雇用契約書を渡していないと気づいたら確認すべきこと

「そういえば、入社のときに雇用契約書を渡していなかったかもしれない——」。採用手続きを振り返って、ふとそう気づいた経験はないでしょうか。忙しい時期の採用、口頭での説明、オファーレターだけで済ませてしまったケース。中小企業では珍しくない状況ですが、放置すると退職時や労使トラブル時に深刻なリスクに発展することがあります。この記事では、法的な位置づけの整理から、今からできる事後対応、再発防止のための整備まで、実務に沿って解説します。

雇用契約書を渡していないことは違法なのか

結論から言えば、「雇用契約書そのものを渡さなかったこと」が直接の違法行為になるわけではありません。ただし、同時に義務付けられている「労働条件の書面明示」を怠っていた場合は、労働基準法違反となります。

雇用契約書と労働条件通知書はそもそも別物

混同されがちですが、この2つは法的な性格がまったく異なります。

法律が義務付けているのは「雇用契約書の交付」ではなく、「労働条件の書面による明示」です（労働基準法第15条）。「口頭で説明した」「採用通知を送った」「オファーレターはある」といった対応では、書面明示の義務を果たしたことにはなりません。

書面で明示しなければならない事項（絶対的明示事項）

以下の事項は必ず書面（または2024年4月以降は電磁的方法も可）で明示しなければなりません。口頭での説明は認められていません。

• 労働契約の期間
• 就業の場所・従事する業務の内容
• 始業・終業時刻、休憩時間、休日
• 賃金の決定・計算・支払方法、締め切り・支払時期
• 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
• 2024年4月以降：就業場所・業務の変更の範囲、契約更新の上限、無期転換申込機会・転換後の労働条件（有期契約の場合）

2024年4月の労働基準法施行規則改正により、記載が必要な事項が追加されています。過去に交付したことがある企業でも、古い書式のままでは現行法に適合していない可能性があります。

違反した場合の罰則と実務上のリスク

労働基準法第15条違反には、30万円以下の罰金（同法第120条第1号）が定められており、労働基準監督署の是正勧告・指導の対象にもなります。ただし、実務上より深刻なのは民事リスクです。書面がなければ「言った・言わない」の水掛け論になり、残業代請求・解雇無効争い・雇用形態に関するトラブルで会社側が著しく不利な立場に置かれます。裁判所は書面が存在しない場合、労働者側の主張を重視する傾向があります。

また、労働基準法第15条第2項には「明示された労働条件が事実と相違する場合、労働者は即時に契約を解除できる」と定められています。書面未交付が後から発覚し、実際の労働条件との認識に食い違いがあった場合、この規定を根拠に即時解除を主張されるリスクもあります。

未交付が発覚するのはどんなタイミングか

雇用契約書・労働条件通知書の未交付問題は、平時には表面化しません。問題が顕在化するのは、多くの場合、退職・解雇・労働紛争といった「最悪のタイミング」です。

退職・解雇をきっかけとした紛争

在職中は良好な関係が続いていても、退職交渉や解雇の場面では状況が一変することがあります。「こんな労働条件だと聞いていなかった」「残業代が正しく払われていない」といった主張が出てきたとき、書面がなければ会社は条件の合意内容を証明する手段を持ちません。退職後に労働基準監督署への申告や労働審判の申立てをされるケースも少なくありません。

残業代請求・雇用形態の争い

みなし残業（固定残業代）の取り決めや、業務委託に近い働き方をしている社員の雇用形態について争いになった場合、書面は決定的な証拠になります。「業務委託として採用したつもりが、実態は雇用契約と認定された」という事例では、雇用契約書がないと会社側の主張が通りにくくなります。

「今まで問題なかった」は油断のもと

未交付の問題が顕在化しないのは、社員が「知らない」か「問題にしていない」だけです。円満な関係が続いているうちに整備を進めることが、リスクを最小化するための唯一の方法です。創業期から在籍している古参社員、アルバイト・パート、複数の雇用形態が混在している職場ほど、未交付の問題が起きやすい傾向があります。

今から遡って対応することはできるか

結論として、入社時に書面を交付できなかった場合でも、現時点から適切に対応することは可能です。ただし、やり方を間違えると問題を悪化させるリスクがあるため、正しい手順を押さえることが重要です。

やってはいけない対応——日付の遡及は絶対NG

「入社日の日付で雇用契約書を今から作り、署名させれば大丈夫」と考えがちですが、これは危険です。入社日を遡った日付で今から書類を作成することは文書偽造のリスクがあり、後にトラブルになった際にかえって会社側の信頼性を大きく損ないます。絶対に避けてください。

