メンタル不調の欠勤控除と安全配慮義務の両立手順

「有給休暇がなくなった。でも、まだ出社できていない。この欠勤分の給与、引いていいのだろうか……」

メンタル不調の社員への対応で、多くの中小企業の経営者・人事担当者が立ち止まる場面です。欠勤控除をすれば「病気の人を追い詰めた」と思われないか。しかし支払い続ければ他の社員との公平性が保てない。そして何より、「自分の対応が安全配慮義務違反にならないか」という不安が頭を離れない。

この記事では、欠勤控除の合法性・計算方法から、安全配慮義務として会社が実際に取るべき行動、休職制度への移行タイミングまでを、専任人事がいない環境でも実行できるレベルで解説します。

欠勤控除は合法か

結論から言えば、有給休暇を使い切った後の欠勤分を給与から差し引くことは合法です。ただし、就業規則・賃金規程への明記と、正しい計算方法の適用が前提になります。

ノーワーク・ノーペイの原則とは

労働基準法第24条は「賃金は全額払い」を定めていますが、これは「働いた分は全額払う」という意味であり、「働いていない日も払わなければならない」という意味ではありません。労務を提供しなかった日・時間分の賃金を控除することは「ノーワーク・ノーペイの原則」として労働法上認められた取り扱いです。

メンタル不調であっても、業務外の傷病による欠勤は同じ原則が適用されます。欠勤控除の実施が「冷たい対応」や「不当な扱い」になるわけではありません。

就業規則・賃金規程への明記が前提

欠勤控除を適法に行うには、その計算方法が就業規則または賃金規程に明記されていることが必要です。一般的に用いられる計算式の例は以下のとおりです。

どの方式を採用するかは会社が決められますが、一度決めたら全社員に統一して適用することが重要です。メンタル不調の社員だけ別の計算方法を適用すると、差別的取り扱いとして問題になります。

就業規則に計算方法の記載がない場合

就業規則に欠勤控除の計算方法が書かれていない場合、控除の根拠が曖昧になり、後から「給与を不当に減額された」と主張されるリスクがあります。まず規程の整備を優先してください。整備前に控除が必要な場合は、本人に計算方法を書面で説明し、同意を得たうえで実施することで一定のリスク軽減になります。

安全配慮義務として会社が具体的にすべきこと

安全配慮義務（労働契約法第5条）とは、使用者が労働者の生命・身体・精神の安全を確保しながら労働させる義務です。欠勤控除の実施そのものが安全配慮義務違反になるわけではありません。問題になるのは「状態を把握せず放置した」「受診を勧めなかった」「悪化させる業務指示を続けた」ケースです。

受診勧奨と状態把握の記録

メンタル不調による欠勤が続く場合、会社はまず医療機関への受診を促す必要があります。口頭で伝えるだけでなく、メールやチャットで「受診をお勧めします」と記録に残すことが重要です。

また、受診後は「主治医から就労についてどのような説明を受けているか」を確認します。診断書の提出を求めることも、状態把握の手段として適切な対応です。「病状を詮索している」わけではなく、「会社として適切な対応をするために必要な情報を確認している」という姿勢で臨みましょう。

連絡体制の維持と頻度の目安

欠勤中の社員との連絡は、「頻繁すぎてプレッシャーを与える」と「連絡しなさすぎて状況把握できない」の両方を避けることが求められます。目安として、週に1回程度の定期連絡（安否確認・療養状況の確認）が多くの実務場面で適切とされています。連絡手段はメールやチャットなど、本人が返答しやすい非同期のツールを優先しましょう。

連絡の内容・日時・本人の返答はすべて記録しておいてください。「〇月〇日にメールで安否確認を送り、本人から翌日返信あり。受診中とのこと」のような形で、時系列のログを残すことが後のトラブル防止に直結します。

過重労働・ハラスメントの有無の確認

メンタル不調の背景に長時間労働やパワーハラスメントがあった場合、会社が「知らなかった」では安全配慮義務違反の責任を免れない可能性があります。欠勤が始まった時点で、直近の残業時間の確認や、上司・同僚との関係に問題がなかったかを社内で確認しておくことが必要です。

