遇差は禁止されています。
「無期転換社員」という区分を設けることは合法
正社員規程とは別に「無期転換社員規程」を作り、賃金・賞与・退職金・休暇等の条件を別途定めることは法律上認められています。転換後も勤務時間・業務内容が変わらないのであれば、転換前と同じ条件を引き継ぐ形で規程化するのが現実的な選択肢です。重要なのは、条件を明文化して曖昧にしないことです。
不合理な待遇差の禁止（パートタイム・有期雇用労働法）
無期転換後も、正社員と職務内容・配置変更の範囲が実質的に同じであれば、賃金や賞与などの待遇差が不合理とみなされるリスクがあります。これはパートタイム・有期雇用労働法（短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律）に基づく規制で、中小企業にも適用されています。「無期転換したから正社員と同じにしなくていい」ではなく、「なぜ待遇差があるのか合理的に説明できるか」を確認してください。
就業規則の整備と届出
無期転換社員用の就業規則または特別条項を作成・変更した場合は、次の手続きが必要です。
| 対象 | 必要な手続き |
|---|---|
| 常時10人以上の事業場 | 労働者代表への意見聴取 ＋ 労働基準監督署への届出 |
| 常時10人未満の事業場 | 労働者代表への意見聴取（届出義務はないが作成・周知は必要） |
就業規則を整備せずに無期転換を迎えると、転換後の労働条件が不明確なままになり、後々のトラブルの原因になります。遅くとも最初の申込権発生前に整備を終えておくことが理想です。
「断れないのか」「雇止めで回避できないのか」という疑問に正直に答える
申込権が発生した労働者の申込みを、会社は拒否できません。ただし「申込権が発生する前に契約を終了させる（雇止め）」は法律上不可能ではありませんが、重大なリスクを伴います。
雇止めには「雇止め法理」が適用される
有期契約を更新しないことを「雇止め」と言いますが、労働契約法第19条により、一定の要件を満たす有期労働者への雇止めは、客観的に合理的な理由がなければ無効とされます。具体的には、過去の更新実績から「実質的に無期契約と同視できる」関係や、「更新への合理的な期待がある」と認められるケースです。最高裁判例（東芝柳町工場事件、日立メディコ事件など）を根拠とするこの法理は、中小企業でも等しく適用されます。
「不更新条項」を入れれば回避できるは誤解
契約書に「この契約は更新しない」旨の条項（不更新条項）を記載しておけば雇止めが有効になると考える経営者は少なくありませんが、これも単純ではありません。不更新条項があっても、過去に繰り返し更新してきた経緯や業務の継続性があれば、雇止め法理が適用されて無効と判断されるケースがあります。条項を入れる場合は、初回または早期の段階から明確に示し、更新のたびに確認することが必要です。
「専門的知識等を有する有期雇用労働者」の特例
高度専門職（年収1075万円以上の一定の専門業務従事者）や定年後再雇用者については、労働契約法の特例（有期雇用特別措置法）により、申込権発生までの期間が10年に延長される、または適用除外になる制度があります。一般的な中小企業では対象になるケースは限られますが、高度専門職の採用が多い業種では確認する価値があります。
まとめ
無期転換ルールへの対応は、「申込権の発生タイミングを正確に把握する」「労働条件通知書を改正様式に更新する」「無期転換社員用の就業規則を整備する」という3つの軸で進めることが基本です。申込権が発生した労働者の申込みは拒否できませんが、転換後の労働条件は正社員と同一にする義務はなく、別区分として合理的に設計することが可能です。重要なのは「なんとなく対応する」のではなく、契約期間の管理・書面の整備・規程の明文化を一体で進めることです。
「自社の有期社員が何人いて、いつ申込権が発生するか把握できていない」「就業規則をどう整備すればいいか迷っている」という状況であれば、ウェルセンス株式会社ではこうした人事労務の相談に対応しています。一人で抱え込まずに、まず現状を整理するところから一緒に始めることができます。
よくある質問
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