傷病手当金を直接申請された場合の会社対応と情報管理のポイント

「社員が休職中に、傷病手当金を直接申請していたらしい——でも、会社として何かしなければいけないことはあったのか？」休職者の対応に慣れていない中小企業の担当者が、こうした状況に直面することは珍しくありません。制度の仕組みを正しく知らないまま対応すると、給与処理のミスや社員との不要なトラブルにつながることもあります。この記事では、傷病手当金の直接申請と会社経由申請の違い、会社側の実務対応、情報管理のポイントを整理します。

傷病手当金の「直接申請」は制度上、適法な手続き

社員が会社を通さずに傷病手当金を申請することは、健康保険法上まったく問題のない行為です。「会社に黙って申請した」という解釈は誤りで、会社経由はあくまで実務上の慣行に過ぎません。

直接申請が認められている法的根拠

傷病手当金は、健康保険法第99条に基づく保険給付です。給付を受ける権利を持つのは被保険者（社員本人）であり、保険者（協会けんぽや健康保険組合）に対して直接申請することは制度上当然に認められています。法律のどこにも「会社経由でなければならない」とは定められていません。

「会社経由」はなぜ慣行として広まったのか

かつて申請書類の取りまとめや提出を会社の総務・人事が代行するケースが多かったことから、「会社を通すもの」という認識が定着してきました。しかし、近年は協会けんぽがWebや郵送による直接申請の環境を整備しており、社員が自分で手続きを進めるケースも増えています。会社経由が「正式」で直接申請が「例外」という考え方は、すでに実態とかけ離れています。

直接申請を選ぶ社員の背景

社員が直接申請を選ぶ理由はさまざまです。「手続きを自分でコントロールしたい」「休職の経緯を会社にあまり知られたくない」「会社に手間をかけたくない」といった心理的な理由のほか、単純に「直接申請できると知らなかった」ケースもあります。いずれも不正行為とは無関係であり、会社側がそれを咎める根拠はありません。

会社側が対応すべき「事業主記載欄」の役割

直接申請であっても、傷病手当金支給申請書の「事業主記載欄」への記入は原則として会社が担う必要があります。ここを省いたり拒否したりすると、申請書類の不備につながり、社員の受給が遅れるリスクがあります。

事業主記載欄に書く内容とは

申請書は大きく、被保険者記載欄（社員本人）、療養担当者記載欄（医師）、事業主記載欄（会社）の3パートで構成されています。事業主記載欄には、社員が療養のために休んだ期間と、その間の賃金支払い状況（有給消化の有無・休職手当の支給額など）を記入します。この情報は給付額の算定に直接関係するため、正確な記入が求められます。

記入を求められた場合の会社の対応

社員または協会けんぽから事業主記載欄への記入を求められた場合、会社は正当な理由なく拒否することはできません。休職期間・賃金支払いの有無は会社にしか把握できない情報であり、記入を怠ると社員の受給に支障が生じます。「知らなかった」「担当者が不在だった」という状況を避けるために、休職発生時点で誰が対応するかを決めておくことが重要です。

事業主欄なし申請という例外的取り扱い

協会けんぽでは、「事業主の証明が受けられない場合」に限り、事業主記載欄を省略した申請を例外的に受け付けることがあります。この場合、社員が別途、休職期間を証明できる書類（会社からの通知文書など）を代わりに添付する形になります。ただしこれはあくまで例外であり、会社が協力できる状況であれば通常通り記入するのが原則です。

給与支払いとの調整で生じる実務リスク

傷病手当金は、休職中に給与が支払われている場合、その額に応じて支給が停止または減額されます。会社が給与支払い情報を正確に把握・記入しないと、過払いや返還請求という実務上のトラブルに発展することがあります。

給与と傷病手当金の調整ルール

健康保険法第108条により、同一期間に給与が支払われた場合、傷病手当金は給与額の範囲で支給停止・減額されます。たとえば有給休暇を消化している期間は給与が支払われているため、その期間は傷病手当金は受け取れません。一方、完全に無給の休職に入った時点から受給が始まります。この線引きを会社が事業主記載欄に正確に記入することで、給付額が正しく計算されます。