正しい事後対応の進め方

正しいアプローチは、「現時点の日付で、現在の労働条件を確認・合意した書面を交付する」ことです。書面には、「本書面は、入社時から継続して適用されてきた労働条件を現時点で確認・合意するものである」という趣旨を明記することで、過去の合意を確認する文書として機能させることができます。

具体的には、まず対象者に対して「労働条件を改めて書面で確認・合意したい」という趣旨を丁寧に説明します。次に、現在の実際の労働条件を反映した書面を作成し、会社・本人それぞれが署名・捺印した上で各一部を保管します。社員から「なぜ今さら」と疑問を持たれた場合は、「法令改正への対応として全社的に整備を進めている」という説明が受け入れられやすい傾向があります。

署名を拒否された場合の対応

社員が署名を拒否した場合、強制することはできません。このような場合は、少なくとも「労働条件通知書」として会社側から一方的に交付し、交付した事実を記録として残すことが重要です。メールで交付する方法も有効であり、送信・受信の記録が証拠として残ります。拒否された経緯と対応の記録も保管しておきましょう。

対象者の把握と優先順位の付け方

事後対応を進める前に、まず社内で誰が未交付の状態にあるかを把握することが必要です。優先度の高い対象者から順に対応することで、限られたリソースで効果的に整備を進められます。

未交付の可能性が高いケースを洗い出す

次のような状況にある社員は、未交付または書面の内容が現行法に適合していない可能性が高いため、優先的に確認してください。

• 創業期（会社設立から3年以内）に入社した古参社員
• 専任人事担当者がいなかった時期に採用された社員
• アルバイト・パートタイマー（雇用形態の認識が曖昧なケースが多い）
• 業務委託に近い形で働いている社員（雇用契約か委託契約か争いになりやすい）
• 有期契約を繰り返し更新している社員（無期転換ルールへの対応も要確認）

従業員数・就業規則の有無による対応の違い

従業員数が10名以上の企業は就業規則の作成・届出が義務付けられています（労働基準法第89条）。就業規則がある場合は、雇用契約書・労働条件通知書の記載内容と就業規則の整合性も同時に確認が必要です。就業規則がない場合は、その整備も含めて並行して進めることを検討してください。

従業員数が少なく、経営者が直接全員と話せる規模（概ね10名以下）であれば、個別面談の形で労働条件の確認・合意を進めることが現実的です。20名を超える規模であれば、対応の優先順位を明確にしながら段階的に整備を進める計画を立てることをお勧めします。

2024年4月改正への対応も忘れずに

過去に労働条件通知書を交付していた企業でも、2024年4月の労働基準法施行規則改正により、記載事項が追加されています。特に有期雇用社員がいる場合は、更新上限の有無や無期転換申込機会の明示が新たに必要になりました。既存の書式を使い回している場合は、現行法に適合しているかどうかの確認が必要です。

再発防止のための運用整備

事後対応が完了したら、同じ問題が繰り返されないよう採用・入社の手続きフローを整備することが重要です。一度仕組みを作れば、専任人事がいなくても継続して対応できます。

採用・入社チェックリストを作る

採用が決まった時点から入社日までの手続きを、チェックリスト形式で管理することが効果的です。「雇用契約書（または労働条件通知書）を交付し、署名・押印済みのものを保管した」という項目を入社手続き完了の必須条件として組み込みます。担当者が変わっても同じ対応ができるよう、チェックリストはデータで保管・共有することをお勧めします。

書式のテンプレートを整備・更新する

雇用形態（正社員・パート・有期契約など）ごとに書式テンプレートを用意しておくことで、採用のたびにゼロから作成する手間を省けます。ただし、法改正によって記載事項が変わることがあるため、少なくとも年に一度は書式が現行法に適合しているかを確認する習慣を持つことが大切です。

電磁的方法の活用も検討する

2024年4月以降、労働者が希望する場合は電子メールやクラウドサービスを使った電磁的方法による交付も認められています。紙の書類を郵送・手渡しする手間が省けるため、リモートワーク中の採用や複数拠点がある場合には特に有効です。ただし、本人が同意していることが条件であり、電子交付した記録（送信ログ等）を保管しておくことが重要です。

現状の確認と対応方針の相談は、人事経験者と一緒に進めると判断ミスを防げます。ウェルセンス株式会社では、中小企業の実情に合わせた雇用契約書の整備をサポートしています。