休職中面談の進め方｜聞くべきこと・記録方法まで

「休職中の社員に連絡したいけれど、何を聞けばいいかわからない」「面談で余計なことを言って悪化させてしまったら…」——そんな不安から、結果的に休職者を放置してしまっているケースは少なくありません。しかし、適切な関わりのない休職は、復職の遅れやトラブルにつながります。この記事では、休職中面談で聞くべきこと・避けるべきこと・記録の残し方まで、実務で即使えるポイントをわかりやすく解説します。

休職中面談はなぜ必要なのか

放置は会社リスクになる

休職中の社員と連絡を取らずにいることは、一見「本人のためを思って」のように感じられますが、法的には問題が生じる可能性があります。労働契約法第5条では、会社は休職中であっても従業員の「生命・身体の安全への配慮義務（安全配慮義務）」を負い続けます。定期的な状況確認を怠り、復職支援を十分に行わなかったとして、復職拒否や休職期間満了退職が無効とされた裁判例も存在します。

「連絡したら迷惑かも」という気持ちは自然ですが、全く関わらない「放置」こそが、会社・本人双方にとってリスクになるのです。

面談は「業務指示」ではなく「安全配慮」として設計する

一方で、休職中面談の目的や頻度を誤ると「療養妨害」や「ハラスメント」として問題になるケースもあります。重要なのは、面談を「業務の確認」や「復帰の催促」として行うのではなく、あくまで「会社として本人の状態を把握し、必要な支援を継続するための安全配慮」として位置づけることです。

この意識の違いが、休職中面談で聞くべきこと・言ってはいけないことの判断基準にもなります。

就業規則に面談協力の根拠を持たせる

面談への協力義務や定期報告義務は、就業規則の休職規定に明記しておくことが理想です。規定がなければ、面談を「義務」として求める法的根拠が弱くなり、本人が拒否した場合に対応が難しくなります。まだ規定が整備されていない場合は、この機会に見直しを検討してください。

休職中面談を3つのフェーズで設計する

休職初期（開始〜1ヶ月）：状況把握と不安解消

休職直後は、本人も状況の変化に不安を抱えていることが多い時期です。この段階では、「治療に専念できる環境を整えること」が最優先です。確認すべき内容は主に以下のとおりです。

• 主治医への受診状況（受診できているか）
• 今後の連絡手段・頻度の合意（メール・電話・LINE等）
• 傷病手当金の申請手続きの案内と書類確認
• 休職期間・給与・保険料の扱いについての説明

この時期は「業務の話」は一切しないことが基本です。「引き継ぎはどうなっている？」「あのプロジェクトが心配で…」といった発言は、療養の妨げになります。

療養中期（月1回程度）：状態のモニタリング

療養が進む中期フェーズでは、月1回程度の定期連絡が目安です。長くなりすぎず、15〜20分程度を上限にするとよいでしょう。休職中面談でこのフェーズに確認する内容の例を以下に挙げます。

• 通院の継続状況（「受診は続けられていますか？」程度の確認）
• 生活リズムの概況（「ある程度規則的に起きられていますか？」など）
• 外出や軽い活動ができているか
• 復職への気持ちに変化はあるか

診断名や処方薬の内容などの詳細な病状は、原則として主治医の意見書・診断書を通じて把握します。休職中面談の場で直接聞くことは、個人情報保護の観点からも慎重にすべき領域です。

復職前（復職予定の1〜2ヶ月前）：復職判断と職場復帰支援プランの策定

復職が視野に入ってきたフェーズでは、より具体的な確認が必要になります。主治医から「復職可」の診断書が出た段階で、会社として独自に復職可否を確認するプロセスを踏むことが重要です。確認すべき主なポイントは以下のとおりです。

• 通勤できる体力・生活リズムが整っているか（例：毎日同じ時間に起きられているか）
• 職場に対する不安・懸念の有無
• 復帰後の業務内容・量の調整についての本人意向
• 試し出勤（リハビリ出勤）の希望・可否

産業医がいない場合でも、休職中面談でこれらを確認し記録しておくことが、後のトラブル防止につながります。

聞いていいこと・聞いてはいけないことの境界線

就業管理上の必要範囲として聞いていいこと

以下は、会社が安全配慮義務を果たすために確認が認められる範囲です。

• 通院・療養が継続できているか（「はい/いいえ」程度の確認）
• 復職への本人の意向・気持ち
• 日常生活リズムの概況（睡眠・外出の有無など）
• 傷病手当金や各種書類手続きの状況

