復職支援計画書、専任人事なしでも作れる？

「診断書が届いたけど、次に何をすればいいのかわからない」——専任人事がいない会社でメンタルヘルス休職の対応をしていると、そんな場面に直面することがあります。復職支援計画書は、復職を成功させるための地図のようなもの。でも、作り方を知らなければ地図は描けません。この記事では、人事の専門知識がなくても使える復職支援計画書の作り方を、項目・手順・運用のポイントまで丁寧に解説します。

復職支援計画書とは何か、なぜ必要なのか

「診断書をもらったら復職させる」では足りない理由

多くの中小企業で起きているのが、「主治医が復職OKと言ったから戻してもらった」という対応です。しかし、主治医の診断書はあくまでも「医療的に回復した」という証明であり、「その職場で業務をこなせる状態か」を判断するものではありません。実際、診断書だけを根拠に復職させた結果、3ヶ月以内に再休職となるケースは珍しくありません。

復職支援計画書は、医療文書ではなく人事文書です。業務上の配慮事項・段階的な復帰スケジュール・確認のタイミングを定める、実務運用のためのツールと理解してください。

法的な観点からも「記録」が会社を守る

労働契約法第5条は、会社が労働者の心身の安全に配慮する「安全配慮義務」を定めています。復職支援計画書を作成し、それに基づいて対応した記録を残すことは、万が一トラブルになった際に「会社は適切な対応をした」という証拠になります。逆に言えば、計画書なしで場当たり的に復職させた場合、安全配慮義務違反を問われるリスクが高まります。

また、復職可否の最終判断権は会社にあるという点も重要です。主治医の意見を尊重しながらも、最終的には会社が合理的な根拠をもって判断する必要があります。その「合理的な根拠」を示すのが復職支援計画書の役割です。

復職支援計画書に盛り込むべき項目

基本情報と医療連携に関する項目

まず最初に押さえるべきは、計画書の土台となる基本情報です。氏名・所属部署・休職開始日・復職予定日といった基礎的な情報に加え、以下の項目を記載します。

• 主治医の所見（診断書の内容を要約したもの）
• 産業医・外部相談窓口の関与状況
• 本人が同意した情報共有の範囲（誰に、何を、どこまで伝えてよいか）

特に「情報共有の範囲」は見落としがちです。病名や診断内容は要配慮個人情報（個人情報保護法上、特別な管理が必要な情報）に該当するため、本人の同意なく現場管理職に共有することはできません。「体調不良で復職支援中」という事実と「対応上の配慮事項」のみを管理職に伝え、病名は伏せるという運用が一般的です。

業務配慮事項と段階的復帰スケジュール

計画書の核心部分です。いきなりフル稼働に戻すのではなく、段階を踏んだ復帰設計が再休職防止のカギになります。たとえば以下のようなステップが一般的です。

• 復職後1〜2週間：出社のみ（業務なし、慣らし期間）
• 3〜4週間目：時短勤務（例：10時〜15時）、軽易業務のみ
• 2ヶ月目：週4日勤務、通常業務の50〜70%
• 3ヶ月目以降：通常勤務へ移行

各ステップには「次のステップに進むための達成基準」を明記しましょう。「2週間出勤を継続できること」「遅刻・早退が月2回以内であること」など、曖昧さのない基準を設けることで、会社も本人も「今どの段階にいるか」を共有できます。

フォローアップのタイミングと更新ルール

「作ったら終わり」にしないための仕組みを、計画書の中にあらかじめ組み込みます。具体的には、以下のチェックポイントを最初から明記します。

• 復職後2週間：人事または管理職との面談（15〜30分程度）
• 1ヶ月後：三者面談（本人・人事・管理職）、計画書の見直し
• 3ヶ月後：最終評価、通常勤務への移行判断

各チェックポイントで計画書を更新し、本人と会社の双方がサインをする形にすると、合意の記録が残ります。このプロセスそのものが、再休職リスクの早期発見と法的保護の両方に機能します。

