試用期間の本採用拒否、書面なしでも問題ない？

「試用期間が終わるから、口頭で伝えてそのまま終了にした」——そのような対応をしている企業は少なくありません。しかし専任人事のいない中小企業では、後になって「不当解雇だ」と申し立てられた際に、通知した事実を証明する手段がなく、一気に立場が弱くなるケースが起きています。試用期間の本採用拒否は「自由にできる」というイメージがありますが、実は通常の解雇とほぼ同じ法的ルールが適用されます。書面化しているかどうかは、トラブルの有無を左右する大きな分岐点です。この記事では、本採用拒否の法的性質から書面化の実務手順まで、経営者・兼務人事担当者が知っておくべきポイントを整理します。

本採用拒否は「解雇」と同じ扱いになる

試用期間中・終了時の本採用拒否は、法律上「解雇」と同等に扱われます。「試用期間中だから自由に辞めさせられる」という認識は、法的に誤りです。

試用期間の雇用関係の法的な位置づけ

日本の裁判実務では、試用期間中の雇用関係は「解約権留保付き労働契約」と解されています。これは「一定の条件のもとで解雇できる権利を留保した労働契約」という意味であり、雇用関係そのものはすでに成立しています。つまり試用期間中であっても労働者としての保護は受けており、会社側が自由に雇用を終了できるわけではありません。

代表的な判例として三菱樹脂事件（最高裁昭和48年12月12日判決）があります。この判決では、試用期間中の解雇について「通常の解雇よりも広い解雇権の留保が認められる」としつつも、客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が必要と明確に判示しています。評価根拠のない恣意的な本採用拒否は、この基準を満たさず無効となるリスクがあります。

解雇権濫用法理が適用される

労働契約法第16条では、「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない解雇は無効」と定められています。この解雇権濫用法理は、試用期間終了時の本採用拒否にも適用されます。

問題になるのは、「なんとなく合わなかった」「態度が気になった」といった抽象的な理由だけで本採用を拒否し、しかもその根拠となる評価記録や指導記録が一切存在しないケースです。後から「合理的な理由があった」と主張しても、証拠がなければ立証は困難です。

解雇予告義務が発生するタイミング

労働基準法第20条・第21条により、試用開始から14日を超えて継続勤務している場合、本採用拒否には原則として解雇予告（30日前の通知）または解雇予告手当の支払いが必要です。試用期間が1〜3か月程度の場合、ほぼすべてのケースでこの義務が発生します。「試用期間だから予告なしでいい」という思い込みは、労働基準法違反につながります。

書面なしで進めると、後からこんなトラブルが起きる

口頭のみで本採用拒否を行うと、事後的に会社側が不利になる場面が複数発生します。本採用拒否の書面化は「言った・言わない」の水掛け論を防ぐため必須の対応です。

「通知した事実」を証明できなくなる

本採用拒否を口頭で伝えた場合、相手が「そんな話は聞いていない」と主張しても、反論する手段がありません。労働審判や訴訟の場では、会社側が「適法に解雇した」ことを立証する責任を負うことになります。通知書・受領確認・面談記録などの書面がなければ、主張を裏付けることが非常に難しくなります。

「不当解雇」として訴えられるリスク

書面化していない本採用拒否は、後日「不当解雇だ」として労働審判や訴訟を起こされたとき、会社にとって極めて不利な状況を生み出します。特に専任人事がいない企業では、評価記録や指導記録が残っていないことも多く、「客観的に合理的な理由があった」ことを事後的に示せず、和解や金銭的補償を余儀なくされるケースもあります。

解雇予告手当の未払いが発覚するリスク

書面なしで突然雇用を終了した場合、解雇予告義務（労働基準法第20条）を履行していないことが後から問題になることがあります。解雇予告手当の未払いは労働基準法違反であり、労働基準監督署への申告につながる可能性もあります。書面を用意するプロセス自体が、義務の履行を確認する機会にもなります。

