「誰が何日取得したか、正直よくわかっていない」——そんな状態のまま、気づけば義務期間が終わっていた。専任の人事担当者がいない中小企業では、年次有給休暇の5日取得義務への対応が後回しになりがちです。違反すれば従業員1人につき最大30万円の罰金リスクもあります。この記事では、管理台帳の作り方から取得勧奨のタイミング、時季指定の手続きまで、3つのステップで実務対応を整理します。
年次有給休暇5日取得義務の基本ルール
誰が対象で、何をしなければならないのか
年次有給休暇の5日取得義務は、2019年4月に施行された働き方改革関連法によって定められました。対象となるのは、年間10日以上の有給休暇が付与されているすべての労働者です。正社員だけでなく、所定労働日数によってはパートタイマーやアルバイトも含まれます。
義務の主体は「使用者（会社）」です。「本人が取らなかったから仕方ない」では済まず、会社側が積極的に取得させる責任を負います。付与日（基準日）から1年以内に5日以上取得させられなかった場合、労働基準法第120条により違反となります。
「5日」にカウントできるものとできないもの
カウントの対象となるのは、従業員が自ら請求した有給休暇、労使協定に基づく計画的付与、そして会社が日付を指定する「時季指定」の3種類です。半日単位の有給（0.5日）も、労使協定があればカウントできます。
一方で、時間単位の有給休暇は5日取得義務のカウント対象外です。「時間単位で細かく取ってもらっているから大丈夫」と思っていた場合、実は義務が未達になっているケースがあります。これは多くの担当者が見落としがちな落とし穴です。
違反した場合の罰則と「両罰規定」
違反1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。重要なのは、違反が社員単位でカウントされる点です。たとえば5人分の取得義務を達成できていなければ、理論上は最大150万円のリスクになります。さらに「両罰規定」があるため、担当者個人だけでなく法人も処罰対象となります。労働基準監督署の調査が入った際には管理台帳の提示を求められることが多く、記録がなければ即アウトと考えておくべきです。
有給休暇管理台帳の作り方
法律が定める3つの必須記載事項
労働基準法施行規則第24条の7は、年次有給休暇管理簿に記録すべき項目として次の3点を定めています。
まず「基準日」、つまり有給休暇が付与された日です。次に「時季」、すなわち実際に取得した具体的な年月日。そして「日数」、取得した累計日数です。この3点が揃っていないと、法令上の管理簿とみなされません。台帳は最後の記録から3年間の保存義務があります。
実務で使いやすい台帳の設計ポイント
Excelで管理する場合、従業員ごとに「基準日・付与日数・月別取得日・累計取得日数・残日数・義務期間終了日」の列を設けた個人別シートを作ると運用しやすくなります。さらに別シートに全員の進捗を一覧表示する「サマリーシート」を用意しておくと、誰が取得遅れているかひと目でわかります。
中小企業で特に管理が煩雑になる原因の一つが、入社時期のバラバラな基準日です。就業規則で「毎年4月1日に全員一斉付与」と統一できれば、全社員の義務期間が同じになり管理負荷が大きく下がります。すでに在籍している従業員は次回付与時から統一し、新入社員は入社6ヶ月後の初回付与分から合わせる方法が一般的です。
更新が止まらない運用ルールの作り方
台帳は「作って終わり」になりがちです。月に一度、給与計算のタイミングに合わせて台帳を更新するルールを設けると習慣化しやすくなります。勤怠管理システムを使っている場合は、有給取得の申請データをそのまま台帳に転記できる仕組みを整えておくと、二重入力の手間がなくなります。更新担当者と確認責任者を明確に決めておくことも、属人化を防ぐ上で重要です。
取得勧奨のタイミングと具体的な進め方
「声かけ」が必要になる時期のめやす
取得勧奨とは、会社側から従業員に「有給を取るよう促す」働きかけのことです。口頭でもかまいませんが、記録に残る形で行うことが後々のリスク管理につながります。
推奨される勧奨タイミングの目安は次のとおりです。基準日から6ヶ月が経過した時点（残り期間が6ヶ月）で取得状況を確認し、本人へ最初の声かけを行います。次に基準日から9ヶ月が経過した時点（残り3ヶ月）で、書面による勧奨と具体的な日程調整を行います。そして基準日から10〜11ヶ月の時点で、改善が見られなければ後述する「時季指定」の検討に移ります。
勧奨の記録として残すべきこと
