休職の診断書、期限切れたらどう対応すればいい？

「診断書の期限が切れているのに、本人から何も届かない。催促したいけど、病気の人に連絡するのは……」と手が止まったまま、気づけば数週間が経っていた。そんな状況に心当たりはありますか？

休職中の社員への連絡は心理的なハードルが高く、「配慮のつもり」で休職診断書の期限切れを放置してしまいがちです。しかし実務上、診断書の空白期間は社会保険手続きの停滞や休職トラブルに直結します。この記事では、休職診断書の有効期限が切れたときに会社がとるべき対応を、法的な根拠を含めて整理します。

診断書の期限が切れたら、まず状況を確認する

診断書の有効期限が切れたときに最初にすべきことは、「いつまでの診断書が手元にあり、現在何日分の空白があるか」を把握することです。空白の長さによって対応の優先度が変わります。

診断書の「期限」とは何を指すのか

医療機関が発行する診断書には、一般的に「〇年〇月〇日まで加療・休養を要する」という形で期間が記載されています。この日付を過ぎた状態で次の診断書が届いていない場合、会社からみると「現在の病状・休職継続の要否が確認できない空白期間」が生じていることになります。

法律上、診断書の有効期限を定めた条文はありません。あくまで就業規則や会社と本人の合意によって定められた「提出義務の期限」が切れている、という状況です。

空白の期間によって変わる対応の緊急度

空白がどれくらい続いているかによって、取るべきアクションは異なります。

診断書の催促はハラスメントになるのか

結論からいえば、合理的な方法・内容で診断書の更新を求めることはハラスメントにはなりません。むしろ、何もしないことの方が法的リスクが高くなる場面があります。

「催促しない＝配慮」は間違い

休職中の社員に連絡することを「かわいそう」と感じて避ける気持ちは理解できます。しかし、診断書の空白期間を放置することは、次のようなリスクを生みます。

• 「空白期間中は実際には回復していた」と後から本人側に主張される余地を作る
• 傷病手当金の申請書類がそろわず、経理・社会保険手続きが滞る
• 休職期間満了が近づいても病状を把握できず、退職処理の根拠が崩れる

労働契約法第5条は、会社に対して従業員の安全への配慮義務（安全配慮義務）を課しています。休職中であっても労働契約は継続しているため、この義務は残り続けます。本人の状態を把握しようとしないこと自体が、安全配慮義務違反を問われる根拠になりかねません。

ハラスメントになるのはどんな場合か

催促行為がパワーハラスメントとして問題になるのは、内容や方法が不当な場合です。具体的には、「早く復職しないと解雇になる」といった退職を示唆する表現、短期間に繰り返す過剰な連絡、病状の回復を強要するような言い方がこれにあたります。

連絡する際は「病状を確認したい」という切り口ではなく、「傷病手当金の申請や休職延長の手続き上、書類として診断書が必要です」という事務的な必要性を理由にするのが実務上の基本です。誰が連絡するかも重要で、直属の上司ではなく人事担当者（または経営者）が窓口になることが望ましいです。

連絡手段は何が適切か

電話は相手の状態にかかわらず即時の応答を求めるため、精神疾患による休職の場合は特に負荷がかかりやすいとされています。最初の連絡はメールや書面（郵送）にして、「返信や電話連絡は本人が可能なタイミングで構わない」と明記するのが望ましい対応です。緊急性が高い場合でも、まず文書で連絡し、期日を設けて対応を待つという順序を踏んでください。

診断書の更新はいつ・どのくらいの頻度で求めればいいのか

診断書の有効期限が切れた際の診断書の更新頻度は法律で定められておらず、就業規則または会社と本人の合意によって決まります。実務では1〜3ヶ月ごとが一般的です。

就業規則に記載があるかどうかで対応が変わる

就業規則に「休職中は毎月（または2ヶ月ごとなど）診断書を提出する」「提出がない場合は休職事由が消滅したものとみなす」といった条項があれば、会社はその規定に基づいて提出を求めることができます。法的な根拠が明確なため、催促の正当性を説明しやすくなります。

