退職後の傷病手当金、事業主証明が必要な3つのケースと注意点

「退職した元社員から傷病手当金の事業主証明を求められたが、もう辞めた人の話だし、断ってもいいのでは？」——人事担当を兼務している方からよく聞く声です。結論から言えば、正当な理由のない拒否はリスクを伴います。退職後の申請であっても、証明の対象は「在職中の期間」であり、元雇用主として事実を記録する義務は実質的に存在します。この記事では、事業主証明が必要になる3つのケース、記載すべき内容、そして中小企業がつまずきやすい実務の落とし穴を整理します。

退職後の傷病手当金とは何か

退職後の傷病手当金とは、在職中に始まった病気やケガによる休業給付を、退職後も継続して受け取れる制度です。退職したからといって自動的に打ち切られるわけではありません。

制度の基本的な仕組み

傷病手当金は健康保険法第99条に基づく給付です。業務外の病気・ケガで仕事ができない状態が連続3日間（待期期間）続いた後、4日目以降の休業日に対して支給されます。給付額は標準報酬日額の3分の2が目安です。在職中に申請するケースが多いですが、一定の条件を満たせば退職後も継続受給できます。

退職後も受給できる要件

健康保険法第104条では、退職後も傷病手当金を受け続けるための要件として以下の2点を定めています。

• 資格喪失（退職）時点で傷病手当金を受給中、または受給できる状態にあること
• 資格喪失日の前日（退職日）までに、継続して1年以上の被保険者期間があること

この両方を満たしていれば、退職後も同じ傷病を理由に給付を受け続けられます。つまり「退職したから申請できない」は誤りです。

申請の流れと事業主証明の位置づけ

申請書は協会けんぽや健康保険組合の書式を使います。申請書には「被保険者記入欄」「医師記入欄」「事業主記入欄」の3パートがあります。このうち事業主記入欄が、いわゆる「事業主証明」です。在職中に欠勤していた期間と給与の支払い状況を、会社側が証明する欄です。

事業主証明が必要になる3つのケース

退職後の申請であっても、次の3つのケースでは事業主証明が求められます。いずれも「在職中の期間」に関する証明であり、退職後の期間は対象外です。

在職中から欠勤が始まり、そのまま退職したケース

最も多いパターンです。たとえば、精神疾患や身体疾患で休職が長引き、就労復帰のめどが立たないまま退職に至った場合です。休職開始から退職日までの欠勤日数と、その間の給与支払い状況を会社が証明します。休職中に傷病手当金を受給していた場合でも、退職後の継続申請のたびに事業主証明が必要になるケースがあります（健保組合によって運用が異なります）。

退職直前に有給消化があり、欠勤との境界が複雑なケース

退職前に有給休暇を消化してから退職するケースでは、「有給消化期間中は給与が支払われている」ため、傷病手当金との調整が必要になります。傷病手当金は給与が支払われた日については支給されないか、差額支給になるため、会社は有給消化期間中の給与支払い額を正確に証明しなければなりません。この証明が曖昧だと、元社員の受給額の計算が狂い、あとでトラブルになることがあります。

退職後に初めて申請するケース（在職中は申請していなかった）

在職中は申請せず、退職してから初めて傷病手当金を申請するケースも存在します。たとえば、退職後に診断書を取ったところ、在職中の休業期間が傷病手当金の対象だったと判明した場合です。この場合でも、在職中の欠勤期間・給与支払いの有無を会社が証明する必要があります。申請できる期間には時効（2年）があるため、退職からしばらくたってから申請が来ることもあります。

事業主証明を断ることはできるか

結論として、正当な理由なく拒否することは困難であり、法的リスクを伴います。「もう退職しているから」という理由だけでは拒否の根拠になりません。

明示的な罰則がないことの意味

健康保険法に「事業主証明を拒否したら罰則」という条文が直接あるわけではありません。しかし、健康保険法施行規則第84条・85条等の規定により、事業主は申請手続きへの協力が前提とされています。協会けんぽ・健保組合の実務上の運用でも、事業主証明は必要書類として位置づけられており、正当な理由のない拒否は認められないと解釈されています。

拒否した場合の民事リスク

正当な理由なく事業主証明を拒否した場合、元社員の受給権行使を妨害したとして、民法第709条（不法行為）に基づく損害賠償を請求されるリスクがあります。実際に訴訟に発展することは多くないものの、労働局への申告や紛争あっせんの申請といった対抗手段が取られるケースは存在します。感情的なしこりがある退職ケースでも、法的な判断と感情は切り分けて対応することが得策です。

