懲戒前に退職されたときの正しい対処法

「問題行動が発覚して、さあ懲戒処分を検討しようとした矢先に——退職届が出てきた。」
このタイミングの悪さに、頭を抱えた経営者・人事担当者は少なくありません。「もう退職されたら何もできないのか」「泣き寝入りするしかないのか」という焦りと怒りの中で、正しい対応を即座に判断しなければならない。専任人事がいない企業では特に、このような場面で「正解がわからないまま動いてしまう」リスクが高くなります。

この記事では、懲戒前に退職を申し出られたときに会社が取るべき正しい対処法を、法的根拠とともに実務的に解説します。「処分はもうできない」という誤解を払拭し、会社の選択肢を守るための具体的なステップをお伝えします。

「退職届が出た＝処分できない」は誤解

結論から言えば、退職届が提出された時点では、まだ懲戒処分を進める機会は残っています。「受理してしまったら終わり」という思い込みが、会社にとって最大の落とし穴です。

退職の「申し出」と「効力発生」は別物

民法627条では、期間の定めのない雇用契約は、退職の申し出から2週間で終了すると定められています。つまり、退職届を受け取った瞬間に雇用契約が終わるわけではありません。

退職の「意思表示（申し出）」と、雇用契約が実際に終了する「効力発生」は、法律上まったく別の出来事です。効力発生前、すなわち在籍中であれば、懲戒手続きを進めることは法的に妨げられません。この点が、多くの経営者が見落とす法的な余地です。

「受理（承諾）」をしたかどうかが最大の分岐点

実務上で最も重要なのは、会社が退職届を「受理（承諾）した」かどうかです。

会社が「わかりました」「受理します」と応じた時点で合意退職が成立し、その後に懲戒解雇を行うことは原則として認められなくなります。逆に言えば、受理の意思表示をしていなければ、退職届を保留しながら懲戒手続きを先行させることが可能です。

退職届を受け取っても、その場で「承諾」の返答をしないことが、会社の選択肢を守る第一歩となります。

就業規則の有無が手続きの有効性を左右する

ただし、懲戒処分には「就業規則に懲戒事由・処分の種類が明記されていること」と「適正な手続き（本人への弁明機会の付与など）を経ること」が有効性の前提です。

最高裁判例（フジ興産事件・平成15年）でもこの点は明確に示されています。就業規則が整備されていない、あるいは古くて実態と乖離している企業では、懲戒を発動できる法的基盤そのものが不十分なため、退職前であっても手続きが機能しないケースがあります。

まず自社の就業規則を確認することが出発点です。

退職届を受け取ったあとの正しい初動対応

問題行動の調査中に退職届が提出された場合、最初の数日間の対応が会社の権利を守るかどうかを決めます。焦って動くよりも、順序を守ることが重要です。

退職届はいったん「預かり」にする

退職届を受け取ったとき、その場で「はい、受理します」と言ってしまうと合意退職が成立します。まずは「確認の上、追ってご連絡します」と伝え、書面を預かるかたちにしましょう。

この対応は違法ではなく、会社が意思決定のために時間を確保するための正当な行為です。ただし、合理的な理由なく長期間保留し続けると、本人から「黙示の承諾」と解釈されるリスクもあるため、速やかに弁護士へ相談のうえ方針を決定することが望まれます。

社内調査・事実確認を平行して進める

退職届の保留と並行して、以下の対応を進めます。

• 問題行動に関する証拠の保全
• 関係者へのヒアリング
• 本人への弁明機会の付与

この「弁明機会の付与」は、懲戒処分の有効性に直結する重要なステップです。本人が退職の意向を示しているからといってこの手続きを省略すると、後から処分の効力が争われた際に不利になります。

記録はすべて書面で残しておくことが、後々の紛争を防ぐカギになります。

懲戒処分を先行させるか、退職を受理するかを判断する

調査の結果に基づいて、会社として2つの方針が考えられます。

【懲戒処分を先行させる場合】
懲戒解雇相当の事実が確認できた場合は、退職届を不承諾として懲戒解雇手続きに移行することが選択肢の一つです。

【退職を受理する場合】
問題行動の程度が懲戒解雇に至らない場合や、証拠が十分でない場合は、自己都合退職として受理しつつ、損害賠償請求などの別の手段を検討する判断もあります。