一方、就業規則に規定がない場合でも、労働契約上の信義則（民法第1条第2項）から、本人には合理的な範囲で状況を会社に知らせる義務があると解釈されています。ただしこの根拠は強制力が弱く、トラブルになった場合の対処が難しくなります。就業規則の整備は、休職制度を運用する前提として欠かせません。

傷病手当金の申請スケジュールと合わせると管理しやすい

傷病手当金（健康保険の給付）は、協会けんぽや健保組合に対して原則として1ヶ月単位で申請を行います。この申請には医師の意見書（診断書に相当する記載）が必要になるため、月1回の診断書提出と傷病手当金の申請スケジュールを連動させると、書類管理が整理しやすくなります。手続きの空白も起きにくく、本人にとっても提出のタイミングが明確になるメリットがあります。

診断書が届かないまま休職期間の満了が迫っているケース

診断書の状態が不明なまま休職期間の満了日を迎えることは、退職・解雇トラブルに直結する最も危険な状況です。この場合は通常の催促対応とは別に、より慎重な手続きが必要です。

「自然退職」の条項がある場合のリスク

就業規則に「休職期間満了時に復職できない場合は退職とする」と定めているケースでは、診断書の有無にかかわらず満了日が到来すると、退職扱いの手続きに入ることになります。しかし、本人の病状が把握できていない状態でこの処理を進めると、「復職できる状態だったのに会社が一方的に退職させた」として不当解雇を主張される余地が生まれます。

満了日の少なくとも1〜2ヶ月前には診断書の更新依頼と復職可否の確認を行い、主治医の意見を文書で取得しておくことが不可欠です。

産業医がいる場合と、いない場合の違い

常時50名以上の従業員を抱える事業場では、産業医の選任が義務付けられています（労働安全衛生法第13条）。産業医がいる場合は、主治医の診断書をもとに産業医が就業可否を判断する「産業医面談」のプロセスを経ることができ、復職可否の判断に客観性を持たせることができます。

産業医のいない小規模事業場（従業員50名未満）では、主治医の診断書が唯一の医療的根拠になります。そのため、診断書の空白期間を作らないことと、就業規則で復職可否の判断手順を明文化しておくことが特に重要です。

診断書なしで社会保険・給与処理が止まっているときの対処

診断書の空白が続くと、傷病手当金の申請手続きや休職期間中の給与・社会保険料の処理にも支障が出ます。実害が出ている場合は、より積極的に書類の提出を求める必要があります。

傷病手当金への影響

傷病手当金の申請には、健康保険の申請書類に加えて医師の証明が必要です。本人が申請手続きを行っていない、または医師の証明欄が未記入のまま提出できていない場合、本人の収入が途絶えることになります。会社側が強制的に申請を代行することはできませんが、「申請が遅れると本人の給付が遅くなる」という点を伝えることで、本人が自発的に動くきっかけになります。

給与・社会保険料の処理をどう進めるか

無給休職の場合でも、社会保険料（健康保険・厚生年金）は在籍中は本人負担分・会社負担分ともに発生します。会社負担分を立て替えているケースでは、月次の精算処理が滞ると経理上の問題になります。診断書が届かない期間の対応については、社会保険労務士に相談しながら処理の根拠を記録に残しておくことを推奨します。

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就業規則が整備されていない場合に今すぐできること

就業規則に休職中の診断書提出に関する規定がない場合でも、今すぐできる対応はあります。就業規則の整備と並行して、当面の手続きを進めることが重要です。

書面で合意を取ることで代替する

就業規則に規定がない場合、個別の労働契約書や覚書として「休職中は毎月末までに診断書を提出する」という内容を書面で合意しておく方法があります。休職開始時に本人とこの覚書を取り交わしておけば、後から「提出義務があるとは知らなかった」というトラブルを防げます。すでに休職中で覚書が未作成の場合は、初回の更新依頼の際に合わせて提示することもできます。

就業規則の整備は最優先で進める

休職制度は、就業規則に定めがあって初めて安全に運用できます。診断書の提出頻度・提出がない場合の扱い・休職期間の上限・復職手続きの方法などを明記することで、会社と従業員の双方にとってルールが明確になります。従業員が10名未満の事業場では就業規則の作成義務はありませんが、休職者が発生した段階で整備を急ぐことを強く推奨します。

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