証明できない事実がある場合の対処法

記録が残っていない・当時の担当者が退職していて状況がわからない、という場合は「証明を拒否する」のではなく、「確認できた範囲で証明し、不明な部分はその旨を付記する」という対応が現実的です。協会けんぽや健保組合に相談すると、代替書類（給与明細のコピー、出勤簿の写しなど）で対応できるケースもあります。

証明書に記載すべき内容と注意点

事業主証明欄に書くべき内容は大きく3項目です。記載の誤りは元社員の受給額に直結するため、正確さが求められます。

記載が求められる3つの項目

「在職中の期間のみ」証明するという原則

退職日をまたぐ申請期間の場合、事業主証明の対象は退職日（資格喪失日の前日）までです。退職後の期間については雇用関係がすでに消滅しているため、会社は証明する立場にありません。申請書の記載欄をよく確認し、在職期間分だけを正確に記入してください。間違えて退職後の期間まで書いてしまうと、不正受給に加担したと誤解されるリスクがあります。

記載ミスが生じた場合の対応

給与金額の誤記や欠勤日数の記載漏れが発覚した場合は、速やかに協会けんぽ・健保組合に連絡し、訂正の手続きを取ります。誤記載が元社員の不利益になる場合は特に迅速な対応が必要です。「間違えた場合に刑事責任を問われるか」という不安を持つ担当者もいますが、故意の虚偽記載でなければ、訂正対応によってリスクは限定的です。ただし、意図的な虚偽記載は不正受給の幇助となり得るため、事実と異なることは絶対に書いてはいけません。

記載内容に迷ったときや当時の記録が曖昧な場合は、一人で判断するのではなく、協会けんぽ・健保組合に事前相談することをお勧めします。専門家のアドバイスを受けることで、ミスを防ぎ適切な対応ができます。

中小企業が陥りやすい実務上の落とし穴

専任人事がいない中小企業では、制度の仕組みよりも「実務上どこでつまずくか」が問題になります。よくある落とし穴を先に知っておくことで、対応の遅れや誤りを防げます。

記録の不備と遡及確認の難しさ

小規模企業では勤怠管理が紙の出勤簿や口頭確認で行われているケースが少なくありません。元社員が退職から数カ月後に申請してきたとき、当時の欠勤記録が見当たらない、タイムカードが廃棄済み、という事態が起きます。このリスクを減らすには、退職者の勤怠・給与データを少なくとも3〜5年間は保管しておくことが重要です（労働基準法第109条では法定帳簿の保存義務は3年、雇用保険関係は4年が基準）。記録が見当たらない場合は、給与明細の写しや銀行振込の記録を代替資料として活用できます。

退職の経緯と感情の切り分け

トラブルを抱えて退職した元社員からの申請は、担当者にとって感情的な抵抗感を生じさせます。しかし、傷病手当金の事業主証明は、会社と元社員の関係とは独立した制度的義務です。「証明の拒否」は会社を守ることにはならず、むしろ法的リスクを高めます。対応に迷う場合は、社労士や弁護士に相談しながら、記録に基づいた事実のみを淡々と証明するという方針で臨むことが適切です。

担当者交代時の引き継ぎ不足

元社員が在籍していた当時の人事担当者がすでに退職しており、「当時の状況を知る人間がいない」という問題も起きがちです。この場合でも、現在の担当者が記録を確認して証明書に記名・押印することは可能です。「当時の担当者でないと書けない」という義務はありません。引き継ぎ資料・給与台帳・雇用契約書等をもとに確認できた事実を記載し、不明な点はその旨を明示して協会けんぽ等に問い合わせましょう。

「この対応で本当に大丈夫なのか」と不安な場合は、人事労務の専門家に確認してもらうことで安心感が生まれます。人事だけで抱え込まず、必要に応じて外部の知見を活用することも重要です。

「元社員からの申請への対応方法がわからない」「記載内容に不安がある」「そもそも自社の対応が正しいか確認したい」という場合、ウェルセンス株式会社では、休職・復職支援と並行した人事労務対応のご相談をお受けしています。専任人事がいない環境での実務的な対応方法を、一緒に整理することが可能です。お気軽にご相談ください。