どちらが適切かは状況によって異なるため、早い段階で労働問題を専門とする弁護士に相談することを強く推奨します。

退職後でも損害賠償請求はできる

「退職されたら会社の損害は回収できない」と思われがちですが、それは誤りです。雇用契約が終了しても、損害賠償請求権は消滅しません。

退職後に請求できる法的根拠

退職後の損害賠償請求は、以下の2つの法的根拠に基づいて行うことができます。

• 不法行為（民法709条）
• 債務不履行（民法415条）

横領・着服・顧客情報の持ち出し・故意による業務妨害などの行為があった場合、退職の有無にかかわらず、時効期間内であれば民事上の請求が可能です。

なお、不法行為の消滅時効は「損害および加害者を知った時から3年」（民法724条）が原則ですが、事案によって異なるため専門家に確認が必要です。

請求を現実的に進めるための条件

損害賠償請求が法的に可能であっても、実際に回収できるかは別の問題です。以下の点を整理してから判断しましょう。

特に費用対効果の観点は重要で、損害額が少額の場合は内容証明郵便による請求にとどめ、相手の出方を見てから方針を決めるケースも多くあります。

証拠保全は退職前・退職直後に行う

損害賠償請求を見据えた場合、証拠は退職前に確保しておくことが不可欠です。

退職後は会社のシステムへのアクセス履歴・業務記録・メールのやり取りなどを元従業員が操作する機会はなくなりますが、会社側も時間が経つと証拠が散逸するリスクがあります。

以下のような証拠は、退職手続きと並行して確実に保全しておきましょう。

• アクセスログ
• 経費精算書
• 取引記録
• 顧客リストの持ち出し証跡
• メール・チャット履歴

退職証明書・離職票の正しい扱い方

問題のある退職であっても、退職証明書や離職票の取り扱いには法律上のルールがあります。感情的な対応が後の紛争につながるケースも多いため、冷静に正確に処理することが重要です。

退職証明書に記載できる事項は限定されている

労働基準法22条では、労働者から退職証明書の発行を求められた場合、使用者は遅滞なく交付しなければなりません。ただし、記載できる内容は「労働者が請求した事項のみ」と定められています。

会社が自主的に「問題行動があった」「懲戒事由に該当する行為をした」などを付記することは、同条の趣旨に反する可能性があります。

一方で、「退職の事由」は記載対象事項の一つであり、懲戒解雇として処理された場合はその旨を記載することが認められています。自己都合退職として受理した場合は「自己都合退職」と記載するのが正確な対応です。

離職票の離職理由区分は実態に合わせる

ハローワークに提出する離職証明書の離職理由区分は、実態に基づいた記載が求められます。

懲戒解雇であれば給付制限の対象になり得ますが、実態が懲戒解雇であるにもかかわらず「自己都合退職」として処理した場合、雇用保険法上の問題が生じる可能性があります。また反対に、自己都合で退職した従業員を「重責解雇」として処理することも誤りです。

離職理由区分の記載に迷う場合は、管轄のハローワークに確認するか、社会保険労務士に相談することをお勧めします。

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「懲戒逃げ得」を今後防ぐための組織的な対策

今回の事案への対処と同時に、同じことが繰り返されないよう、組織として予防策を整えることが経営上の重要課題です。

就業規則の整備が最優先

懲戒処分を有効に行うための第一条件は、就業規則への明記です。具体的には、以下の内容を明確に規定する必要があります。

• 懲戒事由（どのような行為が対象か）
• 処分の種類（戒告・減給・出勤停止・懲戒解雇など）
• 手続きのルール（弁明機会の付与・審議の方法など）

10名以上の事業場では就業規則の作成・届出が労働基準法上の義務（同法89条）ですが、10名未満であっても整備しておくことが会社を守ることにつながります。既存の就業規則がある場合も、最終改定日と現在の実態が乖離していないか確認しましょう。

問題行動の早期発見と記録の習慣化

「問題が大きくなってから気づく」という状況が、懲戒前退職という事態を生みやすくします。

日常的な業務の中でヒヤリハットや軽微な規律違反があった際に、口頭注意だけで終わらせず書面で記録を残す習慣が重要です。

20〜50名規模の企業では、問題行動の把握が属人的になりやすいため、上長から経営者・人事担当者への報告ルートを明確にしておくことも有効です。問題の早期発見は、調査と手続きに使える時間を確保することにもつながります。

他の従業員への影響を最小化するコミュニケーション

小規模な組織では、誰かが問題を起こして辞めたという事実が瞬く間に広まります。「あの人は何もなく辞めた」という誤解が社内に定着すると、ルール軽視の風土が生まれるリスクがあります。

個人情報や懲戒の詳細を開示する必要はありませんが、「会社として問題行動に対して適切に対応している」という姿勢を、チームに対して適切な範囲で伝えることが、組織の健全性を守ります。

この「伝え方」の設計も、人事対応の重要な一部です。

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ウェルセンス株式会社にご相談ください

「うちは就業規則が古いまま」「今まさに退職届を受け取ってどうすればいいか迷っている」という状況でも、ひとりで抱え込まないでください。

ウェルセンス株式会社では、専任人事のいない中小企業の経営者・人事担当者が直面する人事労務の課題について、実務に即した相談対応を行っています。懲戒処分の進め方、就業規則の整備、退職手続きの正しい流れなど、具体的なご状況に合わせてお答えします。

「まず話を聞いてほしい」という段階からでも、お気軽にご相談ください。

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