本採用拒否の書面化で必要な書類と準備タイミング

本採用拒否を適法に行うには、入社時から試用期間終了まで複数の書類を段階的に用意する必要があります。事後的に一気に対応しようとしても間に合わないため、事前の準備が重要です。

入社時に整備しておく書類

試用期間に関する取り決めは、入社時の雇用契約書と就業規則に明記しておく必要があります。具体的には次の内容を盛り込みます。

• 試用期間の長さ（例：入社から3か月間）
• 試用期間を延長できる条件と上限期間
• 本採用拒否ができる具体的な事由（能力不足・勤怠不良・協調性欠如など）

これらが書面に定められていない場合、そもそも「試用期間として有効か」が争われるリスクがあります。就業規則が整備されていない、または試用期間に関する規定が曖昧な場合は、早急に見直しを行ってください。

試用期間中に残しておくべき記録

本採用拒否の理由を事後的に立証するために、試用期間中から評価・指導の記録を残すことが欠かせません。記録すべき内容の例としては、具体的な業務ミスとその日時、指導した内容と改善状況、面談を行った日付と主な内容などが挙げられます。「口頭で何度も指導した」という事実があっても、記録がなければ証拠にはなりません。日常の記録の積み重ねが、後のトラブル予防につながります。

本採用拒否を決めたら用意する書類

本採用拒否を通知する段階では、以下の書類を用意します。

通知書は手渡しが基本ですが、受け取りを拒否された場合は内容証明郵便での送付も検討します。会社側が保管する控えにも日付と担当者のサインを残しておきましょう。

試用期間の延長にも書面が必要

評価が定まらないまま試用期間を延長する場合にも、適切な書面化が必要です。無断の延長は契約違反になりかねず、かえってリスクを高めます。

延長できる根拠が書面にない場合のリスク

試用期間の延長は、雇用契約書や就業規則に「延長できる旨」が明記されていなければ、延長自体が無効となりうます。労働者の同意なく一方的に試用期間を引き延ばした場合、「すでに本採用された」と判断されるリスクがあります。延長を検討する際は、まず雇用契約書・就業規則の規定を確認してください。

延長する場合の正しい手順

延長が契約書・就業規則上認められている場合でも、延長の際には本人への書面通知と同意の取得が必要です。延長期間・延長理由・その間に達成すべき改善目標を明記した「試用期間延長通知書」を作成し、本人に署名してもらいましょう。また延長を繰り返すことで「実質的な本採用」と見なされるリスクもあるため、延長は原則として1回・期間は限定的にするのが望ましいです。

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企業の状況別に確認すべきポイント

対応すべき優先事項は、企業の現状によって異なります。自社の状況に照らし合わせて、どこから手をつけるべきかを確認してください。

就業規則が未整備または試用期間規定が曖昧な場合

常時10人以上の従業員を雇用している場合、就業規則の作成・届出は労働基準法第89条により義務となっています。試用期間に関する規定がない、または内容が「試用期間3か月」としか書かれていない場合は、本採用拒否の要件・延長の可否・拒否事由を具体的に定め直すことが最優先です。

10人未満の場合も、就業規則に相当するルールを文書化しておくことで、後日のトラブルを大幅に防ぐことができます。

すでに口頭のみで本採用拒否を伝えてしまった場合

すでに口頭で本採用拒否を伝えており、雇用終了日が近い、または終了済みのケースでは、速やかに専門家（社会保険労務士・弁護士）に相談することをお勧めします。解雇予告義務を履行しているか、通知の事実を証明できる材料が何か残っていないか（メール・チャット履歴・証人など）を確認し、補完できる手段を検討します。時間が経つほど対応が難しくなるため、早期の相談が重要です。

メンタルヘルスや休職が絡むケース

専任人事がいない20〜50名規模の企業では、メンタルヘルス上の問題を抱える社員の試用期間対応や、休職・復職が絡む本採用拒否の判断に迷うケースもあります。こうした複合的な問題には、労務と健康管理の両面から対応できる外部の専門家を活用するのが現実的な選択肢です。

よくある質問