「本人も納得してくれた。でも、後から『そんな話は聞いていない』と言われたら……」——降格や給与引き下げの話し合いを終えた後も、こうした不安が頭から離れない経営者・人事担当者は少なくありません。実は、口頭での了解は法的にほぼ意味をなさず、適切な手順を踏まなければ降格そのものが無効と判断されるリスクがあります。本記事では、本人同意の要否から就業規則の整備方法、同意書の取り方まで、中小企業が今すぐ実践できる形で解説します。
降格・給与引き下げに本人同意は必要か
結論から言えば、「必ずしも本人同意がなければ違法」とはいえませんが、同意なしで進める場合のハードルは非常に高く、中小企業には現実的ではありません。降格・給与引き下げは「労働条件の不利益変更」であり、労働契約法の定めに従って対応する必要があります。
労働契約法が定める2つのルート
労働条件の変更に関して、労働契約法は主に以下の条文で規律しています。
| 条文 | 内容 |
|---|---|
| 労働契約法第8条 | 労働条件の変更は労使合意が原則 |
| 労働契約法第9条 | 就業規則による不利益変更の禁止（原則） |
| 労働契約法第10条 | 就業規則の変更が有効になるための例外要件（合理性＋周知） |
実務上は「本人の個別同意を得るルート（第8条）」と「就業規則の変更によるルート（第10条）」の2つが考えられます。
中小企業に現実的な選択肢はどちらか
就業規則の変更によるルート（第10条）では、変更内容の「合理性」と「周知」が必要です。合理性の判断には、不利益の程度・変更の必要性・労働組合との交渉状況などが考慮されますが、20～50名規模の企業では労働組合が存在しないケースがほとんどです。そのため合理性の立証が難しく、後に裁判で争われると変更が無効と判断されるリスクがあります。
一方、本人の個別同意を得るルート（第8条）は、合意さえ適切に得られれば就業規則の内容に関わらず変更が認められます。手続きの明確さと後のトラブル防止を考えると、中小企業では個別同意を基本戦略とすることが最も現実的です。
「口頭での了解」が後から覆される理由
本人が面談の場で「わかりました」と言っても、それだけでは法的に有効な同意とは認められないケースがあります。同意の有効性をめぐる最高裁の判断は、実務担当者が知っておくべき重要な基準を示しています。
山梨県民信用組合事件が示したこと
最高裁平成28年2月19日判決（山梨県民信用組合事件）は、「使用者が労働者に不利益変更を求める際の同意は、使用者の優越的地位を背景にした事実上の強制ではなく、自由な意思に基づくものであることが必要」と判示しました。つまり、力関係の不均衡がある労使間では、「同意した」という事実だけでは不十分で、その同意が自由意思によるものかどうかが問われます。
書面がなければ「なかったこと」になりうる
同意が口頭のみである場合、後から本人が「そのような説明は受けていない」「断れる状況ではなかった」と主張すれば、会社側は反証することが困難になります。書面による合意文書があれば、「いつ」「どのような内容で」「どのように合意したか」が客観的に証明できます。感情的なトラブルに発展した際の最大の抑止力になるのが、適切に作成された同意書です。
合意取得の実務手順
降格・給与引き下げの合意は、一度の面談で完結させようとするのが最も危険なアプローチです。段階を踏んだプロセスを経ることで、同意の「自由意思性」を担保しながらトラブルリスクを下げることができます。
面談前に準備すべきもの
まず最初に、降格・給与変更の根拠となる事実を文書化します。具体的には、人事評価の記録・業務上のミスや目標未達の履歴・過去の注意指導の記録などです。「なんとなくパフォーマンスが落ちた」という感覚的な判断は、後に「不当な降格だ」と争われたときに会社側が最も不利になる状況を生み出します。記録があるかどうかが勝敗を分けると考えてください。
面談から同意書取得までの流れ
次に、以下の流れで面談と書面手続きを進めます。
- 理由の説明：降格・給与変更の理由を事実に基づいて説明し、本人の意見も聴取する
- 検討期間の付与：その場での即答を求めず、少なくとも数日間の検討期間を設ける
- 変更内容の書面提示：変更前・変更後を対比した書面を手交し、内容を明確にする
- 同意書の取得：署名・押印による同意書を取得し、「自由意思による同意」が確認できる形にする
