「有給休暇は取れていると思うけど、実際に5日ちゃんと取得させているか、正直自信がない」——専任の人事担当者がいない中小企業では、こうした不安を抱えたまま日々の業務をこなしている経営者・人事担当者が少なくありません。2019年4月から始まった年次有給休暇の取得義務化は、従業員数に関係なく全企業に適用されます。違反すれば30万円以下の罰金という罰則もあります。この記事では、今すぐ実践できる対応手順を、法的なポイントと職場風土の改善まで含めて整理します。
年5日取得義務の「対象と罰則」を正確に把握する
年5日取得義務の対象は「年10日以上の有給が付与されるすべての労働者」です。正社員だけでなく、パートタイムや契約社員も含まれます。まずここを正確に理解しておくことが、適法な管理の出発点になります。
どの従業員が対象になるか
年次有給休暇は、入社6か月後から発生し、週所定労働日数に応じて付与日数が変わります。週5日勤務（フルタイム）の場合、入社6か月で10日付与されるため、ほぼすべての正社員が対象です。パートタイム労働者は週所定労働日数が少ないほど付与日数が減りますが、週4日以上勤務の場合は6か月後に7〜10日付与されるため、要件を満たすケースも多くあります。「正社員だけ管理しておけばいい」という思い込みは、この時点で危険です。
違反した場合の罰則と「労基署は来ない」という誤解
年5日取得義務に違反した場合、労働基準法第120条に基づき30万円以下の罰金が科されます。また、年次有給休暇管理簿の作成・3年間保存を怠った場合も同様です。「小規模な会社には労働基準監督署（以下、労基署）は来ない」という話を耳にすることがありますが、これは事実ではありません。退職した従業員が労基署に申告するケースや、定期的な監督（臨検）で指摘を受けるケースは実際に起きています。規模の小さい会社だから見逃される、という保証はどこにもありません。
自社の現状を「違反か否か」で判断する視点
以下の点を確認することで、現状のリスクをおおまかに把握できます。
- 年10日以上有給が付与されている従業員を全員把握しているか
- 各従業員が直近1年間で5日以上取得しているか
- 年次有給休暇管理簿を作成・保存しているか
- 5日に満たない場合に、会社側が取得時季を指定しているか
ひとつでも「自信がない」という項目があれば、次のステップに進んで整備を始めましょう。
年次有給休暇管理簿を整備する
年次有給休暇管理簿の作成は法的義務です。Excelや感覚での管理から脱却し、最低限の記載事項を押さえた台帳を整えることが、適法運用の基本になります。
管理簿に記載すべき最低限の項目
労働基準法施行規則第24条の7により、管理簿には以下の3項目の記載が義務付けられています。
| 記載項目 | 内容・補足 |
|---|---|
| 取得時季 | 実際に取得した日付（例：2024年7月15日） |
| 日数 | 取得した日数（1日・0.5日など） |
| 時季指定の有無 | 会社側が取得日を指定した場合はその旨を記録 |
これに加えて、付与日数・残日数・基準日（有給が発生した日）も記録しておくと、後の管理が格段に楽になります。保存期間は3年間です。退職者の記録も、退職日から3年間は保存が必要です。
基準日の統一で管理を簡略化する
従業員ごとに入社日が異なると、有給の発生日（基準日）がバラバラになり、管理が煩雑になります。そこで有効なのが「全社統一基準日」の設定です。たとえば毎年4月1日を基準日とすれば、全従業員の有給管理を一括して行えます。ただし、統一基準日への移行時に、もともとの基準日より前倒しになる従業員が出た場合、付与日数が減らないよう設計する必要があります。従業員に不利な変更にならないことが条件です。既存の就業規則に定めがある場合は変更手続きも必要になるため、社会保険労務士に相談しながら進めると安全です。
時間単位有給の「落とし穴」に注意する
時間単位で有給を取得できる制度（労働基準法第39条第4項）を導入している会社では、注意が必要です。時間単位有給を何時間取得しても、年5日取得義務のカウントには算入できません（厚生労働省の解釈通達による）。一方、半日単位有給は0.5日としてカウントが可能です。「時間有給を頻繁に取ってもらったから5日は超えているはず」と思い込んでいると、実際にはカウントが未達成で違反になるリスクがあります。管理簿を整備する際には、時間単位・半日単位・全日単位を明確に区分して記録しましょう。
時季指定の仕組みを運用に組み込む
年度末になっても5日に届かない従業員がいる場合、会社側が取得時季を指定する義務があります。この「時季指定」を仕組みとして運用に組み込んでおくことで、義務違反を未然に防ぐことができます。
時季指定はいつ、どうやって行うか
時季指定とは、従業員が5日未満しか有給を取得していない場合に、使用者（会社）が取得する日を指定することです。労働基準法では、指定の際には「あらかじめ従業員の意見を聴くこと」が求められています。具体的には、年度の半ばごろに取得状況を確認し、残り日数が少ない従業員に対して「いつ取得できそうか」を確認したうえで、日付を決めるプロセスが理想的です。指定した日付と、意見を聴いた事実は管理簿に記録しておきましょう。
計画年休の活用で業務調整と取得率を両立する
