「復職支援プランって、厚労省の様式をそのまま印刷すれば大丈夫ですよね？」——実際に中小企業の人事担当者からよく届く質問です。答えはYesでもあり、Noでもあります。様式の選び方そのものより、「誰が・何を・どこまで記録し・誰と共有するか」の運用設計が整っていないと、書類は揃っているのに対応が属人的なままになってしまいます。本記事では、様式の選び方・保管・情報共有の3テーマを実務に沿って解説します。
職場復帰支援プランの様式は「法定」ではなく「推奨」
厚生労働省の参考様式は使用義務がなく、自社の実態に合わせてカスタマイズして構いません。ただし、記載すべき項目を満たしていることが前提です。
厚労省ガイドラインと様式の位置づけ
厚生労働省が公表している「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」（最終改訂2012年）には、職場復帰支援プランの参考様式が掲載されています。しかしこれはあくまで参考例であり、法定様式ではありません。労働安全衛生法第3条や民法上の安全配慮義務を履行するための実務ガイドラインという位置づけで、様式の書式自体に法的な拘束力はありません。
言い換えると、「厚労省様式を使っていないから違反」ということにはなりませんが、「支援プランが存在しない・内容が著しく不十分」という状態は安全配慮義務の観点から問題になりえます。
そのまま使うと起きやすい問題
参考様式をそのまま使うことは可能ですが、中小企業の実態とずれが生じやすい点があります。たとえば産業医との連携を前提とした記載欄が多く、産業医を選任していない企業（常時50人未満）では空欄だらけになってしまうケースがあります。また、フォローアップのスケジュール欄が「週次・月次」の細かい単位になっており、兼務人事では対応しきれないと感じて形骸化することも少なくありません。
カスタマイズ時に必ず残す記載項目
自社様式を作成・修正する場合でも、以下の項目は省かずに盛り込んでください。これらが抜けると、後のトラブル対応時に経緯を説明できなくなります。
- 復職予定日・試し出勤（リハビリ出勤）の期間と条件
- 業務内容の制限・軽減措置の具体的内容
- フォローアップ面談の頻度・担当者
- 主治医・産業医（または代替専門家）の意見の要旨
- 本人・上司・人事それぞれの役割分担
- 情報共有の同意を得た旨とその範囲
用意すべき書類とその作成タイミング
職場復帰支援プランは1枚の書類ではなく、複数の文書で構成される「書類セット」と理解するのが実務的です。復職判断の前後でそれぞれ作成すべき書類があります。
復職前に揃えるべき書類
復職の可否を判断する前に、以下を揃えます。主治医の診断書（復職可能の判断が記載されたもの）は本人から原本で提出を受け、コピーを手元に保管してください。産業医が選任されていない場合は、主治医の意見書に加えて外部EAP（従業員支援プログラム）機関や産業保健総合支援センターの専門家に相談した記録があると、安全配慮義務の履行証跡として有効です。
復職後のフォローアップ記録
復職後は定期的なフォローアップ面談を実施し、その都度記録を残します。記録には「面談日時・出席者・本人の申告内容・業務軽減の実施状況・次回面談の予定」を最低限含めてください。記録は面談当日または翌営業日中に作成するルールにしておくと、記憶の曖昧さを防げます。
書類セットの全体像
| 書類名 | 作成タイミング | 作成担当 |
|---|---|---|
| 主治医診断書（復職可能の記載） | 復職申請時 | 本人が提出・人事が受領 |
| 産業医または専門家の意見書 | 復職判断前 | 産業医／外部専門家 |
| 職場復帰支援プラン本体 | 復職決定前 | 人事担当・上司・本人で合意 |
| 情報共有同意書 | 支援開始時 | 人事が作成・本人が署名 |
| フォローアップ面談記録 | 復職後の各面談ごと | 面談実施者（人事または上司） |
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記録の保管期間と保管方法
職場復帰支援プランや面談記録には法令上の明示的な保存義務はありませんが、安全配慮義務の証跡として退職後も含め少なくとも5年間の保管が実務上推奨されます。
保管期間の根拠となる法的背景
なぜ5年かというと、民法上の損害賠償請求権の消滅時効が関係します。2020年4月施行の民法改正により、一般債権の消滅時効は「権利を行使できることを知った時から5年」と定められました。また人身損害（精神疾患による損害を含む）については不法行為から起算して「損害及び加害者を知った時から5年」とされています。退職後も請求が来る可能性がある以上、在籍中だけでなく退職後の保管継続が必要です。
参考として、労働基準法第109条による労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の保存義務は「5年（当面3年）」、健康診断個人票は労働安全衛生規則第51条により「5年」と定められています。これらとのバランスからも、復職支援関連書類は5年を目安にすることが合理的です。
産業医の有無による保管場所の分け方