口頭での声かけだけでは、「言った・言わない」の問題になりかねません。メールや書面での勧奨通知を出し、その記録を台帳と一緒に保管しておくことを推奨します。通知には「現在の取得状況（例：2日取得済み、残り3日）」「残り期間」「取得予定日の記入欄」を盛り込むと、従業員本人も状況を把握しやすくなります。
「忙しくて取れない」と言われた場合でも、それをそのまま受け入れてはいけません。会社が義務を果たすためには、業務調整や代替要員の検討など、取得できる環境を整える努力をした記録が重要になります。
取得が進まない場合の対話の進め方
「取れ取れと言っても本人が断る」というケースは珍しくありません。まずは1対1の面談で、取得できない理由を具体的に聞くことから始めましょう。業務量が原因であれば、上司や周囲と調整する。特定の時期に集中しがちなら、閑散期に日程を提案する。こうした個別対応の記録を残しておくことが、後のリスク管理に直結します。
時季指定の手続きとやり方
時季指定を行う前に確認すること
時季指定とは、従業員が自ら有給を申請しない場合に、会社側が取得日を指定する権限のことです。ただし、時季指定を行うためには就業規則に「時季指定を行う旨」の規定が必要です。この規定がない場合は、まず就業規則の改定を先に行う必要があります。就業規則の変更には従業員への周知と労働基準監督署への届出が必要なので、時間的な余裕を持って着手することが大切です。
時季指定の具体的な手順
時季指定は一方的に日付を押しつけるものではありません。まず本人の意見を聴取します。「この時期に有給を取っていただきたいのですが、ご都合はいかがですか」という形で候補日を提示し、本人の意向を確認します。調整が整ったら、書面または電磁記録（メールなど）で取得日を正式に通知します。この一連のやり取りの記録を残しておくことが重要です。
なお、従業員が「それでも出勤する」と言ってきた場合は、就業規則に基づいて「当日は有給取得日であり、出勤は認められない」旨を明確に伝える必要があります。曖昧な対応を続けると、有給を取得させたとみなされない可能性があります。
時季指定後の台帳への記録方法
時季指定によって取得させた有給休暇も、通常の有給取得と同様に管理台帳に「時季・日数」として記録します。「会社指定」などの備考欄を設けておくと、後から経緯が追いやすくなります。義務期間終了後は台帳を確定させ、3年間の保存ルールに従って整理・保管してください。
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労働基準監督署の調査で見られるポイント
調査が入ったとき、何を求められるか
労働基準監督署の調査（臨検）では、年次有給休暇管理簿の提示を求められることが一般的です。具体的には「基準日・時季・日数が記録されているか」「全員分の台帳が揃っているか」「義務期間内に5日達成できているか」が確認されます。台帳がなかったり、記録が不完全だったりすると、それだけで違反認定につながるリスクがあります。
調査前にできる自己チェックの視点
まず自社の台帳を開いて、次の点を確認してみてください。全従業員の基準日が明確になっているか。義務期間中の従業員ごとに取得済み日数と残日数が把握できているか。残り3ヶ月以内なのに未達の従業員がいないか。勧奨の記録（メール・書面）が台帳と紐づけて保管されているか。これらが整っていれば、調査が入っても慌てずに対応できます。
調査の対象になる企業は大企業だけではありません。従業員からの申告や、近隣他社の調査に伴うかたちで中小企業にも調査が入るケースがあります。「うちは小さいから大丈夫」という油断は禁物です。
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まとめ
年次有給休暇の5日取得義務は、「知っている」と「きちんと管理できている」の間に大きなギャップがある制度です。実務の流れを整理すると、まず基準日・時季・日数を記録した管理台帳を整備し、次に6ヶ月・9ヶ月・10〜11ヶ月のタイミングで段階的に勧奨を行い、それでも未達の場合は時季指定で確実に取得させる——この3段階の対応が基本になります。専任の人事担当者がいなくても、仕組みさえ作っておけば月1回の確認で運用できます。
「台帳の作り方がわからない」「勧奨の文書をどう書けばいいか」「就業規則に時季指定の規定を追加したい」など、一つひとつは小さな悩みでも、対応が後回しになりやすいのが現実です。ウェルセンス株式会社では、こうした人事労務の実務的な課題を、専任人事がいない会社でも運用できる形でサポートしています。まずは気軽にご相談ください。
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