復職判定の記録、5つの必須項目と保管ルール

「診断書があれば復職させてよかった、ということでいいですよね？」——実際にそう思って運用している会社は少なくありません。しかし、復職後に体調が再び悪化したとき、あるいは復職を断られた従業員が不満を持ったとき、会社に残っている記録が「診断書1枚だけ」という状況は、法的に非常に危うい立場に追い込まれる可能性があります。復職判定の記録は、何をどこまで残せばいいのか。専任人事がいない中小企業でも実践できる、具体的な5つの必須項目と保管ルールを解説します。

復職判定の記録が「会社を守る唯一の証拠」になる理由

復職可否の最終判断は、主治医ではなく会社にあります。この原則を正しく理解することが、記録整備の出発点です。

主治医の診断書は「参考資料」にすぎない

「復職可能」と書かれた主治医の診断書は、あくまで主治医の医学的意見であり、会社の復職許可とは別物です。多数の裁判例が「最終的な復職可否の決定権は使用者側にある」ことを確認しています。つまり、診断書があっても会社が「まだ業務遂行は難しい」と判断すれば、合理的な理由があれば復職を延長することができます。逆に言えば、診断書だけを根拠に即日復職させた場合、その後に体調が悪化しても「会社として十分な判断プロセスを踏んだか」が問われることになります。

安全配慮義務は「判断プロセス」にも及ぶ

労働契約法第5条は、使用者が「労働者の生命・身体等の安全を確保しつつ労働できるよう必要な配慮をする義務」を負うと定めています。この安全配慮義務は、復職後の職場環境だけでなく、「復職させると判断したプロセス」にも及びます。体調が悪い状態のまま復職させた、業務負荷を下げる配慮をしなかった、といった場合には義務違反として損害賠償請求（民法709条・715条）に発展することがあります。記録が残っていない場合、訴訟・労働審判の場では「会社の説明」が信用されにくくなり、立証上で著しく不利になります。

記録のない判断は「恣意的」と見なされるリスク

復職を断る（延長する）判断も、記録がなければ「上司の印象で決めた」「本人が嫌いだったから遅らせた」という主張を覆す手段がなくなります。差別的判断・ハラスメントと受け取られた場合、労働審判で争われる事例も実際に起きています。合理的根拠のある判断プロセスを文書で残すことが、会社を守る唯一の盾です。

復職判定の記録に含める5つの必須項目

復職判定の記録として最低限残しておくべき項目は5つあります。これらを一つの「復職判定記録シート」として様式化しておくと、担当者が変わっても抜け漏れを防げます。

復職申請・診断書の受領記録

まず、従業員が復職を申し出た日付と手段（口頭・メール・書面）、主治医の診断書を受領した日付と診断書の内容（診断名・就労可能と判断した理由・業務上の制限事項など）を記録します。診断書はコピーを会社で保管し、原本は従業員に返却するか、または写しを人事ファイルに編綴します。診断書の記載が曖昧な場合（「復職可能」の一文のみ等）は、主治医への照会を検討した記録も残しておくと望ましいです。

復職面談の実施記録

復職面談を実施した際には、次の情報を必ず記録します。

面談記録は面談直後に作成し、作成者が署名または押印するか、電子記録であれば作成日時を残します。本人に内容確認を求め、異議なしの一筆をもらえると証拠力が高まります。

復職可否の決定記録と通知記録

復職を認める・延長する・段階的に認めるなど、最終的な判断を下した日付・決定者（代表者または権限を委任された担当者）・判断の根拠（医学的情報と業務遂行能力の両面）を文書化します。さらに、その決定を本人へ通知した日付・手段（書面・メール等）と、本人が了解した旨の記録も残しておきます。口頭だけで済ませると後日「そんな説明は受けていない」と言われた際に対抗できません。

復職後フォローの実施記録

復職後に行ったフォロー面談の日付・内容・本人の状態確認の記録も必須です。「月1回の上長面談を実施し、業務量を通常の60%に抑えた」「3か月間は残業禁止とし、本人もこれに同意した」といった配慮措置の内容と、本人の同意・了解の記録を残します。フォローを「本人任せ」にしていた場合、再発時に安全配慮義務違反を問われるリスクが高まります。