この確認作業自体も記録に残してください。「調査した形跡がある」ことが、後に会社の誠実な対応を示す証拠になります。

傷病手当金の案内という選択肢

欠勤控除で給与が減額になる局面では、健康保険の傷病手当金の申請を本人に案内することが、安全配慮義務の観点からも会社の信義上の対応として有効です。

傷病手当金の基本的な仕組み

傷病手当金は、業務外の傷病（メンタル不調を含む）で労務不能となった場合に、連続3日間の待期期間を経た4日目以降から、標準報酬日額の3分の2相当が最長1年6か月支給される健康保険の給付です。中小企業の社員が加入している協会けんぽでも適用されます。

欠勤による収入減を一定程度カバーできるため、本人の経済的不安を和らげ、適切な療養に専念しやすくなります。

会社が案内すべきタイミング

有給休暇を使い切り、欠勤控除が始まるタイミングか、欠勤が4日以上続く見込みになった時点で案内するのが自然です。案内は口頭ではなく、制度の概要をまとめたメモやメールで送ることで記録にもなります。「傷病手当金という制度があります。詳しくは加入している健康保険の窓口にご確認ください」という一文があるだけでも、会社の姿勢として大きな差があります。

実務上の判断に迷った場合：欠勤控除・傷病手当金の案内・記録整備など、対応の順序や内容について判断が難しい場合は、経営層だけで抱え込まず専門家への相談も効果的です。

休職制度への移行タイミングの判断

欠勤が一定期間続いた場合、就業規則の休職規定に基づいて休職命令を発令することが、会社・本人双方にとって適切な対応になります。休職制度がない会社は、欠勤が無限に続くリスクがあるため、整備を急ぐ必要があります。

就業規則に休職規定がある場合の対応

就業規則に「連続〇日以上の欠勤で休職を命じることができる」といった規定がある場合、その条件を満たした時点で休職命令を発令します。休職期間中は原則として無給（就業規則に有給の定めがない限り）ですが、傷病手当金を受給することで本人の収入は一定程度確保されます。

休職中も社会保険料（健康保険・厚生年金）の本人負担分は発生します。会社が立て替えて復職後に精算するか、毎月振込で支払ってもらうかを事前に取り決め、書面で残しておきましょう。

就業規則に休職規定がない場合の対応

休職規定がない場合、欠勤をいつまで認めるかの根拠がなく、欠勤が長期化した際に対応の手段がなくなります。この状況では、まず就業規則に休職制度を整備することが最優先です。

整備のポイントは「休職発令の要件（欠勤〇日など）」「休職期間の上限（例：勤続年数に応じて3か月〜1年）」「休職期間満了時の扱い（復職できなければ自動退職または解雇）」の3点です。これらが明確でないと、期間満了後の対応でトラブルになります。

欠勤から解雇を検討する場合の注意点

欠勤が続いているからといって、休職制度を経ずに解雇することは、不当解雇と判断されるリスクが高い対応です。労働契約法第16条は、客観的合理的な理由と社会通念上の相当性がない解雇を無効としています。

休職制度がある会社では、休職→復職不能→退職（または解雇）というプロセスを踏むことが一般的です。休職制度のない会社でも、いきなり解雇するのではなく、就業規則の整備・休職制度の適用・回復見込みの確認というステップを経てから判断することが、法的リスクの軽減につながります。

対応の記録を残すことの重要性

安全配慮義務の履行を後から証明できるかどうかは、記録の有無にかかっています。「言った・言わない」の問題にならないよう、すべての対応をテキストで残す習慣をつけてください。

記録として残すべき内容

• 欠勤開始日・欠勤日数の累計（日付ごとに管理）
• 本人への連絡日・連絡手段・連絡内容・本人の返答
• 受診勧奨を行った日時と内容
• 診断書の受領日・診断書の記載内容（疾患名・就労不能の期間など）
• 傷病手当金の案内を行った日時と方法
• 休職命令を発令した日・発令の根拠となる就業規則の条項
• 過重労働・ハラスメントの有無を確認した日・確認方法・結果

記録の形式は特定のフォーマットでなくても構いません。日付・内容・担当者名が入ったメモやメールの保存で十分です。重要なのは、「会社が状況を把握しようとし、適切な対応を続けていた」という事実を時系列で示せることです。

産業医がいない中小企業の場合

常時50人未満の事業場には産業医の選任義務はありません。その場合、主治医の診断書が状態把握の主な手段になります。主治医への照会（本人の同意が必要）や、地域の産業保健総合支援センターへの相談も活用できます。産業保健総合支援センターは無料で中小企業の相談を受け付けており、産業医が選任されていなくても利用可能です。

よくある質問