「今年の住民税の通知書、なんか金額が多くない？」——給与担当として毎年5〜6月に届く特別徴収税額通知書を処理していたら、ある従業員の欄だけ例年より住民税が増えていた。副業しているのかもしれない。でも、どう対応すればいいか分からない。確認していいのか、放置してもいいのか、従業員から「普通徴収に切り替えてほしい」と言われたらどうすればいいのか。専任人事のいない会社では、こうした場面で立ち止まってしまうことが少なくありません。この記事では、住民税の仕組みから会社として答えられる範囲まで、実務に即して整理します。
副業が「バレる」のはなぜか——住民税の仕組みから理解する
副業の発覚は、多くの場合、住民税の通知書がきっかけです。その理由は、住民税の計算が前年の「全所得」をもとに行われ、その結果が会社に届く仕組みになっているためです。
住民税は「前年の全所得」で計算される
住民税は、前年1月〜12月の全ての所得を合算した金額をもとに算出されます。本業の給与に加えて、副業で得た事業所得・雑所得・給与所得（アルバイト等）が加われば、その分だけ住民税の総額が増えます。翌年の5〜6月、市区町村からその金額が会社に通知されます。
特別徴収と普通徴収——二つの納付方法
住民税の納付方法には、大きく二種類があります。
- 特別徴収：会社が毎月の給与から天引きして市区町村に納める方式。給与所得者には原則この方式が適用されます。
- 普通徴収：本人が年4回に分けて直接納付する方式。給与所得者には原則適用されませんが、副業収入（給与以外の所得）については、確定申告時に「自分で納付」を選択することで分離納付できる場合があります。
副業がある従業員が確定申告をすると、副業分の所得が本業の給与に加算され、住民税額が増えます。その通知が会社に届いた際、担当者が「なぜこの人だけ増えているのか」と気づくことで、副業の存在が発覚するのです。
普通徴収を選べば確実に「バレない」か
確定申告書には「給与・公的年金等に係る所得以外の所得に係る住民税の徴収方法」を選ぶ欄があります。ここで「自分で納付（普通徴収）」を選ぶと、副業分が分離され、会社への通知に上乗せされない場合があります。ただし、これが確実な回避策になるとは限りません。自治体によっては給与所得がある場合に普通徴収を認めず一本化してしまうケースがあり、副業分が特別徴収に含まれて通知されることもあります。「普通徴収にすれば絶対バレない」という認識は誤りです。
会社に届く「特別徴収税額通知書」の見方と対応手順
毎年5〜6月に市区町村から届く「給与所得等に係る市民税・都道府県民税 特別徴収税額の決定通知書（特別徴収義務者用）」は、従業員ごとに月割りの住民税額が記載されています。金額の変動に気づいたとき、どう対応するかが実務上の焦点です。
通知書で「金額が増えている」と気づいたとき
前年と比べて住民税額が大きく増えている従業員がいた場合、考えられる主な理由は次の通りです。
- 給与の昇給や賞与の増加
- 副業・兼業による所得の増加
- 株式・不動産など投資所得の発生
- 退職金・一時金など一時的な収入
住民税が増えた理由を会社側が通知書だけで断定することはできません。副業と決めつけて従業員に詰め寄ることは、プライバシーの侵害や職場環境の悪化につながるリスクがあります。
通知書を受け取った後の実務的な流れ
通知書が届いたら、まず各従業員の月割り税額を給与システムに反映させます。これは会社の義務です（地方税法第321条の3・第321条の4）。金額が増えていても、特段の事情がない限り、その額をそのまま天引きして納付するのが正しい処理です。副業かもしれないと思っても、通知書の処理自体は淡々と進めましょう。副業禁止規定の確認は、あくまで別の話として切り離して考える必要があります。
「普通徴収に切り替えてほしい」と従業員に言われたら
従業員から「副業分の住民税は自分で払いたいので、普通徴収に変更してほしい」と申し出られた場合、原則として会社はこれに応じる義務はありません。
会社に特別徴収の義務がある
給与を支払う事業者は、一定の要件を除き従業員の住民税を特別徴収することが法律（地方税法）で義務付けられています。従業員の希望だけを理由に普通徴収へ切り替えることは、原則できません。例外として認められているのは、退職・休職・給与額が少なく税額を天引きできない場合など、限られた事由に限られます。
従業員への答え方——どこまで説明するか
申し出があった場合の対応として、「住民税は法律上、給与からの特別徴収が原則となっているため、会社としては対応が難しい状況です」と説明するのが適切です。副業分の住民税を普通徴収にしたい場合は、確定申告の段階で「自分で納付」を選択する方法があります。ただし自治体によっては認められない場合もあることを伝えたうえで、詳細は税務署や税理士に確認するよう案内しましょう。会社が税務的な個別アドバイスをする必要はありません。
従業員から住民税・副業について問い合わせを受けたとき——答えてよい範囲の整理