就業上の配慮・業務制限の記録

復職後に付けた業務上の制限（残業禁止・出張禁止・特定業務の除外など）の内容と期間、それを本人・上長・関係部署へ通知した記録を保管します。配慮措置を取ったという事実を書面で残すことが、「会社は必要な配慮をした」という証拠になります。

産業医がいない50名未満の会社はどう対応するか

産業医の選任義務がない従業員50名未満の会社でも、復職判定の記録義務は免除されません。外部の専門家をうまく活用することが現実的な解決策です。

産業医不在でも「合理的な判断プロセス」は作れる

産業医がいなくても、復職判定の正当性を高めることは可能です。たとえば、主治医への照会（同意書を取得した上で）、地域の産業保健総合支援センターへの相談、外部の産業医・保健師サービスのスポット活用などが選択肢になります。重要なのは「専門家の意見を取り入れようとした形跡」を記録に残すことです。「調べたが相談先がなかった」という状況も記録しておくと、後日の説明責任を果たしやすくなります。実際には、多くの50名未満の中小企業が、記録の不備で問題が大きくなるケースも多いため、定期的に外部の専門家に相談し、判定プロセスの妥当性を確認することが有効です。

主治医との情報連携に必要な手続き

主治医に対して業務内容や職場環境を伝え、意見を求める場合は、従業員本人から「医療情報の開示・共有の同意書」を取得することが個人情報保護法上の要件です。この同意書の取得記録も必ず残してください。同意なく主治医に連絡することは、本人との信頼関係を損なうだけでなく、個人情報の目的外利用に該当する可能性があります。

就業規則への復職手続きの明記

就業規則に「復職申請の手続き・判定基準・段階的復職の考え方」を明記しておくと、会社の判断が「ルールに基づいたもの」として正当性を持ちます。文例としては「従業員が復職を希望する場合は、主治医の診断書を添えて会社所定の復職申請書を提出し、会社が指定する面談を受けるものとする。会社は診断書の内容・面談の結果・業務遂行能力を総合的に勘案して復職可否を判定する」といった条文が参考になります。就業規則がない、または休職・復職規定がない場合は早急に整備することを推奨します。

記録の保管期間と管理のルール

記録は「残す」だけでなく「いつまで・どのように保管するか」のルールを決めることで、はじめて証拠としての機能を果たします。

法令が定める保管期間の考え方

労働基準法第109条は、雇入・解雇・賃金その他「労働関係に関する重要な書類」について5年間の保存を義務付けています（当面の経過措置として3年）。休職・復職に関する記録は同条の「重要な書類」に該当すると解釈されますが、明示的に定めた規定は現時点では存在しません。一方、民法上の不法行為に基づく損害賠償請求権の消滅時効は3年（民法724条）、労働契約上の請求権は5年（民法166条）です。これらを踏まえ、実務的には最低5年・退職後はリスクに応じて10年程度の保管が推奨されています。

健康情報の取り扱いと廃棄ルール

診断書・面談記録など健康に関する情報は、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」に当たります。利用目的を特定して本人に示すこと、目的の達成後は適切に廃棄することが義務付けられています。廃棄する場合はシュレッダー処理または専門業者への委託など、情報漏洩が生じない方法で行い、廃棄した日付と方法を記録に残します。クラウドや電子ファイルで管理する場合はアクセス権限を人事担当者・経営者に限定し、無関係な社員が閲覧できない状態を保ちます。

記録の一元管理と保管場所の決め方

診断書・面談記録・メール・申請書がバラバラに散らばっている状態は、いざというときに証拠として使えない最大の原因です。「該当従業員の休職・復職ファイル」を一冊作り、関係書類をすべて時系列で編綴するのが最もシンプルな方法です。電子管理の場合はフォルダ構成（従業員名→休職期間ごと）を統一し、ファイル名に日付を付けて管理します。担当者が退職・異動した後も引き継げる体制を作ることが重要です。

よくある質問