20〜50名規模の企業では「誰かが休むと業務が回らない」という課題が根強くあります。そこで有効な手段が「計画年休（計画的付与）」です。労使協定（労働者の過半数代表者と会社が締結する協定）を結ぶことで、特定の日を有給取得日として事前に設定できます（労働基準法第39条第6項）。夏季休暇・年末年始・GW前後などに組み込むと、全員が同じタイミングで休めるため、業務の引き継ぎや代替の調整が格段にしやすくなります。個別に日程を調整する手間も省けるため、管理工数の削減にもつながります。
取得状況を定期的にチェックする運用サイクルをつくる
時季指定が義務的な「後手の対応」にならないよう、取得状況を定期的に確認するサイクルを作ることが重要です。たとえば「基準日から6か月後に中間チェック、残り3か月前に再確認」というサイクルを設けると、余裕をもって時季指定や計画年休の調整ができます。専任人事がいない場合は、給与計算のタイミングなど、既存の業務サイクルに合わせてチェックポイントを組み込むと継続しやすくなります。
「取れない雰囲気」を変える職場風土の改善
管理簿を整備して法的要件を満たすだけでは、有給取得の問題は解決しません。制度があっても使えない職場環境こそが、長期的な離職リスクやエンゲージメント低下の根本原因になります。
経営者・上司が「先に取る」行動を見せる
有給が取りにくい職場で共通して見られるのが「上の人が取らないから申請しにくい」という空気です。特に創業メンバーや古参社員が有給を取らない慣習がある場合、若手・中堅は萎縮します。この構造を変える最も効果的な手段は、経営者や管理職が率先して有給を取ることです。「自分も有給を取った」という事実そのものが、組織全体へのメッセージになります。トップダウンでの行動変容なしに、制度だけで風土を変えることはできません。
業務の属人化を減らし「自分がいなくても回る」状態をつくる
「休めない」という感覚の多くは、業務が特定の人に集中していることから生まれます。簡単な業務マニュアルの整備、複数人が対応できる体制の構築、情報共有ツールの活用などによって、「自分が休んでも業務が止まらない」環境を少しずつ作ることが必要です。すべてを一度に変える必要はありません。まず1つの業務から手順を文書化し、誰でも対応できる状態にすることから始めましょう。
申請の手間を減らし「取る前提」の文化をつくる
有給の申請に上長の承認が複数段階必要だったり、申請用紙の提出が煩雑だったりすると、それ自体が取得のハードルになります。申請の手続きをシンプルにし、「有給はいつでも取れるもの」という前提を社内に浸透させることが重要です。また、チームミーティングで「今月、有給の取得状況はどうですか？」と話題にするだけでも、取得が「普通のこと」として定着するきっかけになります。
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自社の規模・状況に応じた対応の分岐を確認する
有給取得義務への対応は、従業員数や現在の就業規則の整備状況によって優先すべき対応が変わります。自社の状況に当てはめて、次の一手を判断してください。
従業員数49名以下の場合に知っておくべきこと
従業員数が49名以下の場合、産業医の選任義務や衛生委員会の設置義務はありません。しかし、有給取得義務・管理簿の作成・時季指定の義務は従業員数に関係なく適用されます。「うちは小さい会社だから義務が少ない」という認識は、有給に関しては通用しないと理解しておきましょう。一方で、50名未満であれば就業規則の変更届出先も所轄の労働基準監督署への提出で完結するため、手続き自体はシンプルです。
就業規則がない・古いままの場合のリスク
常時10名以上の従業員を雇用する事業場は、就業規則の作成・届出が義務です（労働基準法第89条）。有給に関する規定が古いままだったり、計画年休の規定が整備されていなかったりすると、制度変更の際にトラブルになることがあります。現在の法律に対応した就業規則になっているかを確認し、必要であれば社会保険労務士に依頼して整備することをおすすめします。
複数の雇用形態が混在している場合の注意点
正社員・パートタイム・契約社員が混在している場合、有給の付与日数・基準日がそれぞれ異なります。一括管理ができていないと、特定の雇用形態の従業員の取得状況が抜け落ちるリスクがあります。雇用形態ごとに管理シートを分けるか、勤怠管理システムで一元管理するかを検討しましょう。勤怠管理システムは中小企業向けに比較的安価なクラウドサービスも多く、管理工数の大幅な削減につながります。
まとめ
有給取得義務への対応は、まず現状の違反リスクを正確に把握することから始まります。次に年次有給休暇管理簿を整備し、時季指定や計画年休を活用した運用の仕組みを作ること。そして、制度整備と並行して「取れない雰囲気」という職場風土そのものを変えることが、長期的なリスク回避と社員のエンゲージメント向上につながります。
とはいえ、「何から手をつければいいかわからない」「就業規則がそもそも古いままかもしれない」「風土改善まで手が回らない」という状況は珍しくありません。ウェルセンス株式会社では、専任人事のいない中小企業の経営者・人事担当者を対象に、メンタルヘルスや休職復職支援だけでなく、こうした人事労務の課題整理のご相談も承っています。「自社の状況を一度整理したい」という段階からでも、お気軽にご相談ください。
よくある質問
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