休職規程なしで休職者が出たときの正しい対処法

「休職規程がないのに、社員が休職に入ってしまった。」先週まで普通に出社していた社員がメンタル不調で突然欠勤し、上司が「しばらく休んでいいよ」と伝えた。その翌日、人事担当を兼務するあなたが気づく。「うちの就業規則、休職の条項がない……」。給与計算の締め日は迫り、社員本人や家族からも問い合わせが来始めている。休職規程なしで対応する場合、どう手順を進めるか——この記事では、法的リスクを踏まえた正しい対処法を実務の順番で解説します。

規程がなくても「何もできない」わけではない

休職規程がない状態でも、会社は適切な手順を踏めば休職対応を進められます。ただし「規程がないから自由に決められる」という理解は危険で、むしろ個別合意なしには何も変更できないという状態です。

就業規則がない場合の法的な位置づけ

就業規則に休職条項がない場合、労働条件は個別の労働契約（雇用契約書の記載内容・口頭での合意・職場の慣行）によって判断されます。これは労働契約法第7条および第12条の構造から導かれる整理です。つまり「規程の空白＝何でも会社側で決められる」ではなく、「規程の空白＝個別に合意しなければ何も変えられない」という状態です。

規程がない状態でできること・できないこと

まず確認すべき自社の状況

対応の方向性は従業員数と既存の就業規則の状況によって異なります。常時10名以上の労働者を使用する事業場は、就業規則の作成・労働基準監督署への届出・社員への周知が法律上の義務です（労働基準法第89条・第106条）。20〜50名規模の企業であれば、この義務が発生している可能性が高いため、就業規則自体の有無と届出状況も合わせて確認してください。

遡及適用に潜む法的リスク

「後から規程を作って今いる休職者に適用すればいい」という考え方は、不利益な内容であれば法的に認められません。遡及適用の可否は「内容が社員に有利か不利か」で大きく変わります。

不利益変更の遡及適用が禁止される理由

労働契約法第10条は、使用者が就業規則を変更して労働条件を引き下げる場合、「変更の合理的な理由」と「労働者への周知」の両方が必要だと定めています。さらに遡及適用——すでに発生している状況に新しいルールを過去に戻って当てはめること——は、社員に不利益をもたらす場合には原則として認められません。

具体例を挙げると、「休職期間は最長3か月」と定めた規程を新たに作成し、すでに4か月目に入っている休職者に適用して「期間満了・解雇」とすることは、争訟リスクが非常に高い対応です。

有利な変更であれば遡及適用は問題になりにくい

遡及適用が問題になるのは主に「社員に不利益な内容」の場合です。たとえば「休職中も社会保険料の会社負担を継続する」「給与の一部を保障する」といった社員に有利な内容であれば、遡及適用の法的リスクは低くなります。ただし「有利か不利か」の判断には社員側の主観も影響するため、有利な変更であっても書面で合意を取っておくことを推奨します。

就業規則は「作成・届出・周知」の3点セットで効力が生まれる

就業規則は作成しただけでは効力を持ちません。労働基準監督署への届出と、社員が実際に内容を確認できる状態での周知（社内掲示・イントラネット掲載・説明会の実施等）が揃って初めて、法的な効力が認められます。「規程を作ったから大丈夫」と思い込んで周知を怠ると、その規程は社員に対して効力を主張できないリスクがあります。

今すぐ使える「暫定合意書」という実務的な手段

規程が整備されていない、あるいは整備中である場合に使える現実的な対処法が、社員との個別合意を書面にまとめた「暫定合意書（個別合意書）」です。これは個別労働契約の補完として機能します。

暫定合意書に盛り込む主な項目

暫定合意書は、以下の項目を明記して当該社員と締結します。作成にあたっては、社員が任意で署名していること（強迫や錯誤がないこと）が重要です。また可能であれば社労士や弁護士に書面のチェックを依頼してください。

