休職中の社員が亡くなったら会社がすべき7つの手続き

「社員が亡くなった」という連絡を受けた瞬間、頭が真っ白になった——そういう経験をされた方もいるでしょう。深い悲しみの中でも、会社には期限の定められた行政手続きが複数あります。しかも休職中の死亡は、通常退職とは異なる論点が加わるため、何から手をつければいいか迷いやすい。この記事では「まず何をするか」の順番を軸に、遺族への案内まで含めて、休職中の社員が亡くなった場合の手続きを整理します。

休職中の死亡は「在籍中死亡」として扱う

休職中に亡くなった場合は、退職後に死亡した場合と異なり、在籍中の死亡（在職死亡）として扱います。この区別は、受けられる給付の種類と請求先に直接影響するため、最初に押さえておく必要があります。

退職後死亡との違い

退職後に死亡した元社員については、退職日時点での資格喪失が起点となり、在職中と異なる手続きフローをたどります。一方、休職中はあくまで雇用関係が継続しているため、死亡日が資格喪失日の基準となります。傷病手当金を受給していた場合も、死亡日をもって受給資格が終了します。

業務起因性がある場合は労災ルートも確認する

メンタル不調や過労による休職で、その疾病が業務と因果関係があると認められる可能性がある場合は、健康保険の給付とは別に労働者災害補償保険（労災保険）の適用が問題になります。労災認定されると遺族補償年金・葬祭料の支給対象となり、健康保険の埋葬料とは選択関係になることがあります。「業務との関連は考えにくい」と決めつけず、労働基準監督署に相談することを検討してください。

専任人事がいない場合の体制づくり

20〜50名規模の企業では、経営者や総務兼任担当者が一人で対応するケースが多いはずです。手続きの窓口が年金事務所・ハローワーク・市区町村・健保組合と分散しているため、後述する手続き一覧表を印刷して「完了／未完了」をチェックしながら進めることをおすすめします。

死亡確認後まず動く社会保険・雇用保険の手続き

訃報を受けたら、最も期限が短い社会保険・雇用保険の資格喪失届を最優先で処理します。健康保険・厚生年金は死亡日の翌日から5日以内、雇用保険は10日以内が法定の目安です。

健康保険・厚生年金の資格喪失届

「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を作成し、死亡日の翌日から5日以内に年金事務所（または健康保険組合）へ提出します。添付書類として死亡を確認できる書類（住民票の除票など）が必要になる場合があります。被扶養者（配偶者・子など）がいる場合は同時に被扶養者の異動届も提出が必要です。なお被扶養者はこの手続きによって健康保険の資格を失うため、国民健康保険への加入など次の手続きを遺族に案内することが会社の重要な役割です。

雇用保険の資格喪失届

「雇用保険被保険者資格喪失届」をハローワークへ死亡日の翌日から10日以内に提出します。死亡の場合は失業給付を受ける本人が存在しないため、離職票の発行は不要です。離職票を作成してしまうと事務処理が煩雑になるため、死亡であることを明確に申告してください。

住民税特別徴収の終了届

給与から住民税を天引き（特別徴収）していた場合は、給与支払いの終了に伴い市区町村へ異動届（「給与所得者異動届出書」）を提出します。未徴収の住民税がある場合は、遺族（相続人）への普通徴収への切り替えまたは一括徴収の対応が必要になります。期限は市区町村によって異なりますが、死亡を知った日から速やかに対応するのが原則です。

給与・未払い賃金・傷病手当金の精算

行政手続きと並行して、金銭の精算を行います。未払い給与や賃金は遺族（相続人）に支払う義務があり、傷病手当金の過払いがある場合は返還処理が必要です。

死亡月の給与と未払い賃金の支払い

死亡日までの日割り給与、未払いの残業代・有給休暇の買取（就業規則に定めがある場合）などを計算し、遺族（相続人）に支払います。民法上、未払い賃金は相続財産の一部となるため、原則として相続人に支払うことになります。相続人が複数いる場合でも、実務上は配偶者など主たる遺族の代表口座に振り込むことが多いですが、後のトラブルを防ぐために誰に支払うかを確認しておくことが重要です。

傷病手当金の受給状況を確認する

休職中に傷病手当金（健康保険から支給される所得補償給付）を受給していた場合、死亡日以降の期間について過払いが生じていないか確認します。傷病手当金は「労務不能の期間」に対して支給されるため、死亡により受給資格は消滅します。健保組合または協会けんぽと連絡を取り、返還が必要な金額と手続き方法を確認してください。なお、死亡日以前の未払い分については「未支給の傷病手当金」として遺族が請求できる場合があります。

弔慰金・退職金の社内手続き

就業規則や弔慰金規程に定めがある場合は、弔慰金・慶弔見舞金の支給手続きを行います。弔慰金は一般的に非課税の取り扱いができますが、金額や受取人の要件について税理士に確認することをおすすめします。退職金制度（中退共・確定拠出年金等）がある場合は、それぞれの制度に従って遺族への請求案内を行ってください。

