休職面談に第三者を連れてきたら、どう対応すべきか

先日、ある経営者からこんな相談が届きました。「休職中の社員から復職面談に弁護士を連れてきたいと言われた。断っていいのか、認めたら何か不利になるのか、まったくわからない」——こうした状況に、判断の軸を持てないまま向き合っている経営者・人事担当者は少なくありません。休職面談で第三者同席の要求は、メンタル不調による休職が増えるにつれて現場で起きやすくなっているケースです。この記事では、同席者の種類別の対応方針から、面談を安全に進めるための実務的な手順まで、専任人事がいない企業でもすぐに使える形で解説します。

第三者同席を断る義務も、認める義務もない

結論から伝えると、休職・復職面談への第三者同席を会社に義務付ける法律は現時点では存在しません。ただし、「断り方」次第では後の紛争で会社に不利な事実として使われる可能性があります。

法律上の位置づけを正確に理解する

労働基準法・労働契約法・個人情報保護法のいずれにも、休職・復職面談への第三者同席を会社側が許可しなければならないという規定はありません。したがって、会社が「原則として当事者間で行う」という方針を持つこと自体は、法的に問題ありません。

ただし、注意が必要な例外が一つあります。同席を求めてきた人物が労働組合の役員やユニオンの担当者である場合、安易に拒絶すると労働組合法第7条に定める不当労働行為に問われるリスクが生じます。労働組合が絡むケースは、休職面談と団体交渉の切り分けを明確にしながら慎重に対応する必要があります。

「断ると問題になる」という誤解が判断を狂わせる

現場でよく見られるのは、「弁護士を連れてくると言われると何もできない」という萎縮です。しかし、弁護士が同席を求めることは、法的には社員側の任意の行動であり、会社がその要求に必ず応じなければならないわけではありません。重要なのは、拒否する場合でも「就業規則の手続きに基づいた面談形式をとる必要があるため」といった合理的な理由を明示することです。感情的に「絶対ダメです」と伝えると、後に「不当に排除された」という主張の根拠にされかねません。

安全配慮義務との連動を忘れない

一方で、第三者同席を理由に面談そのものを先延ばしにしたり、拒否したりすることには別のリスクが伴います。労働契約法第5条が定める安全配慮義務は、休職中の社員に対しても適用されます。「復職判断のための状況確認ができていない」という状態が続くと、安全配慮義務違反として問われる可能性があります。第三者の問題と面談の実施は、切り離して考えることが基本です。

同席者の種類によって対応方針は変わる

第三者同席への対応は、「誰が来るか」によって大きく変わります。家族・弁護士・労働組合員の三類型で整理しておくことが、現場判断の基準になります。

家族の同席：感情への配慮と情報管理の両立

家族、特に親や配偶者が「何があったか知りたい」「会社を問いただしたい」という気持ちで同席を求めてくるケースは多くあります。家族の同席を一律に拒否することは法的には問題ありませんが、心理的なハードルが高く、断ったことで関係が悪化するリスクもあります。

現実的な対応としては、まず本人がどこまで会社との情報共有を家族に望んでいるかを確認することです。社員の健康情報は個人情報保護法上の要配慮個人情報にあたります。本人の同意なく家族に共有することはそれ自体が問題になりえます。「本人が同意し、情報共有の範囲を書面で確認できる場合に限り同席を認める」という方針が、実務的には最もバランスのよい対応です。

弁護士・社労士の同席：「証拠化される」意識で臨む

社員側の弁護士や社労士が同席する場合、面談でのすべての発言が記録・証拠化されることを前提に行動する必要があります。このとき会社側も、社会保険労務士や弁護士に同席を依頼することを検討してください。特に、過去の業務負荷や職場環境について追及される可能性がある場合は、会社単独での対応は避けた方が無難です。

また、面談の目的を冒頭で明示することが重要です。「この面談は復職可否を判断するための状況確認であり、法的交渉や責任追及の場ではありません」という位置づけを、口頭だけでなく書面でも残しておくと、後の紛争時に「会社が適切な手順で面談を実施した」という事実として機能します。

