36協定特別条項の発動要件と安全配慮義務を3点で解説

「メンタル不調で2名が休職に入った。残った社員で何とか回しているが、このペースだと月45時間の残業上限をすぐに超えてしまう。36協定の特別条項があれば使えるのか、そもそも今の残業は合法なのか……」

複数の社員が同時に休職した際、こうした判断を迫られる経営者・兼務人事担当者は少なくありません。特別条項を発動すれば残業は合法になる、と思いがちですが、発動には手続きがあり、発動後も安全配慮義務は続きます。この記事では、特別条項の発動要件・手続き・安全配慮義務の3点を実務目線で整理します。

36協定の特別条項とは

36協定の特別条項付き協定とは、通常の36協定で定められた残業上限（月45時間・年360時間）を超えて時間外労働をさせるための特別な取り決めです。ただし、協定を締結していれば何時間でも残業させてよいわけではなく、厳格な上限と手続きが法律で定められています。

通常の36協定との違い

通常の36協定は、月45時間・年360時間を上限として時間外労働を認めるものです。一方、特別条項付き36協定は、「臨時的な特別の事情」がある場合に限り、この上限を超えることを許容する仕組みです。ただし超えられる時間にも絶対的な上限があり、それを超えると刑事罰の対象になります。

特別条項発動時の絶対的上限

特別条項を発動しても、以下の上限を超えることは法律上一切認められません（労働基準法第36条第6項）。

「月100時間未満」「年720時間以内」のどちらか一方でも超えた時点で違反になります。複数の条件をすべて同時に満たす必要があることを忘れないでください。

まず確認すべきこと：自社の協定書に特別条項があるか

36協定の特別条項は「締結済みの協定書に記載されていること」が大前提です。協定書を手元に取り出し、「特別条項」「特別の事情がある場合」「限度時間を超える場合」といった記載があるかを確認してください。記載がなければ、現時点では特別条項は発動できません。新たに特別条項付きの36協定を締結し、労働基準監督署に届け出る必要があります。

特別条項の発動要件と手続き

特別条項は締結・届出があれば自動的に使えるわけではありません。発動するたびに「特別の事情の確認」「労使の合意」「健康確保措置の実施」という手続きを踏む必要があります。

「臨時的な特別の事情」に該当するかの判断

法律上、36協定の特別条項を発動できるのは「通常予見することのできない業務量の大幅な増加等に伴い臨時的に限度時間を超えて労働させる必要がある場合」（労働基準法第36条第5項）に限られます。

注意が必要なのは、「社員が休職したから」という事実だけでは、協定書の文言によっては「特別の事情」として認められない場合がある点です。協定書に「突発的な人員不足」「予測できない業務の集中」といった文言があれば該当しやすくなります。まず協定書の文言を確認し、今回の状況が当てはまるかを見極めてください。

労使確認の手続き

特別条項を発動する際は、使用者と労働者代表が実際に確認・合意する手続きを踏むことが実務上求められます。具体的な方法は協定書の記載に従いますが、一般的には以下の流れで進めます。

• 特別の事情（休職者発生による業務集中等）を文書で明示する
• 労働者代表に状況を説明し、合意を得る
• 合意の記録（確認書・議事録等）を保管する

口頭だけで済ませると、後から「合意した事実がない」とトラブルになるリスクがあります。記録を残すことが重要です。

発動後に義務となる健康確保措置

特別条項を発動したからといって、残業させ放題になるわけではありません。使用者には健康確保措置を講じる義務があります（労働基準法第36条第7項、労働安全衛生法）。具体的には、時間外労働が月80時間を超え、かつ疲労の蓄積が認められる労働者から申し出があった場合、医師による面接指導を実施しなければなりません（労働安全衛生法第66条の8）。この義務は従業員50名未満の事業場にも適用されます。また、客観的な方法（タイムカード・PCログ等）で労働時間を把握・記録することも義務です（労働安全衛生法第66条の8の3）。

残業増加と安全配慮義務の関係

36協定の特別条項を適法に発動していても、安全配慮義務（労働契約法第5条）が免除されるわけではありません。残業の増加が新たなメンタル不調・身体不調を引き起こした場合、安全配慮義務違反として損害賠償請求の対象になりえます。

安全配慮義務とは何か

労働契約法第5条は、「使用者は、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする」と定めています。特別条項の上限内であっても、労働者の健康状態や業務内容によっては、安全配慮義務違反が問われる可能性があります。法令の上限を守ることと、安全配慮義務を果たすことは別の問題です。

穴埋め対応で起きやすいリスク

メンタル不調者が出た職場は、すでに職場環境に負荷がある状態です。そこに業務を集中させることで、穴埋めを担った社員が次に体調を崩すリスクが高まります。特定の社員に業務が偏っていないか、睡眠や休養が取れているかを把握しないまま残業を続けると、「問題を認識していたのに対策を取らなかった」として安全配慮義務違反の根拠になりえます。

小規模企業の場合、残業増加と社員のメンタル不調のリスクは表裏一体です。医師による面接指導や外部のメンタルヘルス支援を活用しながら、労働時間と健康状態の両面でモニタリングする体制を整えることが現実的な対策になります。

会社規模・産業医の有無による対応の違い

従業員50名以上の事業場は産業医の選任が義務付けられており、月80時間超の残業者への面接指導を産業医が担います。一方、50名未満の事業場では産業医の選任義務はありませんが、医師による面接指導の義務は同様に発生します。外部の産業医・メンタルヘルス支援機関と連携する体制を事前に整えておくことが現実的な対策です。就業規則に健康管理に関する規定がない場合は、この機会に整備を検討してください。

現場への指示と社員へのコミュニケーション

管理職や現場の担当者が適切に動けるよう、経営者・人事が指示の枠組みを作ることが安全配慮義務の履行につながります。「がんばってもらうしかない」という属人的な対応では、義務を果たしたとは言えません。

管理職への指示で伝えるべき内容

まず管理職に対して、残業時間の上限と現在の発動状況を明確に伝えます。「何時間まで残業させてよいか」「どこで報告を上げるか」というラインを具体的に示さないと、現場は善意でオーバーしてしまいます。週次で残業時間を報告させる仕組みを設け、月80時間に近づいた時点でアラートを上げるルールを決めておくことが有効です。

社員本人への説明と不調サインの把握

残業が増えている社員には、状況の説明と感謝を伝えることが重要です。「なぜ今この状況なのか」「いつまでの予定か」「困ったときに誰に言えばよいか」を明確に伝えることで、社員の不安と負担感を軽減できます。また、定期的な声かけや短い面談を設け、「疲れていないか」「睡眠は取れているか」といった不調のサインを把握する機会を作ってください。サインを見逃さない仕組みがあることが、安全配慮義務の履行を示す証拠にもなります。

業務の優先順位付けと外部リソースの検討

20〜50名規模の企業では、業務を分散させる先がそもそも限られています。そのため、まず「やらなくてよい業務を削る」「優先順位の低い業務を後回しにする」という判断が最初の一手になります。次に、外部委託・派遣・業務支援サービスの活用を検討してください。即日対応は難しくても、1〜2週間後の負荷軽減を見越して早めに動き出すことが大切です。

よくある質問