休職規程の通算規定、就業規則にどう明記すればいい？

「復職したと思ったら、3ヶ月後にまた休職届が届いた——」。そんな状況に直面したとき、就業規則の休職規程を開いて「通算」という言葉がどこにも書かれていないことに気づく経営者・人事担当者は少なくありません。繰り返し休職への対応は、規程の整備なしには判断が属人化し、トラブルの温床になります。この記事では、通算規定の基本的な考え方から、リセット条件の設定基準、就業規則への具体的な書き方まで、実務で使える形でまとめました。

通算規定とは何か、なぜ必要なのか

通算規定とは、同じ社員が複数回休職した場合に、その休職期間を合算してカウントする仕組みです。この規定がないと、休職を繰り返す社員への対応基準が定まらず、会社は法的リスクを抱えたまま判断を続けることになります。

規定がないと何が起きるか

就業規則に通算規定がなければ、「今回の休職は何日目か」という起算点がケースごとにバラバラになります。たとえば「最長6ヶ月まで休職を認める」と書かれていても、2回目・3回目の休職が通算対象なのか、それとも毎回リセットされるのかが不明確なまま運用が続きます。担当者が変わるたびに判断が変わり、「あの人は合算された、なぜ私は？」という公平性の問題が生じます。

休職制度は会社が設計する任意制度である

そもそも、メンタル不調による療養休職は、労働基準法にも労働契約法にも義務として定められていません。会社が就業規則に定めることで初めて発生する制度です。設計の自由度がある反面、「就業規則に書いていないこと」は会社の主張が通りにくくなる、という裏返しでもあります。休職期間満了による退職・解雇の有効性を争う場面では、条文の明確さが直接的な防衛線になります。

解雇権濫用法理とのつながり

労働契約法第16条は、客観的に合理的な理由がない解雇を「権利の濫用」として無効とする定めです。休職期間満了を理由とした退職・解雇がこの規定に抵触しないためには、「何日で満了か」「その日数はどのようにカウントされるか」を就業規則で明記しておく必要があります。通算規定はその根幹を支えるルールです。

通算規定に必ず盛り込む3つの要素

通算規定を就業規則に整備するには、「何を通算するか」「どう数えるか」「いつリセットするか」の3点をすべて条文に落とし込む必要があります。この3要素が揃わなければ、規程があっても運用で判断がブレます。

対象となる傷病の同一性・類似性の定義

最も重要で、かつ最も争いになりやすいのがこの点です。うつ病で復職後、「適応障害」の診断書で再休職した場合、2回の休職は通算されるのか否か——主治医の診断名が変わっていても、背景にある要因（職場環境・業務上のストレス等）が同一であれば「類似疾病」として通算する旨を就業規則に明記しておくことが、会社側のリスク管理として有効です。ただし、これを恣意的に運用すると社員側から差別的取扱いと見なされる可能性があります。主治医・産業医の意見を踏まえた慎重な適用が求められます。

休職期間のカウント方法

「暦日（カレンダーの日数）」でカウントするか、「所定労働日（実際に出勤すべき日数）」でカウントするかを明記します。実務上は暦日で管理するケースが多く、シンプルで誤解が生じにくいというメリットがあります。いずれを採用するにせよ、就業規則に一言「暦日をもって計算する」と書いておくだけで、後々の確認コストが大きく下がります。

リセット条件の設定

一定期間、通常の勤務を継続した場合に通算期間をゼロに戻す条件です。「復職後〇ヶ月以上、欠勤なく通常勤務を継続した場合は、通算期間をリセットする」という形で条文に書きます。この設定なしでは、短期の復職を繰り返すたびに通算期間が積み上がり続け、社員にとって著しく不利な状態が固定化されてしまいます。

リセット条件の期間、どう設定するか

リセット条件の期間は「復職後3〜6ヶ月」を一つの目安として設定することが実務上多く見られます。ただし、法定の基準はなく、企業規模・業務内容・社員の状態を総合的に考慮して決める必要があります。

短すぎる設定が生む問題

たとえば「復職後1ヶ月でリセット」とした場合、2ヶ月休職→1ヶ月復職→2ヶ月休職を繰り返すだけで通算期間が常にリセットされ続けます。会社として上限を設けた意味が実質的になくなり、経営上・労務管理上の負担が続きます。設定した上限が機能するかどうかを、設計段階で確認することが重要です。