産業医が選任されている場合（常時50人以上の事業場）は、産業医が保管する健康情報と人事が保管する業務記録を明確に分けることが重要です。健康情報は産業医側で管理し、人事側は「支援内容・業務配慮の内容・面談の実施記録」を保管します。産業医がいない場合は人事担当が一元管理することになりますが、施錠できるキャビネットまたはアクセス制限付きのクラウドストレージを使い、他の業務書類と明確に分けて保管してください。
紙とデータの混在を整理する
中小企業では診断書は紙で受領し、面談記録はWordやメモで作成するなど、紙とデジタルが混在しがちです。原本（診断書等）は紙のまま施錠保管、その他の記録はPDF化してファイルサーバーやクラウドに格納するという二層構造にするとアクセス管理と廃棄管理の両方がやりやすくなります。廃棄時は個人情報を含む書類としてシュレッダーまたは専門業者への委託が必要です。
情報共有の範囲を「その場の判断」から「ルール」に変える
復職支援における情報共有の原則は「病名は共有しない、配慮事項は共有する」です。この軸を社内ルールとして明文化しておくことで、毎回の属人的な判断をなくすことができます。
共有してよい情報と共有してはいけない情報
個人情報保護法では、健康情報は「要配慮個人情報」に分類され、第三者への提供には原則として本人の同意が必要です。病名・診断内容・服薬情報はこれにあたり、上司や役員であっても本人の同意なしに共有することはできません。一方で「週3日勤務から始める」「午前中は会議を入れない」「残業は当面禁止」といった業務上の配慮事項は、担当上司が適切に対応するために必要な情報として共有することが認められます。
共有範囲の目安と同意の取り方
情報共有の範囲の目安は以下のとおりです。直属上司・人事担当・（選任されていれば）産業医までが基本線です。役員や他部署への共有は、本人が書面で同意した場合に限定してください。同意書は復職支援開始時に一度取得し、「誰に・何を・どの目的で共有するか」を明記したうえで本人署名をもらう形が標準的な実務です。
同意書は様式がなくても構いません。「私は、以下の情報を記載の関係者と共有することに同意します。共有する情報：業務上の配慮事項（具体的内容）。共有する相手：〇〇部長・人事担当〇〇」という形で文書化し、本人と人事双方が署名した写しを各自保管すれば十分です。
管理職への伝え方の実務
上司に伝える際は「〇〇さんは、しばらくの間、次のような配慮が必要です」という形で業務対応ベースに絞ります。「どういう病気か」は伝えない、「何をどこまで対応してほしいか」を具体的に伝えるという2点を守るだけで、多くのトラブルは防げます。また、上司が対応に迷ったときの相談窓口（人事担当）を明示しておくことで、上司が独自判断で情報を広げるリスクも下がります。
産業医がいない場合の運用調整
常時50人未満の事業場には産業医の選任義務はなく、代替手段を組み合わせて対応することが現実的です。「産業医がいないと復職支援プランは作れない」ということはありません。
主治医意見書の扱い方
産業医がいない場合、主治医の診断書・意見書が判断の中心になります。ただし、主治医は労働環境を直接知らないため、「どのような業務環境に戻るのか」を記載した書面を本人経由で主治医に渡したうえで意見をもらう「情報提供書」の活用が有効です。主治医に職場状況を伝えることで、より実態に即した意見書が得られます。
外部専門家・支援機関の活用
産業保健総合支援センター（各都道府県に設置・無料）では、産業医不在の事業場向けに産業保健スタッフが相談に応じてくれます。また外部EAP（従業員支援プログラム）を契約している場合は、担当カウンセラーや精神科産業医に意見を求めることができます。こうした外部専門家への相談記録も、支援プランの証跡として保管しておくと安全配慮義務の履行を示す資料になります。
専任人事がいない場合の役割設計
兼務人事の場合、「誰が復職支援プランの管理責任者か」を最初に決めておくことが最重要です。役割が曖昧なまま進めると、面談記録が誰のPCにも残っていないという状況が起きます。「人事兼務の〇〇が管理責任者・直属上司がフォローアップ記録の一次作成者・不明点は〇〇に相談」という最低限の役割分担を文書化し、休職発生前に社内で共有しておくと、いざというときの動きが格段に速くなります。
毎回、判断を迷うようなら、外部専門家のスポット相談を活用する方法もあります。主治医意見書の内容判断に不安があれば、臨床知識のある専門家に一度相談しておくと、復職後の安定度が高まります。
まとめ
職場復帰支援プランの運用を整えるポイントは3つです。まず様式については、厚労省の参考様式を使うか自社様式を作るかより「記載すべき項目が揃っているか」を優先してください。次に保管については、法令上の明示的な義務がない書類も安全配慮義務の証跡として5年を目安に保管し、紙とデジタルの保管ルールを整理します。そして情報共有については「病名は共有しない・配慮事項は共有する」を原則に、本人の書面同意を取得したうえで共有範囲をルール化することが重要です。産業医がいない・専任人事がいない中小企業でも、役割と様式と保管ルールを事前に決めておくことで、いざ休職者が出たときに落ち着いて対応できる体制が整います。
人事だけで判断を抱え込むのではなく、復職支援を一度整理した上で、疑問点が出たときに相談できる相手を決めておくことが重要です。ウェルセンス株式会社では、専任人事がいない企業の復職支援プラン整備を、実務に即した形でサポートしています。
よくある質問
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