復職面談を録音されていた…違法？会社の正しい対処法

「面談が終わってから、録音されていたかもしれないと気づいた」「スマートフォンを机に置いたまま話していた従業員が、実は録音していた」——こうした状況に直面したとき、多くの経営者・人事担当者がまず感じるのは「これって違法じゃないの？」という怒りと不安です。しかし焦って動くと、むしろ会社側がリスクを抱えることになります。この記事では、従業員による復職面談の録音が違法になるかどうかを法的に整理したうえで、会社が今すぐ取るべき対応と、再発防止のための実務的な仕組みづくりをわかりやすく解説します。

従業員の無断録音は「違法」か

結論から言えば、自分が会話の当事者である場合の録音は、相手の同意がなくても、原則として違法にはなりません。これは多くの経営者が驚く事実ですが、日本の法律の構造上、そうなっています。

刑事罰の対象にならない理由

盗聴を規制する法律として知られる電気通信事業法や、刑法上の「通信の秘密」は、あくまで第三者による傍受・盗聴を対象としています。会話の当事者である従業員が自分で録音することは、これらの規制の対象外です。つまり、刑事事件として警察に訴えることは基本的にできません。

民事上の不法行為にも認められにくい

「プライバシー権の侵害として訴えられるのでは」と考える方もいますが、裁判例上、会社側からの民事不法行為の主張が認められたケースは極めて限定的です。当事者間の会話を当事者が記録することは、自分の権利保護のための行為として一定の正当性が認められる傾向があります。「違法だから削除させられる」「損害賠償を請求できる」という期待は、現実には難しいと理解しておく必要があります。

「録音禁止の規程がある場合」の対応

例外として、就業規則や面談開始時に「録音を禁止する」と明示していた場合は、懲戒処分の対象となりえます。ただし、懲戒処分には「行為の重大性と処分の重さのバランス（相当性）」が求められます。録音禁止の告知があったとしても、即座に懲戒解雇などの重い処分を行うことは難しく、軽度の懲戒（注意・戒告など）にとどまるケースが大半です。規程がなければ、録音した事実だけで懲戒処分を行うことはリスクが高く、おすすめできません。

録音データは証拠として使われるのか

録音されたデータは、労働審判・民事訴訟・労働局のあっせんなどで証拠として提出・採用される可能性が高いです。この点が、多くの会社にとって最も深刻なリスクです。

裁判所は当事者録音を原則として採用する

民事訴訟法では、違法に収集された証拠でない限り、書証（録音データを文字に起こした書面や音声データそのもの）は原則として証拠採用されます。従業員が「復職を認めないと言われた」「退職を促された」と主張する場面で、録音データがその裏付けとなれば、会社側の反論は非常に困難になります。

不用意な発言が「証拠」になるリスク

復職面談の場で、管理職や経営者が口にしがちな言葉には注意が必要です。たとえば「正直、今の状態では職場に戻ってもらうのは厳しい」「周りも負担に感じているみたいで」「辞めることも選択肢の一つでは」といった発言は、退職勧奨・ハラスメント・不利益取扱いの証拠として使われる可能性があります。本人は「丁寧に話してくれた」と感じていたとしても、録音を聞き返せば言葉のニュアンスが残ります。

会社が記録を持つことの重要性

重要なのは、会社側も面談記録を正確に残していれば、録音の存在は必ずしも不利にはならないという点です。面談で何を合意したか、本人がどのような意向を示したか、会社がどのような配慮を提示したかが記録されていれば、「言った・言わない」の争いを防げます。記録がないからこそ、録音データが一方的な証拠として機能してしまうのです。

発覚後、会社がやってはいけない対応

録音の事実が発覚したとき、感情的な対応が二次トラブルを招きます。まず「やってはいけないこと」を押さえることが、会社を守る第一歩です。

本人を呼び出して問い質すのは危険

「なぜ録音していたのか」と本人を呼び出して追及することは、それ自体がハラスメントや威圧と受け取られるリスクがあります。特に休職中・復職直後のメンタルヘルス不調を抱えた従業員に対しては、心理的な圧力と判断される可能性が高く、不利益取扱い（労働契約法や関連法上のリスク）として問題になりかねません。

就業規則の規程なしに「懲戒」を口にしない

録音禁止の規程がないにもかかわらず「これは就業規則違反だ」「懲戒処分を検討する」と伝えることは、事実と異なる脅しとも受け取られます。これは後に不当な圧力として証拠化される恐れがあります。

録音データの削除を要求しない

「録音データを消去するよう求める」行為も、証拠隠滅への干渉とみなされる場合があります。法的に削除を強制する手段はほぼなく、要求したこと自体が問題視されるリスクがあります。感情的に動く前に、必ず専門家（社労士・弁護士）に相談することをお勧めします。

今後のリスクを下げる「面談の構造化」とは

録音されても問題のない面談をつくることが、唯一の根本的な解決策です。録音禁止の規程を整えることも一定の意味はありますが、それだけでは本質的なリスクは解消されません。

厚生労働省の手引きを参考にする

厚生労働省が公表している「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」では、復職面談の進め方・記録の取り方・関係者間の情報共有の方法が具体的に示されています。中小企業でも、この手引きを参照して面談プロセスを整えることが推奨されています。専任人事がいなくても、この手引きをベースにチェックリストを作るだけで、面談の質は大きく変わります。

面談記録を必ず残す

復職面談では、以下の内容を文書で記録し、可能であれば本人にも確認のサインをもらうことが理想です。

• 面談の日時・場所・参加者
• 本人の体調・主訴・復職への意向
• 会社側が提示した配慮・条件（業務軽減、部署変更の検討など）
• 次回面談の日程・確認事項
• 主治医・産業医の見解の共有状況

記録があれば、録音データと照合しても矛盾が生じにくくなります。むしろ会社側の誠実な対応が客観的に示されます。

会社の状況に応じた対応の分岐

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再発防止のための「録音禁止規程」の作り方

録音禁止の規程は、正しく整備・周知することで初めて抑止力として機能します。形式だけ整えても、従業員が知らなければ意味がありません。

就業規則への記載と周知が必須

録音禁止を懲戒の対象とするためには、就業規則にその旨を明記し、従業員全員に周知（書面配布・社内システムへの掲載など）する必要があります。就業規則の変更は、労働基準監督署への届出と従業員への不利益変更のチェックも必要です。社労士に依頼して適切に進めることをお勧めします。

面談開始時の告知も必ずセットで行う

就業規則に規程があっても、面談の都度「本日の面談は録音・録画をお断りしています」と口頭または書面で伝えることが重要です。これにより、「規程を知らなかった」という言い訳が通りにくくなります。また告知の事実そのものを記録に残しておくことで、後のトラブル防止にもなります。

「録音禁止」より「録音されても大丈夫な面談」を目指す

最終的に目指すべきは、録音禁止の徹底ではなく、「もし録音されていたとしても、会社として適切な対応をしていたと証明できる面談」です。不信感を持った従業員が録音に走る背景には、「言ったことを後で否定されるかもしれない」「証拠を残しておかないと不安」という心理があります。会社側が誠実に記録を残し、透明性のある面談を実施することが、従業員の不信感そのものを解消する根本策です。