いずれも「管理のため」ではなく「支援のため」のトーンで確認することが大切です。「確認させてください」より「困っていることがあれば教えてください」というスタンスが、本人の安心感につながります。

慎重に扱うべき情報

以下の情報は、本人が自発的に話す場合は聞いても構いませんが、会社側から積極的に尋ねることは控えましょう。

• 具体的な診断名・病名（主治医意見書で確認するのが原則）
• 服用薬の内容・変更状況
• 家族の状況・経済的な心配ごと

これらは個人情報保護法上の「要配慮個人情報」に当たる場合もあります。本人の同意なく他部門・上司へ共有することは原則NGです。

絶対に言ってはいけないこと

次のような発言は、たとえ悪意がなくても本人へのプレッシャーとなり、療養を妨害するリスクがあります。訴訟・ハラスメント認定につながった事例もあるため、必ず避けてください。

• 「いつ戻ってこられますか？」と期日を迫る
• 「○○さんの分の仕事が滞っています」と罪悪感を生む発言
• 「みんな待っているよ」といった、一見激励に見えるプレッシャー
• 在職中の業務進捗の確認や引き継ぎの催促

「元気になってから戻ってきてください」「何か困ったことがあればいつでも連絡してください」——このような短い言葉で十分です。

休職中面談の記録の残し方と管理ルール

記録に残すべき項目

面談後は、必ず記録を残しましょう。口頭だけのやり取りは「言った・言わない」のトラブルの温床になります。記録すべき基本項目は以下のとおりです。

• 面談日時・方法（電話/対面/オンライン）
• 対応者名（会社側）
• 本人の近況（通院状況・生活リズムの概況）
• 本人が伝えた復職に関する意向・希望
• 次回面談の予定
• 会社側が行ったフォロー（書類送付・案内等）

文章でなくても、箇条書きで構いません。重要なのは「事実」を残すことで、感想や評価（「今日は状態が良さそうだった」など）は記録に含めないよう注意してください。

記録の管理と閲覧範囲

休職中面談の記録には休職者の健康情報が含まれるため、閲覧できる範囲を明確にする必要があります。原則として「人事担当者のみが管理・閲覧できる」体制を作ることが求められます。直属の上司や他部門への共有は、就業上の措置に必要な最小限の範囲にとどめ、本人の了承を得ることが理想です。

小規模企業では兼務担当者が管理することが多いと思いますが、パスワード付きのフォルダや専用のスプレッドシートで管理するなど、アクセス権限を限定する工夫をしてください。

休職中面談の記録テンプレート例

以下は、実務で使えるシンプルな記録テンプレートの例です。

復職判断の進め方と確認ポイント

主治医の診断書だけで判断しない

主治医が「復職可」と記載した診断書は、あくまで「医療的な観点から療養の必要性が低下した」という判断です。「元の職場で元の仕事量をこなせる状態か」を判断するのは会社の役割です。診断書を受け取ったら、それをもとに会社側でも以下の点を確認しましょう。

• 毎日同じ時間に起きて通勤できる体力・生活リズムが整っているか
• 集中力・判断力が業務に支障のないレベルまで回復しているか
• 職場・人間関係に対する極度な不安・回避がないか

これらは主治医への情報提供依頼書（産業医がいる場合は産業医意見）として確認するのが理想ですが、休職中面談の中で本人から概況を確認することも有効です。

試し出勤（リハビリ出勤）の活用

復職前の段階として、「試し出勤（リハビリ出勤）」制度を設ける会社が増えています。正式な復職ではなく、短時間・軽作業から職場に慣れていくプロセスです。試し出勤の期間を経ることで、本人・会社双方にとって復職可否の判断材料が増え、フルタイム復帰後の再休職リスクを下げる効果があります。

ただし、試し出勤中の給与・労災の扱いは就業規則の整備が必要なため、事前に確認・整備しておくことが重要です。

職場復帰支援プランを文書で合意する

復職が決まったら、「職場復帰支援プラン」を書面で作成し、本人・上司・人事で合意しておきましょう。プランに含めるべき内容の例を挙げます。

• 復職日・勤務形態（時短・フレックス等）
• 最初の業務内容・量の目安
• 定期的なフォローアップ面談の頻度
• 再度不調が現れた場合の対応手順

口頭だけで進めると、後から「そんな話は聞いていない」というトラブルになりがちです。シンプルな書式でよいので、双方の署名・押印（または電子的な合意）をもって共有しましょう。

よくある質問