兼務人事担当者が最も悩むのが、「どこまで答えてよいか」という線引きです。仕組みの説明は問題ありませんが、個人情報の領域や法的判断の領域には踏み込まないことが原則です。
答えてよい内容・踏み込まない内容
| 答えてよい（事務的説明の範囲） | 踏み込まない（個人情報・専門判断の領域） |
|---|---|
| 特別徴収の仕組みの説明 | 副業先の業務内容や報酬の詳細の詮索 |
| 通知書に記載の税額は変更できない旨の説明 | 「なぜ住民税が増えたのか」の原因究明 |
| 確定申告の手続きは税務署・税理士へ案内 | 副業の内容・収入額の確認 |
| 就業規則の副業に関する規定の案内 | 個別の懲戒処分の可否判断 |
「副業していますか？」と聞いてもよいか
副業禁止規定がある会社であれば、規定の遵守を確認することは就業規則上の管理として成り立ちます。ただし、住民税の金額増加だけを根拠に「副業しているのでは？」と決めつけて問い詰めるのは慎重であるべきです。住民税が増える理由は副業以外にも複数あります。副業禁止規定の遵守確認を行う場合は、全従業員に対して公平な形で自己申告を求めるなど、特定個人を狙い打ちにしない方法が望ましいです。
判断が迷う状況が続くなら、実際の従業員の状況や就業規則について、専門家に相談することで対応の方向性が明確になります。
副業が発覚した場合——懲戒処分を検討する前に確認すること
副業していたことが判明した従業員に懲戒処分を検討する場合、就業規則の規定だけで判断するのは危険です。副業禁止規定があっても、一律に懲戒処分が有効になるわけではありません。
厚労省ガイドラインと判例の方向性
厚生労働省は2018年に「副業・兼業の促進に関するガイドライン」を策定し、2022年に改定しています。このガイドラインでは、副業・兼業を原則推進する立場を明確にしています。裁判例においても、副業それ自体を一律禁止・懲戒の根拠とすることには慎重な解釈が示されています。具体的には、「会社の業務に実際の支障が生じた」「競業避止義務に違反した」「会社の信用・名誉を著しく傷つけた」といった実害が認められない限り、副業を理由とした懲戒解雇は有効と認められにくい傾向があります。
処分を検討する前に確認すべきポイント
副業が発覚した場合にまず確認すべきことは、次の点です。就業規則に副業禁止規定が明文化されているか。その規定が従業員に周知されていたか。副業の内容が、会社の業務に支障を与えるものだったか。競合他社への従事や機密情報の漏洩など、実害につながる行為があったか。これらを丁寧に確認せずに懲戒処分を進めると、不当解雇・不当処分として争われるリスクがあります。処分の前に、社会保険労務士や弁護士への相談を強くお勧めします。
副業対応を属人化させないための社内体制づくり
住民税の通知書処理から副業発覚時の対応まで、専任人事のいない会社では担当者一人に判断が集中しがちです。対応を標準化することで、担当者の迷いと会社のリスクを同時に減らせます。
就業規則の整備と周知の見直し
副業禁止の会社でも副業容認の会社でも、まず就業規則の副業に関する規定が現状に即しているかを確認しましょう。禁止する場合は「どのような理由で禁止するか」を明示し、容認する場合は「事前申告・届け出のルール」を設けることで管理の根拠が生まれます。規定の存在を従業員に周知していなければ、就業規則が機能しません。入社時の説明や定期的な確認の機会を設けることが重要です。
住民税通知書の処理ルールを文書化する
毎年5〜6月の特別徴収税額通知書の受取・入力・納付の流れを、簡単なチェックリストとして文書化しておくと、担当者が変わっても対応がぶれません。「金額が大きく変わっていた場合の対応フロー」も合わせて整備しておくと、迷ったときに立ち返れる基準ができます。これは専任人事がいない会社ほど効果的な仕組みです。
まとめ
副業と住民税の関係は、仕組みを理解すれば会社としての対応の輪郭が見えてきます。毎年届く特別徴収税額通知書に金額の変動があっても、それだけで副業と断定することはできません。従業員から普通徴収への切り替えを求められた場合も、原則として会社に対応義務はありません。副業が発覚した際の懲戒処分については、就業規則の規定があるだけでは不十分で、実害の有無や規定の周知状況を踏まえた慎重な判断が必要です。
「住民税の通知書を見て、副業しているかもしれない従業員がいる」「副業禁止規定をどう整備すればいいか分からない」「発覚後の対応に迷っている」「一人で判断するのが不安」——こうした状況では、専門家に相談することで対応が明確になります。ウェルセンス株式会社では、専任人事のいない成長企業の人事労務課題を一緒に整理するサポートを行っています。具体的な状況をお聞きしながら、次に取るべき対応を一緒に考えます。まずは気軽にご相談ください。
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