専任人事なしで作るための「穴埋め式」アプローチ

テンプレートを使う前に確認すべきこと

インターネットで検索すると復職支援計画書のテンプレートはいくつか見つかりますが、ダウンロードしてそのまま使うのは危険です。自社の就業規則と内容が矛盾していると、法的リスクになる可能性があるからです。テンプレートを使う前に、必ず以下を確認してください。

• 就業規則に「休職期間」「復職条件」「試し出勤の扱い」が明記されているか
• 試し出勤（リハビリ出勤）中の賃金・労災の取り扱いが定められているか
• 復職を認めない場合の手続きが規定されているか

特に試し出勤は、明確なルールがないと「実質的な労働」とみなされ、賃金や労災の問題が生じます。試し出勤を計画に含める場合は、期間・目的・賃金の扱いを計画書に必ず記載しましょう。

記入例付きで「書き方の迷い」をなくす

専任人事がいない環境で復職支援計画書を作る最大のハードルは、「何をどう書けばいいかわからない」という迷いです。項目が並んでいるだけのテンプレートではなく、記入例がセットになったテンプレートを使うことで、この迷いを大幅に減らせます。

たとえば「業務配慮事項」の欄に「長時間の会議への参加は当面免除。1回あたりの業務集中時間は90分を上限とする」というような記入例があれば、自社の状況に当てはめて考えやすくなります。「完璧な計画書」を目指すより、「まず作って、更新していく」という発想が中小企業には合っています。

現場管理職が「使える」形にするための工夫

計画書本体と「管理職向けサマリー」を分ける

復職支援計画書を作成しても、現場の管理職に渡したきりで運用が止まるというケースが非常に多いです。管理職の立場からすると、「どこまで配慮すればいいのか」「何かあったときに記録しておくべきことは何か」が明確でなければ、対応は属人的になります。

対策として有効なのが、計画書本体とは別に管理職向けの1枚サマリーを作ることです。サマリーには「やってよいこと・やってはいけないこと」「気になる変化を感じたら報告するタイミング」「記録しておくべき事実（遅刻・早退・業務上のミスなど）」を簡潔にまとめます。A4用紙1枚に絞ることで、実際に使ってもらいやすくなります。

管理職が言ってはいけない言葉と記録の取り方

復職直後の従業員に対して、善意であっても傷つける言葉をかけてしまうケースがあります。たとえば「もう大丈夫？」「みんなも大変だったんだよ」「早く元に戻ってほしい」といった言葉は、プレッシャーや孤立感を高めるリスクがあります。

管理職向けに「声かけのポイント」を伝えるだけで、現場の対応品質は大きく変わります。また、「今日は30分早退した」「会議中に顔色が悪そうだった」といった事実ベースの記録を残す習慣をつけることで、状態の変化を早期に察知できます。記録は感想ではなく事実のみ——このルールを管理職と共有してください。

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厚生労働省ガイドラインと中小企業への適用

「職場復帰支援の手引き」が示す標準的な流れ

厚生労働省は「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」を公表しており、復職支援のプロセスを整理しています。大まかには、病気休業の開始と休業中のケア、職場復帰可否の判断、職場復帰後のフォローアップという流れです。

このガイドラインは大企業を念頭に作られている部分もありますが、考え方の枠組みとして中小企業でも十分活用できます。特に「職場復帰可否の判断には医療的意見と職場の実情の両方が必要」という視点は、そのまま中小企業の実務に応用できます。

産業医がいない50人未満の事業所はどうすればよいか

産業医の選任義務があるのは常時50人以上の事業所です。50人未満の事業所では産業医がいないケースが多く、「医療連携の仕組みそのものがない」という状態になりがちです。

この場合、活用できる選択肢がいくつかあります。地域産業保健センター（地域窓口）では、50人未満の事業所向けに産業医相談や保健指導を無料または低コストで提供しています。また、外部のメンタルヘルス支援機関に相談窓口や復職支援のプロセス設計を委託するという方法もあります。主治医に直接確認する場合は、「職場でどのような配慮が必要か」を具体的に書面で問い合わせると、より実用的な情報を得やすくなります。

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