長すぎる設定が生む問題

反対に「復職後2年以上継続でリセット」のような長期設定は、回復した社員が長期間にわたって「通算カウント継続中」という状態に置かれることを意味します。実質的に社員への過度な不利益となり、心理的にも職場定着の妨げになりかねません。リセット期間の設定は、会社の保護と社員の公正な扱いのバランスを取ることが前提です。

産業医・社労士との連携が判断精度を上げる

産業医が選任されている場合（常時50人以上の事業場では法定）は、リセット条件の設定に産業医の知見を活用することができます。「この社員は復職後3ヶ月で通常勤務が安定している」という医学的見解が、条件設定の根拠として機能します。産業医が選任されていない規模の企業では、社労士に相談しながら業界の相場観と自社の実態を照らし合わせて設定する方法が現実的です。

繰り返し休職への対応で判断に迷った際は、産業医や社労士に一度相談する価値があります。外部の専門家の意見があれば、後々のトラブル予防に大きく寄与します。

就業規則への具体的な書き方と文例

通算規定は、抽象的な方針ではなく「条文」として就業規則に落とし込む必要があります。ここでは実務で参考にできる文例を示します。

基本構造となる条文の例

以下は、通算規定とリセット条件を盛り込んだ条文の文例です。自社の状況に合わせて数字・範囲を修正した上で、社労士のチェックを経て使用してください。

（文例）
第〇条（休職期間の通算）同一または類似の傷病（医師の診断書に記載された病名が異なる場合であっても、発症の背景が同一と会社が判断した場合を含む）を理由とする休職が、休職終了後1年以内に再度生じた場合は、前回の休職期間と通算して第〇条に定める休職期間の上限を適用する。ただし、復職後〇ヶ月以上、所定の勤務を欠勤なく継続した場合は、通算期間をリセットし、前回の休職期間はカウントしないものとする。

休職期間の上限設定と通算規定のセット設計

通算規定は、休職期間の上限（最長何日まで休職を認めるか）と一体で設計する必要があります。上限がなければ通算の終着点が存在しないからです。勤続年数ごとに段階的な上限を設けるパターンが実務上多く見られます。

この上限は一例であり、企業の規模・業種・財務体力によって異なります。重要なのは「上限が条文に明記されている」ことです。

就業規則の周知義務を忘れない

労働基準法第89条・第106条の定めにより、就業規則は社員に周知されていなければなりません。条文を整備しただけで社員への説明がなければ、その規定は解雇・退職の場面で会社側に不利に働く可能性があります。改定後は全社への通知・イントラネットや掲示板への掲示・入社時説明の更新などを確実に行ってください。

よくある誤解と運用上の注意点

規程を整備した後も、運用段階での誤解がトラブルを生むことがあります。特に多い誤解が「リセット後は必ずフルの休職期間が再付与される」という思い込みです。

「リセット＝同じ期間の再付与」ではない

リセット条件を満たした場合、通算のカウントはゼロに戻ります。しかし「また同じ最長期間を無条件で付与しなければならない」という法的義務はありません。就業規則の条文設計によっては、リセット後の再休職における期間を別途定めることも可能です。たとえば「リセット後の再休職は、勤続年数に応じた上限の範囲内で付与する」と明記することで、無制限の延長を防ぐ設計ができます。この点は社労士との相談の上、自社に合った条文を設けることをお勧めします。

「同一疾病かどうか」を誰が判断するか

通算対象とするかどうかの判断は、主治医の診断書名だけで決めることはリスクがあります。会社側の恣意的な判断も同様です。産業医がいる場合は産業医の意見書を、いない場合は主治医からの情報提供と社労士のアドバイスを合わせて判断記録を残すことが、後のトラブル防止につながります。

精神障害を持つ社員への不利益取扱いに注意

障害者雇用促進法第35条は、精神障害を含む障害を理由とした差別的取扱いを禁止しています。通算規定の運用が「特定の社員を退職させるための手段」と受け取られるような形になると、この規定への抵触リスクが生じます。規程は全社員に等しく適用されるルールとして整備・運用することが原則です。

よくある質問