休職中の社員に賞与を払うべきか迷ったら

「賞与の時期が近づいてきたけれど、今休職中の社員はどうすればいいんだろう」——人事の専門部署がない会社では、こういった判断を経営者や兼務の担当者が一人で抱えることになります。払わなければ訴えられるかもしれない、払えば他の社員が不満を持つかもしれない。どちらにも不安があって、答えが出ないまま時間だけが過ぎていく。この記事では、休職中の社員への賞与について、法的な根拠から就業規則の整備方法まで、実務で使える形で整理します。

賞与の支払い義務、そもそも法律はどう定めているか

結論から言えば、賞与は労働基準法上「必ず支払わなければならないもの」ではありません。ただし、就業規則や雇用契約で支給条件を定めた場合には、その条件に従った支払い義務が生じます。

賞与は「賃金」だが支払い義務は規定次第

労働基準法第11条では、賞与も「賃金」に含まれると定義されています。しかし同時に、賞与は「使用者が任意に支払う恩恵的給付」という性格も持ちます。法律が定めているのは「賞与を賃金として扱う」ことであり、「必ず支払え」とは言っていません。支払い義務が生じるのは、就業規則や雇用契約書に「支給する」「一定条件を満たせば支給する」といった根拠がある場合です。

「業績・査定による」という規定が重要な分岐点

多くの中小企業では、賞与規定として「会社の業績および個人の査定に基づき支給する」という形で記載されています。この場合、賞与は「労務提供の対価＋評価に基づく給付」という性質を持つことになります。算定期間中に労務の提供が一切なかった場合は、ゼロ査定という判断も法的に成立しやすくなります。ただし、就業規則の文言が曖昧だったり、休職者への適用が明記されていなかったりする場合は、後述するトラブルリスクが生じます。

不支給・減額を判断するための3つの確認ポイント

休職中の社員への賞与について判断する前に、まず自社の就業規則と運用実績を確認することが必要です。この確認を飛ばして「払わない」と決めると、後から紛争に発展するリスクがあります。

就業規則に何が書かれているか

以下の表を参考に、自社の規定がどの状態にあるかを確認してください。

過去の支払い実績はどうなっているか

たとえ規定が曖昧でも、「過去に休職中の社員に賞与を払った実績」がある場合、その慣行が労働条件として定着しているとみなされる可能性があります。突然「今回から払わない」という判断は、労働契約法第10条が定める「労働条件の不利益変更」に該当しうるため、注意が必要です。過去の対応を確認した上で、もし変更が必要な場合は、まず就業規則を整備し、社員への周知を経てから適用することが原則です。

算定期間のどの時点で休職しているか

休職の状況はケースによって異なります。算定期間をまるごと休職している場合と、期間の一部だけ出勤していた場合では、対応が変わります。一部出勤があった場合は、出勤日数に応じた按分支給が合理的とされるケースが多く、「休職期間中の日数分はゼロ、それ以外は通常どおり」という処理がトラブルを避けやすいとされています。

やってはいけない「メンタル不調だから減額」という理由付け

不支給・減額の判断をする際、「メンタル不調で休職しているから」という理由を前面に出すことは法的リスクを伴います。これは、一見配慮しているようでも、実態として差別的対応になりかねない落とし穴です。

理由付けは「勤怠実績」であるべき

不支給・減額の正当な理由は、「算定期間中に労務の提供がなかったこと」、すなわち勤怠実績に基づくものでなければなりません。休職の原因がメンタル不調であれ身体疾患であれ、就業規則上の統一基準として同じルールを適用することが重要です。「メンタル不調だから特別扱いしてゼロにした」という運用は、障害者差別解消法や男女雇用機会均等法（精神障害を含む健康状態に基づく不利益取り扱いの禁止）の観点から問題視されるリスクがあります。

他の社員との公平性を保つために

在籍している社員から「なぜ休んでいる人ももらえるのか」という疑問が出る場合もあれば、休職者本人から「自分だけ差別された」という訴えが出ることもあります。どちらのリスクにも対応するためには、賞与の算定基準と休職者への適用ルールを就業規則に明示し、全員に周知しておくことが根本的な解決策です。感情的・個別的な判断ではなく、ルールに基づいた統一対応であることを示すことが、会社を守ることにもつながります。

判断に迷う場合は、一度専門家に相談を。不適切な対応は後々のトラブルの元になります。

就業規則が整備されていないときの対応手順

今まさに賞与の時期が迫っているが、就業規則には休職中の賞与について何も書かれていない——そうした状況でどう動くかを整理します。

今すぐできる暫定対応と中長期の整備

まず、今の就業規則の文言を確認します。「業績・査定による」という記載があれば、算定期間中の勤務実績がゼロであることを根拠に減額・不支給を検討できます。ただし、この場合も対象社員への説明と記録を残しておくことが重要です。一方、「支給する」とだけ書かれている場合や、休職者への適用が何も書かれていない場合は、トラブルを避けるために今回は按分支給や従来通りの対応を取りつつ、次の賞与支給前に就業規則を整備することを優先してください。

就業規則に盛り込むべき内容

休職中の賞与に関して就業規則に明記しておくべき主な内容は以下の通りです。

• 賞与の算定根拠（在籍・勤務実績・査定のいずれに基づくか）
• 算定期間中に休職期間が含まれる場合の取り扱い（按分・不支給など）
• 休職の理由（メンタル・身体・その他）によらず統一ルールを適用する旨
• 規定の変更日・周知方法

規定を新設・変更する場合は、労働契約法第10条に基づき「合理的な理由」と「社員への周知」が必要です。専門家（社会保険労務士・弁護士）に相談しながら進めることをおすすめします。なお、後付けで新設した規定を遡及適用することはできません。

社会保険料への連動も忘れずに

休職中の社員に賞与を支給した場合、標準賞与額の届出（健康保険・厚生年金保険）が必要です。逆に不支給とした場合は届出不要になります。総務・労務担当や顧問社労士との連携を確認しておきましょう。

20〜50名規模の会社が特に注意すべきこと

この規模の会社では、就業規則が「ひな形をそのまま流用している」状態であることが珍しくありません。休職者が出て初めてルールの不備に気づく、というのはよくあるパターンです。

「前例がない」は危険なサイン

「うちには今まで休職者が出たことがなかったから、賞与の扱いを考えたことがなかった」という会社は、今がルールを整備するタイミングです。休職者が出た後で慌てて規定を作っても、その人には適用できません。また、前例がない状態で「今回だけ不支給にする」という対応は、その判断が慣行として記録されてしまうリスクもあります。

産業医・専門家がいない場合の判断リスク

専任人事がいない会社では、賞与の判断が「経営者の感覚」や「前任担当者のやり方」に依存しがちです。メンタル不調による休職の場合は特に、対応の良し悪しが復職後の関係や会社全体の心理的安全性にも影響します。賞与の判断だけでなく、休職・復職の全体的なプロセスについて、外部の専門家や支援サービスを活用することが、会社のリスク管理としても有効です。