「復職面談が終わった後、記録を何にどう書けばいいのかわからず、とりあえずメモした紙が引き出しに入ったままになっている」——そういった状況は、専任の人事担当者がいない中小企業では決して珍しくありません。記録が属人的になり、担当者が変わるたびに書き方がバラバラになる。プライバシーに関わる情報をどう扱えばいいのかも判断できない。保管期間のルールを決めていないまま、何年分もたまっている。本記事では、こうした悩みを解消するために、復職面談記録に書くべき7つの項目・個人情報の正しい取り扱い方・保管ルールを実務に即してわかりやすく解説します。
復職面談記録が「必要な理由」を正しく理解する
復職面談記録は、トラブル発生時に「会社が適切な対応を取った」ことを示す唯一の根拠になります。記録がなければ、どれだけ丁寧な面談をしていても、後から「そんな話は聞いていない」「会社は何もしてくれなかった」という申し立てに対して反論できません。
安全配慮義務と記録の関係
使用者は労働者の健康・安全に配慮する義務を負っています（労働契約法第5条）。これを「安全配慮義務」といいます。復職面談を行い、就労条件を確認し、本人と合意した内容を記録しておくことは、この義務を履行した証拠になります。記録がない場合、万一労働審判や訴訟になったとき、会社側の対応が適切だったかどうかを証明する手段がなくなります。
厚生労働省の手引きが示す「文書化の重要性」
厚生労働省「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」は、職場復帰を5つのステップで整理しています。その中でも、最終的な復職可否を判断する場面では、判断根拠を文書として残すことが強く推奨されています。復職面談記録は「形式的な手続きのための書類」ではなく、支援の質を保証する実務ツールです。
「言った・言わない」を防ぐための記録
復職後に「時短勤務の期間は3か月と聞いていた」「残業なしの条件だったはずだ」といった認識の相違が生じることは少なくありません。合意した復職条件・就労制限の内容・本人の意向を正確に記録しておくことで、こうしたトラブルを未然に防ぐことができます。感覚や記憶に頼らず、文書に残す習慣が組織を守ります。
復職面談記録に書くべき7つの項目
復職面談記録に書くべき内容は、「業務上の配慮事項と合意した条件の確認」に絞るのが原則です。詳しく書けば書くほど良いわけではなく、業務上不要な情報を記載するほど、情報漏えいや開示請求時のリスクが高まります。
記録に含める基本情報
まず押さえるべきは、面談の事実関係を示す基本情報です。以下の項目は必ず記録してください。
- 面談実施日時・場所
- 面談参加者の氏名と役職（例：人事担当者、直属上司、産業医など）
- 対象労働者の氏名・所属・休業期間
- 面談の目的（復職可否確認、復帰条件の調整など）
就労条件と合意内容の記録
面談の核心部分です。本人・会社双方が合意した内容を具体的に記載します。「なんとなく決めた」ではなく、期間・内容・見直し時期まで明記することが重要です。
- 復職予定日
- 就労上の配慮事項（時短勤務の有無と期間、残業制限、出張・夜勤の可否など）
- 復職後の業務内容（従前と同じか、軽減業務からスタートするかなど）
- 次回面談・フォローアップの予定日
医療情報の記録範囲をどう決めるか
診断名・服薬情報・通院状況などは「要配慮個人情報」（個人情報保護法第2条第3項）に該当し、通常の個人情報より厳しい管理が求められます。復職面談記録に含める場合は「業務上の配慮が必要な制限事項」に限定するのが安全です。
たとえば「主治医より3か月間の残業禁止の意見あり」という形で、配慮事項として記録するのは適切です。一方で「○○科で△△という診断を受けており、□□mgの薬を服用中」といった詳細な医療情報は、業務上の必要性がなければ記録しないことを原則にしてください。
要配慮個人情報の正しい取り扱い方
復職面談で得た健康・病状に関する情報は、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」として、取得・管理・共有のすべてに特別な注意が必要です。「本人が自分で話してくれたから記録してよい」という考え方は誤りです。
記録前に「同意取得」が必要な理由
本人が面談の場で自発的に「○○という診断でした」と話したとしても、それを記録・管理する行為は要配慮個人情報の「取得」にあたります。事前に「復職支援の目的のために面談内容を記録します」という利用目的の告知を行い、本人の同意を得ることが必要です。
同意なく記録し、さらに上司が自由に閲覧できる状態だった場合、個人情報保護法違反だけでなく、プライバシー侵害・ハラスメントのリスクにもつながります。面談開始前に「記録と活用方法」を説明し、同意を得るステップを必ずルーティンに組み込んでください。
閲覧権限の明確化
誰が復職面談記録にアクセスできるのかを、明文化しておくことが重要です。「人事担当者のみ」「産業医を含む復職支援チームのみ」「役員は閲覧不可」など、会社の状況に応じて決めてください。
直属上司が閲覧できる範囲は、業務上の配慮事項に限定し、診断名・治療経過などの詳細な医療情報は含めないことが望ましいです。閲覧権限を文書化していないと、後から「なぜ上司にまで見せたのか」とトラブルになるケースがあります。