- 労働条件通知書の交付：変更後の労働条件を記載した通知書を改めて交付する
検討期間を設けることは、後から「断れなかった」という主張を封じるうえでも重要なポイントです。面談は複数回実施し、その都度記録を残しておくことを強く推奨します。
同意書に盛り込むべき内容
同意書には少なくとも「変更前の役職・等級・給与額」「変更後の役職・等級・給与額」「変更の効力発生日」「自由意思による同意である旨の文言」「署名・押印・日付」を記載します。「一身上の都合により」といった曖昧な文言は避け、変更内容を具体的に特定することが重要です。社労士や弁護士に文例の確認を依頼することも、後のトラブル防止策として有効です。
降格・給与変更の手続きは法的リスクが高い領域です。「対応の進め方に不安がある」「面談内容を法的観点からチェックしてほしい」という場合は、早期に専門家に相談することをお勧めします。
就業規則に必要な記載とは
就業規則に降格・給与変更に関する規定がなければ、そもそも人事権行使の根拠が存在しないことになります。個別同意を得ていても、規定の不備が争いの材料になりえるため、就業規則の整備は合意取得と並行して進めるべき課題です。
降格規定に最低限必要な5項目
就業規則の降格・給与変更に関する規定には、以下の項目が含まれていることが求められます。
- 降格の定義と事由（懲戒降格と人事降格を区別して明記）
- 等級・役職と給与の連動規定（等級が変わると給与テーブルのどの基準が適用されるか）
- 降格手続きの規定（誰が決定し、どのように本人へ通知するか）
- 不服申し立て手続きの規定（異議を申し出る機会の明示）
- 人事考課基準・評価制度との紐づけ（恣意的でないことを示す根拠）
特に「懲戒降格」と「人事降格（能力・業績評価に基づくもの）」の区別は重要です。懲戒降格は懲戒処分のひとつとして別途規定される必要があり、混同したままでは手続きの正当性が問われます。
就業規則が10年以上改訂されていない場合の注意点
長期間改訂されていない就業規則は、現在の給与テーブルや等級制度と乖離していることが少なくありません。この場合、実態と規則が一致していないまま降格手続きを進めると、「規則の定めに基づかない恣意的な降格」と見なされるリスクがあります。就業規則の変更には所轄の労働基準監督署への届出が必要であり、変更前に従業員への周知手続きも求められます。「ずっと変えていなかった」という就業規則を抱えている場合は、降格・給与変更の話し合いを始める前に、まず就業規則の見直しを優先してください。
話し合いを先送りにするリスクと組織への影響
「本人が感情的になるかもしれない」「ハラスメントと言われたら困る」という不安から、降格・給与引き下げの話し合いを先送りにする経営者・人事担当者は多くいます。しかし、先送りは問題を解決せず、組織全体への悪影響を拡大させる場合があります。
先送りがもたらす二次被害
業績やパフォーマンスの問題を抱えたまま処遇が据え置かれる状態は、当該社員本人のモチベーションにも影響するだけでなく、周囲の社員の不公平感を生みます。「あの人は成果を出していないのに給与が変わらない」という認識が広がると、組織全体の士気や公平性への信頼が損なわれます。
ハラスメントにならない面談の進め方
降格・給与変更の告知がハラスメントと見なされるのは、主に「一方的・高圧的な伝え方」「人格否定的な発言」「正当な理由の説明がない」場合です。事実に基づいた説明・本人の意見を聴く姿勢・複数回の面談という手順を踏めば、適切な人事管理の範囲に収まります。面談には可能であれば複数名（上司と人事担当者など）が同席し、記録を残すことで、後から「脅された」「一方的に言われた」という主張への反証が可能になります。
まとめ
降格・給与引き下げは「不利益変更」であり、労働契約法の定める手順を踏まなければ無効となるリスクがあります。中小企業では就業規則による一方的変更よりも個別同意の取得が現実的な選択肢であり、口頭同意ではなく書面での合意文書が不可欠です。また、就業規則に降格の定義・手続き・給与連動規定が整備されていない場合は、話し合いを始める前に規則の見直しを優先してください。「事実の記録 → 丁寧な面談 → 書面での同意取得 → 労働条件通知書の交付」というプロセスを一つひとつ確実に踏むことが、後のトラブルを防ぐ最大の防衛策になります。
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