• 休職開始日
• 休職期間の上限（「暫定的に〇か月とし、延長は双方の合意のうえで行う」等）
• 休職中の給与の取り扱い（無給・一部支給・傷病手当金の案内など）
• 社会保険料の本人負担分の支払い方法（毎月会社に振り込む等）
• 復職要件（主治医の診断書の提出・産業医との面談など）
• 連絡方法と頻度（月1回の状況報告など）

暫定合意書の法的な位置づけと注意点

暫定合意書は個別労働契約の変更・補完として機能しますが、重要な注意点があります。労働契約法第12条の趣旨により、後から整備した就業規則の基準を下回る個別合意は、その部分について効力を失うリスクがあります。つまり「暫定合意書で定めた条件が、後から作った規程よりも社員に不利な場合、規程の条件が優先される」ということです。暫定合意書の内容は、できる限り社員に不利にならないよう設計することが重要です。

産業医がいない場合の復職要件の設定

産業医の選任義務は常時50名以上の事業場です（労働安全衛生法第13条）。50名未満の企業では産業医がいないケースが多いため、復職要件として「主治医による就労可能と記載された診断書の提出」を基本とし、必要に応じて地域の産業保健総合支援センターの無料相談を活用することを検討してください。人事だけで判断を抱え込まず、外部リソースの活用も選択肢として持っておくと、判断の根拠が強化されます。

規程整備と目の前の対応、どちらを先にやるべきか

結論からいえば、目の前の休職者への個別対応と規程整備は同時並行で進めます。ただし優先順位は明確で、まず直近2週間以内に個別対応を固め、その後1〜2か月かけて規程を整備する流れが現実的です。

直近2週間以内に対処すること

給与計算の締め日や社会保険料の納付期限は待ってくれません。まず最初に取り組むべきは、現在の休職者との暫定合意書の締結と、給与・社会保険料の取り扱いの確定・本人への通知です。社員本人が傷病手当金の受給対象かどうか（健康保険の被保険者で連続4日以上の欠勤等の要件を満たすか）も確認し、必要であれば申請手続きの案内も行ってください。

1〜2か月以内に整備すること

暫定対応が固まったら、社労士と連携して就業規則の休職条項を新設または改定する作業に入ります。規程の内容が固まったら、労働基準監督署への届出（常時10名以上の場合）と社員への周知を行います。規程整備後は、既存の休職者に対して不利益変更にあたらない形で運用を移行できるか確認し、必要であれば改めて個別合意を取り直すことも検討してください。

専門家への相談を後回しにしないための考え方

「社労士への相談は予約した。でも給与締め日は2週間後」という状況では、相談前に自社でできる暫定措置として、給与の取り扱いについて社員に口頭で説明し、後日書面で確認する旨を伝えることが有効です。重要なのは「社員を不安な状態に放置しない」ことと「口約束で終わらせず書面化する」ことの2点です。判断に迷ったら、専門家に早めに相談し、その間の対応は最小限の記録を残しておくことが後々のトラブル防止につながります。

後から整備した規程を既存の休職者に適用する際の判断基準

規程整備後に既存の休職者への適用を検討するときは、「その内容が社員にとって有利か不利か」を一つひとつ丁寧に確認することが判断の基本になります。

有利な内容と不利な内容の見分け方

一般的に社員にとって有利とされる内容には、休職期間の延長・給与保障の追加・傷病手当金申請のサポート強化などが該当します。一方で不利とされる内容には、休職期間の短縮・給与支給条件の引き下げ・復職要件の追加（医師2名の診断書を要求するなど以前より厳しくする場合）などが含まれます。ただし「有利か不利か」の判断は状況によって異なるため、個別のケースは社労士や弁護士に確認することを強く推奨します。

既存の休職者への説明と合意取得の進め方

規程整備が完了した後、既存の休職者に対して新しい規程の内容を説明し、必要な範囲で改めて個別合意書を締結することが紛争リスクを下げる最善策です。社員が療養中であるため、連絡方法や面談の方法（対面・電話・書面郵送など）には十分な配慮が必要です。説明の内容と社員の反応は記録として残しておいてください。

よくある質問