産業医がいない場合の対応
20〜50名規模の企業では、産業医との契約がないケースも多くあります。その場合は、主治医の診断書・意見書を面談の前提資料として活用しつつ、外部の専門家（EAP機関・社会保険労務士・産業保健総合支援センターなど）に相談する体制を整えることが現実的な対応策です。
産業医がいないからといって復職面談記録の管理基準を下げてよいわけではありません。むしろ専門的な助言を外部から得ながら、記録の質を保つことが重要です。
復職面談記録の保管期間と廃棄ルール
復職面談記録の保管期間は法令上明示されていませんが、実務上は「退職後5年」を一つの目安として設定し、廃棄のルールを明文化しておくことが推奨されます。
法的根拠から考える保管期間の設定
労働基準法第109条は労働者名簿・賃金台帳などの書類に3〜5年の保存義務を定めていますが、復職面談記録はこれらに列挙されておらず、法定の保存義務期間は存在しません。ただし、労働紛争・損害賠償請求のリスクを踏まえると、民法第724条に定める不法行為の消滅時効（知った時から3年、行為時から20年）を考慮した保管期間の設定が必要です。
実務上は「退職後5年間」を目安とする考え方が広く取られています。在職中の記録については、少なくとも復職後3年間は保管することを推奨します。
退職・契約終了後の取り扱い
復職せず退職した場合、定年退職の場合、契約満了で退職した場合など、退職の経緯にかかわらず記録の扱いは同様に考えます。退職後に設定した保管期間が経過した時点で、適切な方法で廃棄します。
廃棄方法は「シュレッダー処理」または「専門業者によるデータ消去」を明記してください。電子データで管理している場合は、バックアップからの完全削除まで確認することを徹底してください。
保管方法と管理台帳の整備
紙で保管する場合は鍵のかかるキャビネットに保管し、電子データで保管する場合はアクセス制限をかけたフォルダで管理します。「誰が・いつ・どの記録を・誰に共有したか」を追えるよう、簡単な管理台帳を作成しておくと、情報漏えい発生時の対応もスムーズになります。
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会社の状況別・記録管理の対応ポイント
従業員数・産業医の有無・就業規則の整備状況によって、復職面談記録に関して優先して取り組むべき対応が変わります。自社の状況に照らして確認してください。
規模・体制別の対応表
| 会社の状況 | 優先して取り組むべき対応 |
|---|---|
| 産業医なし・就業規則に復職手続きの定めなし | まず就業規則に復職手続きの概要を規定する。外部相談窓口（産業保健総合支援センター等）の活用を検討する |
| 産業医あり・面談記録のテンプレートなし | 産業医と協議してテンプレートを作成し、閲覧権限と保管方法を文書化する |
| テンプレートあり・同意取得の手続きが未整備 | 面談前の同意取得フローを整備し、同意書の様式を作成して運用に組み込む |
| 記録はあるが保管・廃棄ルールが未設定 | 保管期間・廃棄方法・閲覧権限を一覧化したルール文書を作成し、全担当者に周知する |
就業規則がない・または復職手続きの定めがない場合
就業規則に復職に関する手続きが定められていない場合、復職面談記録の根拠も曖昧になります。まず「休職・復職に関する規定」を就業規則に盛り込むことが先決です。10人以上の企業は就業規則の作成・届出が義務（労働基準法第89条）ですが、10人未満でも作成しておくことで社内ルールの根拠が明確になります。
復職面談の実施・記録・管理を就業規則上の手続きとして位置づけることで、担当者が変わっても運用が継続します。
テンプレートを作るときの注意点
テンプレートは「書く項目を限定する」ためのツールでもあります。「その他・特記事項」欄を広く取ると、業務上不要な個人情報が記入されやすくなります。テンプレートの各欄に「ここに書く情報の範囲」を注記として加えることで、記録者が迷わず、かつ書きすぎを防ぐ設計にすることができます。
たとえば「就労制限」欄には「（例：残業禁止、出張不可など業務上の制限のみ記入）」と添え書きするだけで、現場の運用が大きく変わります。
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まとめ
復職面談記録は、会社と従業員の双方を守るための実務ツールです。書くべき7項目（面談日時・参加者・対象者情報・復職予定日・就労条件・合意内容・次回フォロー予定）を押さえ、要配慮個人情報として適切に管理し、「退職後5年」を目安に保管ルールを明文化することが基本の柱になります。
同意取得・閲覧権限の設定・廃棄方法の明記という3点も合わせて整備することで、後のトラブルリスクを大幅に低減できます。「何から手をつければいいかわからない」「自社の状況に合ったやり方を知りたい」という場合は、ウェルセンス株式会社にお気軽にご相談ください。休職・復職支援の実務に精通した専門家が、貴社の規模や体制に合わせた具体的なアドバイスをお伝えします。
よくある質問
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