記入ミスが引き起こす過払い・返還リスク

会社が誤った賃金支払い情報を記入した場合、協会けんぽが傷病手当金を過払いする可能性があります。過払いが判明した際には返還請求が発生し、社員・会社の双方に余計な負担が生じます。「有給消化中なのに無給と記入してしまった」「特別休職手当を支払っていたのに賃金なしと記入した」といったミスは、書類確認の不備が原因で起こりがちです。

社会保険料の立替管理との連動

休職中も社会保険料（健康保険・厚生年金）の被保険者負担分・会社負担分は発生します。休職者に給与支払いがない場合、会社が社員分の保険料を一時的に立て替え、復職後に精算するケースが一般的です。この立替管理をきちんと行うためにも、「いつから無給になったか」「傷病手当金の受給開始はいつか」という情報を把握しておく必要があります。

受給期間の通算管理——2022年改正を踏まえた注意点

2022年1月の健康保険法改正により、傷病手当金の支給期間のカウント方法が変わりました。この変更を理解していないと、復職・再休職のタイミングで社員に誤った情報を伝えてしまうリスクがあります。

改正前後の違い

会社が把握すべき「受給開始日」の重要性

社員がいつから傷病手当金を受給し始めたかを会社が把握していないと、復職後に再休職した際の残余受給期間を正しく計算できません。社員が「まだ受給できる」と思っているのに、実は通算1年6ヶ月に達していた——というケースも起こりえます。復職支援や就業規則上の休職期間設計と傷病手当金の受給期間を連動させるためにも、受給開始日は休職対応の記録として残しておくことが重要です。

退職後の受給権についての確認

退職後も一定の条件を満たせば傷病手当金を継続受給できる場合があります（資格喪失後の継続給付）。社員が退職を検討している場合、受給期間の残余や退職後の受給条件を誤って伝えると、社員が不利益を被ることがあります。詳細は協会けんぽや社会保険労務士に確認するよう促すのが、会社としての適切な対応です。

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情報管理と社内体制の整備——小規模企業が今すぐできること

専任の人事担当者がいない企業では、休職者対応の情報が属人化しやすく、直接申請の有無すら把握できない状態になりがちです。仕組みをシンプルに整えるだけで、こうしたリスクは大幅に減らせます。

休職発生時に確認・記録しておくべき情報

休職に入る際、以下の情報を会社側の記録として残しておくことを推奨します。社員のプライバシーに配慮しつつ、実務判断に必要な最低限の情報を把握しておくことが大切です。

• 休職開始日・期間（就業規則に定める休職期間との照合）
• 有給消化の有無とその期間
• 無給開始日（傷病手当金の受給開始日の目安）
• 休職中の賃金支払い状況（特別手当の有無を含む）
• 社会保険料の立替開始日と精算方法
• 傷病手当金の申請方法（会社経由か直接申請か）の確認

直接申請を選んだ社員への対応姿勢

社員が直接申請を選んだ場合、「なぜ会社を通さなかったのか」と問い詰めることは避けてください。制度上問題のない行為に対して追及することは、社員との信頼関係を損ない、ハラスメントリスクにもつながります。会社としては「事業主記載欄への記入協力が必要な場合は連絡してほしい」という姿勢を伝えるに留めるのが適切です。

就業規則・休職規定の整備状況による対応の違い

就業規則や休職規定が整備されている企業では、休職期間の上限・復職条件・社保料の取り扱いがルール化されているため、傷病手当金の受給期間との整合性を確認しやすい状況にあります。一方、休職規定が未整備の企業では、個別対応が積み重なり、社員間で扱いに差が生じるリスクがあります。まずは「休職に関するルールを1枚の社内メモとしてまとめる」ことから始めるだけでも、担当者の判断ミスを減らす効果があります。

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