労働組合・ユニオンの関与：団体交渉との切り分けが最重要

ユニオン（合同労組）に加入した社員が、組合役員を面談に同席させようとするケースでは、面談が事実上の団体交渉に変質するリスクがあります。労働組合法上、団体交渉には会社が誠実に応じる義務があります。一方で、個別の休職面談と団体交渉は別の手続きです。この二つを明確に切り分け、「休職面談はあくまで個別の就労管理プロセスである」という立場を書面で示すことが、後の紛争リスクを下げる最も有効な手段です。

面談を安全に進めるための実務的な準備

第三者の同席を認める・断るの判断と同時に、面談そのものを適切に設計することが重要です。記録と目的の明示が、後のリスク管理の土台になります。

面談の設定前に確認すべきこと

面談を設定する前に、次の点を確認・整備しておくと対応がスムーズになります。

• 就業規則の確認：復職手続きの定めがあるかを確認してください。「就業規則第○条に定める復職手続きに基づき面談を実施する」という形で根拠を示せると、会社側の判断が恣意的ではなく制度的なものであることを示せます。
• 産業医の選任確認：従業員50人以上の企業では産業医の選任が義務付けられており、産業医が面談に関与できる場合は、その旨を事前に社員へ伝えておきましょう。

面談記録は必ず残す

第三者が同席する・しないにかかわらず、面談内容は書面で記録することが必須です。記録には日時・場所・出席者・主な発言内容・合意事項を含めます。面談後に本人および同席者へ内容確認を求め、署名または確認のメールを残しておくと、後から「そんなことは言っていない」という主張に対する根拠になります。

録音については、会社側が行う場合は本人および同席者に事前に伝えることが望ましいです。秘密録音は後のトラブルの種になることがあるため、透明性を持った記録手段を選ぶことを推奨します。

面談当日の冒頭で目的を明示する

面談が始まったら、最初に「本日の面談の目的は、復職に向けた現在の状態確認と、今後の就労上の配慮事項の確認です。責任の追及や法的交渉の場ではありません」という趣旨を、同席者を含む全員に伝えてください。これをあらかじめ書面にして配布しておくとさらに効果的です。もし第三者が面談の目的から外れた発言（会社の過去の対応への批判など）を始めた場合は、「本日の目的の範囲で進めさせていただきます」と落ち着いて軌道修正することが可能です。

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断った後に起きうる二次リスクと対処法

第三者同席を断った場合、その後に社員側からクレーム・労働基準監督署への申告・SNSでの拡散といった二次対応が発生する可能性があります。これらは「断ったこと」自体よりも「断り方」や「その後の対応」が原因になるケースがほとんどです。

断る場合は理由を文書で残す

口頭だけで「同席はお断りします」と伝えると、後から「理由も告げずに拒否された」と主張される余地が生まれます。断る場合は、「就業規則に定める手続きに基づき、面談は担当者と本人の間で行う形式をとっています」「必要に応じて会社側の専門家が同席します」といった理由を、書面またはメールで明示してください。文書として残すことで、対応の合理性を後から示せます。

面談の遅延は避ける

第三者同席の問題で交渉が長引き、面談自体が何週間も行われないという状態は避けてください。前述の通り、安全配慮義務の観点から、会社が復職判断のための情報収集を怠ったとみなされるリスクがあります。「同席者の問題は別途協議しながら、面談そのものは予定通り実施する」という姿勢が、会社側の誠実な対応を示す上で重要です。

労基署申告・ユニオン交渉に発展した場合の初動

断った後に労働基準監督署への申告や、ユニオンからの団体交渉申し入れが来た場合は、速やかに社会保険労務士や弁護士に相談してください。この段階での「個人対応」は、発言の一つひとつが後の交渉材料になるリスクがあります。社内で判断を完結させようとせず、専門家のサポートを活用することが、二次被害を防ぐ最も確実な方法です。

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