遺族に案内すべき給付と書類

会社が手続きするものとは別に、遺族自身が請求しなければならない給付が複数あります。会社が案内しなければ遺族が存在を知らないまま時効を迎えるリスクがあるため、書面または口頭で丁寧に伝えることが大切です。

案内が必要な主な給付の一覧

埋葬料と埋葬費の違い

「埋葬料」は被保険者に生計を維持されていた家族が請求するもので、定額5万円が支給されます。一方「埋葬費」は生計維持関係にある家族がいない場合に、実際に埋葬を行った人が上限5万円の実費を請求するものです。多くのケースでは「埋葬料」に該当しますが、独身の社員で遠縁の親族が葬儀を行ったケースなどは「埋葬費」になることがあります。会社は状況を確認した上でどちらを案内するかを判断してください。

被扶養者の健康保険切り替えも忘れずに案内する

社員の死亡により被扶養者の健康保険資格も失われます。遺族は14日以内に国民健康保険への加入手続きを市区町村窓口で行う必要があります。このことを会社から案内しないと、遺族が無保険状態になるリスクがあります。一言「健康保険の切り替えが必要です」と伝えるだけでも大きな助けになります。

遺族への連絡・書類案内のタイミングと伝え方

行政手続きとは別に、「誰が」「いつ」「何を」遺族に伝えるかを会社として整理しておく必要があります。悲しみの中にある家族への配慮と、実務的な情報伝達を両立させることが求められます。

初回連絡では手続きの話を詰め込みすぎない

訃報の直後は、まず弔意を伝えることを優先してください。初回の電話やご自宅への訪問でいきなり書類の話を始めると、遺族に「会社は手続きしか考えていない」という印象を与えかねません。目安として、葬儀から数日後に改めて連絡の機会を設け、「手続きについてご案内したいことがございます」と一言断ってから話を進めると、受け取られ方が変わります。

案内書類はまとめて書面で渡す

遺族に伝える手続きが複数ある場合、口頭だけでは混乱を招きます。「会社がお渡しする書類・案内一覧」として紙ベースでまとめ、渡すタイミングを一度に集約する方法が親切です。具体的には、源泉徴収票・雇用保険被保険者証（手元にある場合）・各種給付の案内文（協会けんぽのパンフレット等）・弔慰金支給の説明文書などを一つの封筒にまとめて準備します。

担当窓口を遺族に明示する

「何かご不明な点があれば、こちらにご連絡ください」と担当者名と連絡先を書面で明示することで、遺族は安心して後から質問できます。窓口が不明確だと、遺族が複数の部署に問い合わせることになり、会社・遺族双方にとって負担が増えます。中小企業では経営者や担当者が直接対応することが多いですが、その場合も書面で残しておくことをおすすめします。

🔗 複数の法令をまたぐ判断が必要な場合は、早めに専門家へ相談することをおすすめします。 →

手続き漏れを防ぐためのチェックリスト

休職中の社員が亡くなった際に会社が行うべき手続きは、一人で全体像を把握するのが難しいほど多岐にわたります。以下の項目を順番に確認することで、漏れを防ぐことができます。

優先度別に整理した確認ポイント

• 数日以内に対応：健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届（年金事務所へ5日以内）
• 数日以内に対応：雇用保険被保険者資格喪失届（ハローワークへ10日以内、離職票不要）
• 1〜2週間以内：住民税特別徴収の異動届（市区町村）
• 1〜2週間以内：死亡月の給与・未払い賃金の計算と遺族への支払い
• 1〜2週間以内：傷病手当金の過払い確認（健保組合・協会けんぽと連絡）
• 速やかに：弔慰金・退職金の社内手続き（就業規則・規程に従う）
• 遺族への案内：埋葬料・遺族厚生年金・被扶養者の健康保険切り替えの書面案内

業務起因性が疑われる場合の追加確認

休職の原因が長時間労働・ハラスメント・強いストレスを伴う業務であった場合は、業務起因性の有無を労働基準監督署に相談することを検討してください。労災認定された場合は、遺族補償年金・葬祭料の支給など、健康保険とは別のルートで遺族が給付を受けられる可能性があります。「業務との関係はないはず」と会社が判断して案内しないことは避け、少なくとも選択肢として遺族に伝えることが誠実な対応です。

就業規則・規程の整備状況による対応の違い

弔慰金規程・退職金規程・慶弔規程が整備されている会社は、それに従った手続きを進めることができます。一方、規程が整備されていない場合は都度判断が必要になり、後から「他の社員との差がある」というトラブルに発展するリスクもあります。今回の対応を機に、就業規則や弔慰金規程の整備を検討することをおすすめします。

対応を一人で抱え込むと、漏れやミスが生じやすいものです。複数の法令をまたぐ判断が必要な場合は、専門家へ早めに相談することで、後のリスク回避につながります。

よくある質問